今週は、メールで断るときのポイントについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 断り上手なメール >
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緩衝材+断りの意思表示
断りのメール。
これまでも何度か取り上げてきたテーマですが
おさらいも兼ねて、改めて紹介したいと思います。
「断る」という行為は、メールに限らず
言い出しにくく、気が重いものです。
しかし、ずるずると断ることを先延ばしにしたり
放置しておくと、相手に誤解や期待を抱かせてしまい
よけいに断りづらい状況を招くことになりかねません。
最も避けたいのが
あいまいな返答や表現です。
相手から予定を尋ねられたとき
「まだ、はっきりしませんが
今のところ、空いています」
「今のところ、空いているのですが
まだどうなるか分かりません」
といった返答をすると、相手は
「今のところ、空いています」=「大丈夫」
と受け止め、予定に組み込んでしまいます。
このように、どっちつかずの
あいまいな断り方は避け
「都合がつかない」
という意思表示をすることが必要。
断るときのコツとしては
緩衝剤になる言葉を使い、婉曲に表現することです。
「せっかくですが、すでに予定があり参加できません」
「今回は残念ですが、次回はぜひ参加させてください」
断りの表現の前に
「せっかくですが」「残念ですが」
といった緩衝材となる言葉を添えると、
断りの文面でも、印象が和らぎます。
「申し訳ありませんが」
「恐縮ですが」
「あいにく」
といった表現も覚えておくとよいでしょう。