今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(4)
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冷たい印象を与えない表現

<読者からの質問>————————————————

普段、メールを作成する際には
簡潔にしようと心がけているのですが、
文面がどうも冷たい印象になりがちなのが気に掛かっています。

ビジネスにおいては、要件が伝わればそれで良いのかもしれませんが、
なにか一工夫できないかと悩んでおります。    (読者 M.Yさん)

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実はこうした質問は
他の読者、特に女性の方からよくいただきます。

ちょっとした表現の工夫で
女性らしく、やさしい印象の文面にできるので
メールの文面が和らぐ3つのポイントをご紹介しましょう。

●メールの文面が和らぐ 3つのポイント

1)「~してください」という表現を
お願いや問いかけの表現に変える

2)気持ちを伝える緩衝材になる表現を添える

3)文末に「ね」添える

1)「~してください」という表現を
お願いや問いかけの表現に変える

今週配信したVOL.2097 にも通じる内容なので
バックナンバーを参考にしてください。

2)気持ちを伝える緩衝材になる表現を添える

断るとき「参加できません」で終わらせず
「残念ですが」「心苦しいのですが」
といった気持ちを伝える緩衝材になる表現を
添えると文面が和らぎます。

ほかにも
「うれしく思っています」
「楽しかったです」
といった感情を伝える表現を添えると
気持ちが伝わります。

3)文末に「ね」添える

「先方へも連絡しておきますね」
「大変でしたね」
のように、文末に「ね」を添えると
相手に呼びかけるようなやさしい印象を与えます。

時と場合によりますが
文末に「ね」を使うのも一つの方法です。

ただし、使いすぎると
なれなれしい印象を与えて逆効果なので
ピンポイントで効果的に使いましょう。

メールの文面が「冷たい印象」を与える、
ということは、言い換えれば
「あたたかみのない」メールということ。

事務的に、用件を絞って簡潔に書けば書くほど
「あたたかみ」というのはなくなっていくものです。

仕事のやり取りに、それが求められているかというと
必ずしもそういうわけではなく
社内のやり取りなどは
「余計な気は使わなくていいから、用件だけ知らせて!」
というケースもあるでしょう。

メールのやりとりが一般化した昨今
仕事のやり取りでは、それほど気にすることはない
のかもしれません。

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(3)
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メール以外の質問

いつもメールに関する質問を紹介するのですが
たまには「メール以外」の質問にお答えしましょう。

<読者からの質問>————————————————

メルマガを続けるコツを教えていただきたいです。(40代 女性読者)

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これは、メルマガを書く時間をきちんととる!
に尽きると思います。

通常、わたしは毎朝8時からの1時間半を
メルマガ用に確保しています。

それでも、仕事の電話が入ってきたりして(しかも長引いて)
時間内に書けないことが多々あるのですが

とにかく「書く時間」を確保しておき
「続けやすくする」
というのが一番のヒケツと思っています。

<読者からの質問>————————————————

神垣家の今後… (30代 女性読者)

——————————————————————

このメルマガの「あとがき」を楽しみに読んでくださっている
読者の方もたくさんいます。

家族のことは、折に触れて
面白話を紹介しているのですが
2人の娘も年頃になり、一人前のことを言うようになりました。

先日は高1長女から
「わたしのことをメルマガのネタにするときは
出演料をちょうだい!」
と主張され、

すったもんだの挙句
お菓子の「じゃがりこ」で支払う(?)ことで決着がつきました。

しかし、スナック菓子くらいでひるんだりなんかしません。

嫌になるほど、わたしに似た長女をはじめとする、
わたしの天敵3人(夫と娘2人)
との“仁義なき戦い”の様子をお伝えしていくつもりです。

わが家の今後は、これからも
ハチャメチャなままだとは思いますが
楽しんでください。

<読者からの質問>————————————————

神垣さんのその後のダイエットはどうなりましたか?
大変気になります。   (50代 女性読者)

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鋭い質問ですね。

去年は、一応の成功を見せたダイエットですが
今年は結局、増えたり減ったりを繰り返し
激的な変化はありませんでした。

食事をコントロールすれば
1週間に2キロ減くらいは可能なのですが
わたしのようにアルコールを愛する者は
酒量を減らさない限り、リバウンドを繰り返すことになるのかも。

一番いいのは
体を動かす
ことなんでしょうね。

そこで、しばらくさぼっていた
8階の事務所までの階段のぼりを再開。

そして先々週からヨガ
来月からはズンバも始めることにしました。

飲みながら、やせるには
これしかない! という決死の覚悟です。

さて、来年はどうなります事やら。

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問(2)
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依頼のメール

<読者からの質問>————————————————

依頼の文章を書くときに、
「○○していただき、」と「お願いします」を繰り返してしまいます。
特に目上の相手には「してください」は無作法な気がして使いにくく、
「良くない文でも無礼よりは良い」様に思い、
その傾向が強くなってしまいます。       (40代 女性読者)
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目上の相手への依頼の文章は、気を使いますよね。

「~してください」という表現は、不作法ではないのですが
場合によっては、強制、強要、命令しているように受け止められる
ことがあります。

したがって、質問にもあるように

「~していただけますか?」
と疑問形にして、相手の都合を尋ねる表現を使ったり

「~をお願いします(いたします)」
のように、「お願い」という言葉を使うと
和らいだ印象を与えます。

例)
× 早く確認してください
○ 至急、ご確認いただけますか
○ 本日11時までご確認をお願いいたします

「~してください」という表現では命令調になってしまうことが多いので
できるだけ、相手の都合を尋ねてから、依頼するとよいでしょう。

例)
打ち合わせをお願いしたいのですが
来週のご都合の良い日程をお知らせいただけますか

対応を急いでほしいときは
「早く提出してください」とストレートに伝えてしまいがちですが

「先週、お願いしていた資料ですが、作成状況はいかがでしょうか?」
とまずは状況確認を。

相手の返信を受けてから
「確認の時間が必要ですので、○月○日までに提出をお願いいたします
と具体的な期日を設けて、提出を促します。

依頼をするときのコツは
すぐにお願い事を切り出すより
一度、相手の都合を打診することです。

手順ややり方を説明したり、
複数の項目について対応を要するときは

「下記の方法でご対応をお願いいたします」
「問題点は下記の通りです。ご検討をお願いいたします」
と最初に述べておき、あとは箇条書きにすると
「~していただき」「お願いします」を何度も使わずに済みます。

余談ですが……

「お願い」という言葉を使うとき
「お願いできませんか?」
「お願いできませんでしょうか?」
という表現があります。

この場合
「できません」という否定表現にはせず
「お願いできますか?」
「お願いしたいのですが、いかがでしょうか?」
と肯定表現にする方が断られにくいように感じます。

ですから、わたしはできるだけ、肯定表現で
依頼メールを書くように心がけています。

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法  < 読者からの質問
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社会人になる前に…

<読者からの質問>————————————————

これから社会人になる人たち向けの
ビジネスメールの出し方、受け方について、
「お伺いメール」「確認メール」など、いろいろな場面別のものを
メルマガで取り上げてほしいです。        (40代 男性読者)

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先日、大学生を相手に仕事をしている友人から
メール対応で苦慮していることを聞いたばかりなので
上記の質問の答えとして、ご紹介します。

学生からのメール対応で困ること

1)件名がない
2)5W1Hが分からない

ということでした。

1)件名がない
これは、日頃のメールのやり取りが
携帯電話やスマートフォンからということに関係しているようです。

ケータイやスマホのメールでは
件名なしで、いきなり本文というパターン
件名だけのパターン
が多く、

LINEやFacebookなどにいたっては
件名も不要。

通常、パソコンでやりとりされるビジネスメールのように
メール本文の要旨をまとめて「件名」とし
件名だけでメール本文の概要を判断する
という習慣がないことによると思われます。

でも、仕事では
件名のないメールは
迷惑メールとして見過ごされることもあります。

社会人になって戸惑わないためにも
件名に用件をまとめる訓練は
日頃から心がけておきましょう。

2)5W1Hが分からない

自分の名前を名乗らない、主語がない
誰に、何を、いつ、どうしてほしいかが分からないメールが
とても多いとのこと。

これも、相手とダイレクトにつながる
携帯・スマホメールの影響かと思われます。

相手が懇意な相手であるほど
自分の名前を名乗ることも
主語や目的語を省いてもなんとなく伝わる……

そういうやり取りに慣れていると
「5W1H」を意識することがありません。

電話で会話するような感覚でツーカーで通じてしまう
主観的なメールのやり取りに慣れていると
社会に出て、一番対応に苦慮するのは
こうした「客観的に用件を伝える」メールが書けないことです。

「いつ」「どこで」「だれが」「なにを」「なぜ」「どのように」
を意識して、日頃からメールを書くことが
社会人になる人たちには必要な基本事項です。

まずは
自分を知らない人にも
誰からの何を目的としたメールであるかが伝わる
メールを書く訓練を始めてほしいです。

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今週は、メールで断るときのポイントについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 断り上手なメール(5)
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                            否定しない

 断るときに、つい使ってしまいがちなのが
 「無理です」「いやです」「できません」
 といった否定的な表現。

 「無理なものは無理!」
 「ダメなものはダメなんです!」
 といった断り方もありますが
 「なぜ?」という理由がわからないので、説得力に欠け
 却って感情論で押し通そうとする強引な印象を与えます。

 断るときのメールでは
 できるだけ否定表現を肯定表現に書き換えることを
 意識してみましょう。

 例えば
 「社内で検討しなければ、私の一存では決定できません
 という一文。

 「~しないと、~できない」と
 否定表現が続くと
 どうにも回りくどく、他人事のような印象を与えます。

 これを、肯定表現で書き換えてみましょう。

 「では、社内で検討して、ご連絡いたします
 「社内で検討してから、ご連絡してもよろしいですか?」

 このように「ない」がない表現だと
 相手としても嫌な感じは抱きません。

 「急ぎの仕事があるので、できません
 と断るときも
 「~できません」とストレートに断ると角が立ちますが
 「~ならできます」と代替案を提案すれば、
 そこでやり取りが終わらず、次の対策が立てられます。

 こんな感じです。

 「急ぎの仕事があるので、午前中は対応しかねます
  午後からなら対応できますので、それまでお待ちいただけますか?」

 「ダメ」「無理」でシャットアウトせず
 「これならできる」と不可能を可能にする提案ができるといいですね。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、メールで断るときのポイントについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 断り上手なメール(4)
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                       断らずに受けて立つ

 嫌な相手からの誘い。
 でも、「いやです」「だめです」という断り方では
 角が立つ……という場合、どうするか?

 例えば、気の進まない相手から食事に誘われた
 というときの断り方。

 「ありがとうございます。
  それでは、AさんとBさんの都合を確認しておきますね」

 と、自分だけではなく他の参加者も一緒ということを
 やんわり伝えます。

 社外の相手であれば、「それでは」の後に、
 「上司の都合を確認しておきます」
 と上司も一緒であることを伝える方法も。

 このとき
 「(相手と)2人きりで食事はちょっと…」といった
 困惑やためらいは敢えて相手に伝えません。

 「その日は都合があるので…」「あいにく先約があって…」
 といった、ゆるい断り方もNG。
 しつこい相手だと何度もアタックされる可能性があります。

 断ると角が立ちますが、完全拒否するより
 「2人きりなんてあり得ない! 他の人や上司も一緒で当然でしょ」
 とさらっと受けて立つことで
 相手の顔を立てつつ、自分への被害も最小に留めることができます。

 なんとか理由をこじつけて
 「逃げ切る」という方法もありますが
 断ってばかりだと、相手の心証を悪くすることも。

 言い方ひとつで、難を逃れることもできます。
 うまく味方を巻き込んで切り抜けましょう。

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 【しごび】 の お す す め
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 星の王子様から聞く星のお話!?

 実際は「星の王子様」ではなく、
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