今週は、メールで断るときのポイントについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法　                                              ＜ 断り上手なメール ＞
◆─────────────────────────────────◆
緩衝材＋断りの意思表示

断りのメール。
これまでも何度か取り上げてきたテーマですが
おさらいも兼ねて、改めて紹介したいと思います。

「断る」という行為は、メールに限らず
言い出しにくく、気が重いものです。

しかし、ずるずると断ることを先延ばしにしたり
放置しておくと、相手に誤解や期待を抱かせてしまい
よけいに断りづらい状況を招くことになりかねません。

最も避けたいのが
あいまいな返答や表現です。

相手から予定を尋ねられたとき

「まだ、はっきりしませんが
今のところ、空いています」

「今のところ、空いているのですが
まだどうなるか分かりません」

といった返答をすると、相手は
「今のところ、空いています」＝「大丈夫」
と受け止め、予定に組み込んでしまいます。

このように、どっちつかずの
あいまいな断り方は避け
「都合がつかない」
という意思表示をすることが必要。

断るときのコツとしては
緩衝剤になる言葉を使い、婉曲に表現することです。

「せっかくですが、すでに予定があり参加できません」
「今回は残念ですが、次回はぜひ参加させてください」

断りの表現の前に
「せっかくですが」「残念ですが」
といった緩衝材となる言葉を添えると、
断りの文面でも、印象が和らぎます。

「申し訳ありませんが」
「恐縮ですが」
「あいにく」

といった表現も覚えておくとよいでしょう。