今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 読者からの質問(2)>
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依頼のメール
<読者からの質問>————————————————
依頼の文章を書くときに、
「○○していただき、」と「お願いします」を繰り返してしまいます。
特に目上の相手には「してください」は無作法な気がして使いにくく、
「良くない文でも無礼よりは良い」様に思い、
その傾向が強くなってしまいます。 (40代 女性読者)
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目上の相手への依頼の文章は、気を使いますよね。
「~してください」という表現は、不作法ではないのですが
場合によっては、強制、強要、命令しているように受け止められる
ことがあります。
したがって、質問にもあるように
「~していただけますか?」
と疑問形にして、相手の都合を尋ねる表現を使ったり
「~をお願いします(いたします)」
のように、「お願い」という言葉を使うと
和らいだ印象を与えます。
例)
× 早く確認してください。
○ 至急、ご確認いただけますか?
○ 本日11時までにご確認をお願いいたします。
「~してください」という表現では命令調になってしまうことが多いので
できるだけ、相手の都合を尋ねてから、依頼するとよいでしょう。
例)
打ち合わせをお願いしたいのですが
来週のご都合の良い日程をお知らせいただけますか。
対応を急いでほしいときは
「早く提出してください」とストレートに伝えてしまいがちですが
「先週、お願いしていた資料ですが、作成状況はいかがでしょうか?」
とまずは状況確認を。
相手の返信を受けてから
「確認の時間が必要ですので、○月○日までに提出をお願いいたします」
と具体的な期日を設けて、提出を促します。
依頼をするときのコツは
すぐにお願い事を切り出すより
一度、相手の都合を打診することです。
手順ややり方を説明したり、
複数の項目について対応を要するときは
「下記の方法でご対応をお願いいたします」
「問題点は下記の通りです。ご検討をお願いいたします」
と最初に述べておき、あとは箇条書きにすると
「~していただき」「お願いします」を何度も使わずに済みます。
余談ですが……
「お願い」という言葉を使うとき
「お願いできませんか?」
「お願いできませんでしょうか?」
という表現があります。
この場合
「できません」という否定表現にはせず
「お願いできますか?」
「お願いしたいのですが、いかがでしょうか?」
と肯定表現にする方が断られにくいように感じます。
ですから、わたしはできるだけ、肯定表現で
依頼メールを書くように心がけています。
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