今週は、メールで説明する時のポイントについてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　 　 ＜ 伝わる説明メール ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　相手が知りたいのは？

　メールで状況や経過を説明するとき
　うまくまとまらない、
　書くのに時間がかかってしまう。

　あるいは
　時間をかけてメールを書いたわりに
　相手に意図が伝わっていなくてがっかり……
　という経験はありませんか？

　今週は、メールで説明するとき、
　きちんと意図が伝わるメールにするための
　ポイントを挙げていきます。

　▼ポイント　その1
「相手が知りたいことは何か、を把握する」

　状況説明、経過説明、事情の説明など
　メールで説明を求められた際、
　良いことや都合のよいことばかり挙げてしまいがち。

　しかし、そうした良いことより
　不利なこと、不安な点についての説明こそ
　相手は必要としているケースが多くあります。

　自分が強調したいこと、アピールしたいことより
　まず、優先すべきは
　相手が何を求めているか、です。

　相手は何を知りたいのかを冷静に考え、
　説明の目的を明らかにしたうえで
　メールの内容を整理してみましょう。

　順調に物事が進んでいるときより
　問題や課題、トラブルが起こっているときほど
　的確な説明が求められます。

　目先のことにとらわて
　不安材料をうやむやにしたり、後回しにしたりせず

　俯瞰して物事を捉え、今、自分は何を求められているか
　を考えることが、適切な説明をするときの
　最初の心構えです。