今週は、伝わる文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 分かりやすく書く（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　組み立てて書く

　今週は、相手に自分の意図がきちんと伝わる文章を書くために
　必要な5つのステップを紹介しています。

　▼ステップ3：組み立てて書く

　文章を分かりやすくする3つめのステップは
　どのように書くか、文を「組み立てる」
　ことです。

　ステップ2で
　「誰に対して」
　「何のために」
　書くのかを明らかにすれば
　伝えるべき「内容」はほぼ決まります。

　それをもとに、今度は
　どのような順番で、その内容を使えると効果的か
　文の組み立てを考えていきます。

　このとき
　次の「3つの構成」で文を組み立ててみてください。

　1）件名
　2）全体像
　3）詳細

　1）件名とは、「メールのタイトル」と言い換えられます。
　今から送るメールが
　「何についての話」か、ひと言で表してみましょう。

　2）全体像は、「メールで最も伝えたいこと」を
　簡潔にまとめます。

　ここでは、経緯や理由、根拠などは後回しにして
　「結論」を持ってくることがポイント。

　ついつい、あ～でこ～で、こうしたから、こうなって……
　とあったことをそのまま書き連ねそうになりますが
　それよりも、「結局、相手に伝えたいことはこれ！」
　という一番大事なことを、最初に持ってきます。

　1）と2）を押さえておけば
　8割がた、自分が意図することが相手に伝わります。

　2）でアウトラインを述べた後、
　3）で詳しく補足・肉付けしていく
　という組み立てにすると
　読む側も内容がすっと理解でき、記憶にも残りやすくなります。

　手間がかかるようでも、メールを書く前に
　　1）件名
　　2）全体像
　　3）詳細
　を順番にメモ書きしてみることをお勧めします。

　このひと手間を習慣づけることで
　次第に、メモ書きせずに
　メール文を構成できるようになります。
　

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今週は、伝わる文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 分かりやすく書く（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　書く目的を明らかに

　今週は、相手に自分の意図がきちんと伝わる文章を書くために
　必要な5つのステップを紹介しています。

　▼ステップ2：書く目的を明らかに

　文章を分かりやすくするセカンドステップは
　「書く目的」
　を把握することです。

　押さえるポイントは2つ。

　1）「誰に対して」書くのか
　2）「何のために」書くのか

　1）「誰に対して」書くのか

　書く目的を明らかにする際、
　それが「誰」に向けて書くものかをはっきりさせましょう。

　上司か、部下か、客先か……
　同じ内容を伝える場合も
　相手が「誰か」によって、使う言葉も変わってきます。

　2）「何のために」書くのか

　相手を定めたら、次は「何のために」メールを書くのか
　を明らかにします。例えば……

　上司にプロジェクトの進捗状況を報告する
　部下に企画書の修正指示を出す
　客先にトラブルの原因を説明をする

　このように、相手に「何を」伝えるかを
　押さえておくことで
　結論から文章を書けるようになります。

　幾つかある情報の中で
　何を最も優先して伝えるべきかが
　見えてきます。

　余談になりますが
　メールマガジンやブログ、フェイスブックを使って
　不特定多数の相手に向けて情報発信する場合も

　誰にでも受け入れられるようにと無難なことを書くより

　「こういう人に、こういうことを伝えたい！」
　と目的をはっきりさせて書く方が
　読み手の心をつかみ、強くメッセージが伝わります。

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今週は、伝わる文章の書き方についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ 分かりやすく書く ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　1文を簡潔に

　今週は、相手に自分の意図がきちんと伝わる文章を書くために
　必要な5つのステップを紹介します。

　▼ステップ1：1文1情報

　文章を分かりやすくするファーストステップとして
　心がけたいポイントが2つあります。
　
　1）主語と述語を近づける
　2）1文を短くまとめる

　1）主語と述語を近づける
　例えば、初めて連絡を取る相手に
　自己紹介をする一文を書くとします。

　————————————–
　私はABC株式会社、広島支社の事業本部
　第三営業部、営業管理課の
　佐藤花子です。
　————————————–

　主語「私は」から
　述語「佐藤花子です」までの間に
　社名、支社名、本部名、部署（部と課）の情報が
　続き、ひと目で覚えきれません。

　もちろん、どこの部署に所属しているかを
　伝えることは大事なのですが
　まずは、相手に覚えてもらえるように
　伝えることが優先です。
　
　この場合、主語と述語の間に
　別の情報が盛り込まれ過ぎているので
　もっと近づけてみましょう

　—————————————————-
　私は、ABC株式会社の佐藤花子です。
　所属は、広島支社事業本部、第三営業部、営業管理課です。
　—————————————————-

　このように「主語」と「述語」を近づけて書くと
　ぐっと分かりやすくなります。

　2）1文を短くまとめる

　説明をするとき「～しており」「～ので」「～のうえ」などを使って
　文章をつなげて書いてしまうと、
　一度読んだだけでは内容が頭に入りません。

　——————————————————-
　この度の新製品は、従来品よりも重さを30％軽減しており、
　モーターを変えることで消費電力を半分に抑えたうえ、
　カラーを5色に増やしましたが
　価格は変わっていませんので、お勧めです。
　——————————————————-

　上記の文を、意味の切れ目で句点を付けて、短くしてみましょう。

　——————————————————-
　この度の新製品と従来品との違いは次の通りです。
　重さを30％軽減しました。
　モーターを変え、消費電力を半分に抑えました。
　カラーを5色に増やしました。
　従来品と同じ価格で、さらに使いやすくなっています。
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　一文が長いと、相手が理解するのに時間がかかります。
　「1文1情報」を意識して、簡潔に伝えることが重要です。