今週は、メールで助言するときのポイントを紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < アドバイスするときの心得(5)
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                     なんとなくでは伝わらない

今週は
メールでアドバイスや助言をするときの留意点
について取り上げてきました。

▼アドバイスするときの心得-4
「具体的に伝える」

「もっときちんとした方がいいですね」
「なんか変でしょ」

このような抽象的なアドバイスは
言われた方も困ります。

「もっときちんと」ってどのくらい「きちんと」すればいいの?
「なんか変」ってどこが? 何が? どのくらい?
と思ってしまいます。

例えば
服装のことをアドバイスするなら
「人前に立つときはスーツ着用の方がいいですね」

顧客対応のことをアドバイスするなら
「言葉遣いは丁寧に。大きな声ではっきりと挨拶しましょう」

「なんか変」という感覚的で曖昧な指摘ではなく
「ページ下の線がずれているので、揃えましょうか」
「誰に伝える文なのかわかりにくいので、主語を書くようにしましょう」
のように、具体的に伝えることが肝心です。

「何を」「どのように」するかが分からなくて
作業や考えが止まっているのですから

アドバイスをする場合は
その原因を探り、次のアクションにつながるように
対策や対応を示す必要があります。

特にメールの場合は、
具体的な単語や方法を挙げないと
なんとなく以心伝心では伝わりません。

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日 時  12月13日(金) 18:30~20:30

会 場  ソアラビジネスポート(ミーティングルーム)

参加費  一般 ⇒ 3000円 (飲み物とおいしいお菓子 付)
メルマガ読者 ⇒ 割引あり

定 員 10名(定員になり次第、締め切ります)

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今週は、メールで助言するときのポイントを紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < アドバイスするときの心得(3)
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相手に「寄り添う」

今週は
メールでアドバイスや助言をするときの留意点
について取り上げています。

▼アドバイスするときの心得-3
相手の立場で「考える」

「そんなことも知らないの?」
「あり得ない。これは常識でしょう?」

といった、単に相手を否定・批判する対応は
アドバイスとは言えません。

自分が分かっているのだから、
相手も「知っていて当然」という態度では
相手を委縮させるだけで、相手に響くアドバイスはいつまでたっても
できないでしょう。

「私にも経験があるのですが、こういう場合は
こうしたら、いいと思いますよ」

「自分も同じようなケースで困ったことがあるのですが
そのときは、こういうふうに対処しました」

このように、
自分も似た経験があることを伝え
そのうえで解決策なり、対応を示すようにすると
相手も納得して受け入れることができます。

最も避けたいのは、相手を否定・批判するだけで
終わってしまっているケース。

えてして、こういう場合はアドバイスと称して
アドバイスする側の自己満足になっていることが多いものです。

相手がほしいのは
「批判」ではなく
どのように対処すればいいのかという「方法」
です。

ほんの少し、相手の立場で
気持ちに寄り添うひと言が伝えられるといいですね。

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今週は、メールで助言するときのポイントを紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < アドバイスするときの心得(3)
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相手に「聞く」

今週は
メールでアドバイスや助言をするときの留意点
について取り上げています。

▼アドバイスするときの心得-2
相手の言い分・主張を「聞く」

会話をするときにしてしまいがちなミスが
相手が全部話し終わらないうちに
話に割り込んでしまうパターン。

「あ~、それなら私も知ってます。これこれこうなんですよね」
と会話の主導権を相手から奪って自分が語りだしたり

「そうそう私も経験あります。これこれこうで……」
と相手におかまいなく自分の経験談を語りだしたりとか。

私はコレを取材時にやってしまい
後で「あ~、しまった!」と思うことがあります。

相手に語ってもらってナンボの取材なのに
自分がペラペラと語りだしてしまうのはNG。

メールのやり取りでも
相手の意向や気持ちにお構いなく
自分本位に先へ先へと話を進めてしまうと

相手の悩みや課題を引き出す前に
メールの内容が「自分語り劇場」になってしまい
気持ちいいのは自分だけ、という事態に。

アドバイスと称して
持論や自慢を展開するのではなく

相手が何に悩み、何につまづき、何に行き詰っているのか
しっかり聞き取る(尋ねる)ことが大切です。

「どうすべき」と最初から強く主張する前に
相手が「どのように考え、どのように対処したか」
「どのような目的を持ち、どのように進もうとしているのか」
をきちんと聞いたうえで

不足している点や方向性や示すことが
必要ではないでしょうか。

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今週は、メールで助言するときのポイントを紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < アドバイスするときの心得(2)
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相手に「確認する」

今週は
メールでアドバイスや助言をするときの留意点
について取り上げています。

▼アドバイスするときの心得-1
相手に「確認する」

相手から聞かれもしないのに
自分が知っていることや得意分野の話になると
ついつい多くを語ってしまう…

こうした早とちりな対応をしないためには
相手が詳しい情報やアドバイスを求めているかどうか
「確認する」ことが初めの一歩です。

相手に確認するやり取りの一例。

「今、○○が担当エリアということは
大手町の△△をご存じですか?

これを相手に知っているかどうかを確認せず
先走って語り出すと

「今、○○が担当エリアということは
大手町に△△がありますよね。
ここはかくかくしかじかで……」

といった問わず語りパターンに陥ります。

後者のパターンは
相手は「知らないだろうから、教えてあげよう」という
気持ちからの対応ですが

前者は、相手が「知っているかどうかを確認しよう」
という気持ちがベースにあります。

相手が
「大手町の△△は便利ですよね。私もよく利用します」
と返してくれば、相手はすでに知っているのですから
同意する、あるいは、別の話題を提供すれば
スムーズに話が進んでいきます。

相手が
「大手町の△△ですか? まだ利用したことがありません」
と返してくれば、そこで初めて詳しく述べれば
おせっかいではなくなります。

相手にアドバイスや助言をするときも
それを相手が本当に必要としているか
次のように一度確認してみましょう。

 「○○について詳しい解説が必要なら、いつでも連絡してください」
「△△について不明な点があれば、遠慮なく質問してください」

聞かれもしないのに押しつけがましくアドバイスするより
スマートです。

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                       自分より相手の視点

 相手から聞かれもしないのに
 ついつい多くを語ってしまい

 相手から
 「あ、それよく知っています」
 「分かってますから」
 と返され、赤面。

 おせっかいでせっかちな私は
 このような失敗を
 会話でもメールでもよくしてしまいます。

 自分がすでに知っていることとか、
 得意分野で、つい
 問わず語りに語ってしまう傾向があるようです。

 自分にも経験がある
 自分も知っている
 それに関しては誰にも負けない……
 そんな気持ちが

 相手の意向や状況お構いなく
 語らせてしまうのでしょう。

 メールで助言やアドバイスをするときにも
 この傾向があるように思います。

 「自分だけが知っている」と思う前に
 「相手も知っているのでは?」という視点に立つと
 聞かれもしないのに余計なことを語りだす失敗を
 防ぐことができそうです。

 今週は
 メールでアドバイスや助言をするときの留意点
 について考えていきたいと思います。

記事全文を読む
今週は、的確なメールを書くための5つのチェックポイントをご紹介
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メールを書く前の心構え(5)
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                       急いては事をし損じる

 ビジネスメールを書く前に
 心に留めておきたい5つのポイントを
 今週はご紹介してきました。

 ●チェックポイント<5>
 一発OKをねらってないか?

 一気に完璧な文章を書きあげようとしていませんか?

 完璧な文章とは、手直しなしで
 一発でOKな文章ということです。

 それが一気に書けたら、
 書く時間も少なくて済み効率的。
 何よりメールで手こずることなく、仕事もはかどります。

 でも、急げば急ぐほど
 誤字脱字を見落としていたり
 文章に無駄があったり
 結論が曖昧だったり
 添付を忘れていたり……
 というミスをおかしがち。

 そもそも、一気に完璧な文章を書ける人は
 プロの書き手でもそう多くはいません。

 大切なのは
 一度書き上げた文書を「読み返す」ことと
 相手に分かりやすく伝わるように「手直し」すること
 です。

 急ぐあまり、この2つの作業をすっ飛ばすから
 伝えるべき大事なことが伝わらず
 何度もメールのやり取りをすることになり
 結果的に時間と労力を無駄遣いすることになるのです。

 初めから完璧な文章を書こうと構えると
 手が止まってしまいます。

 そうやって無為な時間を過ごすくらいなら
 まずは書き出して、読み返し、整える。

 この作業を日々、積み重ねることが
 的を射た文章が書けるようになる
 訓練になるのです。

 毎回
 書くことにほんの少しだけ
 気を使ってみてください。

 粗雑にやり過ごさず
 相手に思いをが伝わるように配慮する
 心の余裕を持つことが、
 最終的には無駄のない的確なやり取りにつながっていきます。

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 【しごび】 か ら お 知 ら せ
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 続々と参加申し込みが入っております。申し込みはお早目に!

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 若きアーティスト竹部さんに、これまでのこと
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  日 時  12月13日(金) 18:30~20:30

  会 場  ソアラビジネスポート(ミーティングルーム)
      
  参加費  一般 ⇒ 3000円 (飲み物とおいしいお菓子 付)
        「仕事美人のメール作法」読者 ⇒ 割引あり   
        
  定 員 10名(定員になり次第、締め切ります)

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  件名「トークカフェ13」として
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