今週は、感情的にならず冷静に伝える表現方法についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法      < カドを立てない表現法
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本音と建前

「ほんと、頭にくる!」
「ばっかじゃないの」
「もう、いい加減にしてほしい」

と思う相手がいたとします。

トラブルの種をまき、人に迷惑をかけても知らん顔。
仕事がらみの間柄とはいえ、
こちらも我慢の限界。

「もう、関わりたくない」
と、こちらから関係を断つという状況で
一番気をつけなくてはならないのが

これが最後だからと、
感情的になってメールで
相手への不満を爆発させてしまうこと。

「今回のミスはそちらに原因がありますよね」
「コロコロ方針が変わって、迷惑です」
「さっさと決めて、次に進めてもらわないと困るんです」

といった、本音が心の中に渦巻いていても
それをそのままメールに書いてしまっては
相手に負の感情をぶつけることになり
返ってくるのも、また負の感情です。

そういうときには
本音は一旦置いておき、

あくまで冷静に、建前を全面展開して
淡々と処理することをお勧めします
(建前というのは、こういう時にこそ有効です)。

「相手の言動がムカつくから、もう縁を切りたい」
と思っていても
だからこそ、
「これまでいろいろとお世話になり、ありがとうございました」
とあくまで丁重に。

目的は、
相手を怒らせ、喧嘩をヒートアップさせることではなく
関わりを断つとか、問題を解決するとか
ミスやトラブルの原因を伝え、注意を喚起すること
です。

今週は、感情的にならず
こじれた相手との関わりを
さらっと清算・処理するメール文の書き方・考え方を
とり上げたいと思います。

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【しごび】 の お す す め
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今週は、ビジネスメールの「してはいけない」についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < NGメール5選(5)
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                        打ち間違いメール

 今週は、ビジネスメールで「してはいけない」注意事項を
 1日1項目、取り上げてきました。

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 5)後で恥ずかしい 打ち間違いメール
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 「新社会人」が「新人」

 「内」が「内

 「よろしくお願いします」が「よろしくお願い師走」に……。

 気をつけていても
 慌てて、読み返しをせずに送信すると
 上記のようなミスしたまま
 メールになっていることがあります。

 「仕様」のつもりが「使用」になっていた
 という、同音異義語の間違いもあれば

 「あなた様」のつもりが「貴様」になっていた……
 という、シャレにならない打ち間違いもあり、
 笑いごとで済まないケースも
 (ちなみに、通常「あなた」に「様」は付けません)。

 「急いでいるから」という焦り
 「大丈夫だから」という驕り
 は打ち間違いのもと。

 特に、これから新社会人として職場にデビューするかたには
 ・メールや文章は、書き終えたら一度、読み返す
 ・うろ覚えな言葉、正しいかどうか分からない表現は、自分で調べる。
 という2点を心がけてほしいと思います。

 面倒で地道な作業かもしれませんが
 「続ける」ことで
 1年後のあなたの文章は、
 今より、確実に上達していることでしょう。

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今週は、ビジネスメールの「してはいけない」についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < NGメール5選(4)
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                        あいまいなメール

 今週は、ビジネスメールで「してはいけない」注意事項を
 1日1項目、取り上げています。

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 4)あいまいで分かりづらいメール
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 「AとBのどちらにしましょうか?」と尋ねたメールに対して
 「どちらでもいいです」。

 どちらを選択するのか、聞いているのに
 とても困る返答。Aなのか、Bなのか、はっきり答える方が
 相手に対して親切です。

 「懇親会の参加は、どうされますか?」と打診のメールを送ったら
 「大丈夫です」。

 参加するから「大丈夫」なのか
 参加しなくても「大丈夫」なのか
 もう、すでに返信したから「大丈夫」なのか
 「大丈夫」という返答は、受け取り方がいろいろあるため
 結局、どうしたいのかが相手は分かりません。

 「先方との打ち合わせは、4月2日(火)でよろしいですか?」
 と確認メールを送ったら
 「調整します」。

 この返答も
 4月2日に打ち合わせができるように調整するのか
 これから調整するので、4月2日でいいかどうか分からないのか
 迷います。
 言葉が不足していて、誤解を招きやすいパターンです。

 このように、尋ねている事柄に対して
 明確な返答がないと、
 誤解が生じたり、やり取りが無用に長引いたりします。

 一回のやり取りで、さっと判断できる
 明快な回答を心がけましょう。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、ビジネスメールの「してはいけない」についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法          < NGメール5選(3)
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ためぐちメール

今週は、ビジネスメールで「してはいけない」注意事項を
1日1項目、取り上げています。

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3)なれなれしいためぐちメール
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1)顔文字や記号などで、くだけすぎたメール
とも関連するのですが

あたかも友人や家族に接するように
距離感が近すぎるメールもNGです。

「ではでは~!」(「は」が「わ」になっていることも…)
「ど~お?」
と不必要に「~」を使ってのばした語尾。

「・・・だよね」「・・・じゃん」
「教えてちょ」(「教えてちょんまげ」というダジャレ版も…)
といった、くだけすぎたノリのためぐち表現。

「おはで~す!」(=おはようございます)
「よろぴこ~♪」(=よろしく)
といった略語の類(意味を書くのも恥ずかしい…)。

私的なメールに使う分には、楽しくていいのですが
同じ感覚で仕事のメールに流用してしまうと

失礼を通り越して、
メールで「無駄にはしゃぐ残念な人」
というレッテルを貼られるのが関の山。

仕事のやり取りでは、近しい間柄の相手でも
フレンドリーすぎるメールで親近感を醸成する必要は
ありません。

それよりも
用件を正確に分かりやすく伝えることに
注力する方が大切です。

メールでは事務的でそつのないやり取りの相手が
直接会うと、感じが良い人だった
というギャップの方がずっと素敵に思えるもの。

メールは
話し言葉と書き言葉が混ざった表現になりやすく
“タガ”をはずしてしまうと、
どこまでも会話調になっていきます。

仕事のメールでは、懇意な相手に対しても
「親しき仲にも礼儀あり」
という姿勢を心がけましょう。

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【しごび】 の お す す め
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本気であれば
やる気は持続し
飽きたり、諦めたりってことはなくなる……
というお話。

営業に限らず
何にでも共通する心の持ち方
と思いました。詳しくはこちらで↓

第108号 モチベーション
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「営業活動に一番大切なもの」って何だろう・・・
その答えが、このメルマガを読めば分かります。

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今週は、ビジネスメールの「してはいけない」についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < NGメール5選(2)
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                     カタカナを多用したメール

 今週は、ビジネスメールで「してはいけない」注意事項を
 1日1項目、取り上げています。

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 2)カタカナ語だらけのよく分からないメール
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 「新シリーズフィーチャーしたメインサイト
  もうチェックしていただけました?」

 「例の件、ペンディングになったので
  合同ミーティングリスケして連絡します」」

 職場や、やり取りする相手同士で
 その言葉の意味が通じていればいいのですが

 流行りだからとか
 仕事ができる風を装うために
 上記のようにカタカナ語を多用するのはNG。

 「来週にはゴーしましょう」
 といった“英語交じりの日本語”もありますが

 「来週には進めましょう」
 で事足りるので、
 わざわざカタカナにする意味も必要性も
 ないと思われます。

 「ビジネス活動におけるビジョン
 「エンタープライズクラスプラットフォームの必要性」

 といった
 ビジネスセミナーで聞きかじったり
 ビジネス書で拾い読みしたような
 カタカナ語を使った文も
 満足しているのは本人だけだったりします。

 メール文に限らず、仕事上の文章全般について
 共通するのは「分かりやすさ」。

 うまい文章というは、
 目新しい用語を多用することではなく
 難しい言葉でも誰にでも分かる言葉に置き換え
 易しく表現することです。

 流行りや響きのかっこよさに惑わされず
 日本語で分かりやすく書く
 ことを心がけましょう。

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 【しごび】 の お す す め
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 スリランカでは「ゴトコラ」と言われる
 ハーブ「つぼ草」。

 葉の形が「脳」に似ていて
 実際に頭脳を明晰にする作用もあることから
 若返りのハーブとも言われています。

 その「つぼ草」をたっぷりと使って作られた
 『お肌贅沢石けん』
 のデモ販売を横浜の東急ハンズで実施中!

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 ●東急ハンズ 横浜店 5F
  3月23日(日)~26日(水) 11時~18時
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 わたしも使っていますが、
 洗い上がりのうるおい感が格別!
 また、買っちゃいました。

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今週は、ビジネスメールの「してはいけない」についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < NGメール5選
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くだけすぎたメール

今週は、ビジネスメールで「してはいけない」注意事項を
1日1項目、取り上げていきます。

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1)顔文字や記号などで、くだけすぎたメール
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よろしくお願いしま~す(^^)/
すみません m(_ _)m

このような顔文字は私信で使うことはあっても
ビジネスメールでの使用は避けましょう。

「親近感を伝えたい」「言葉で伝わらないニュアンスを表現するため」
「雰囲気が和むから」という意見もありますが、
あくまで仕事のやりとりであるという自覚とけじめは必要。

仕事のメールは、用件を分かりやすく正確に相手に伝える
ことが主目的であり、
親しみや楽しさ、面白さといった感情より
事実をきちんと伝えることが重要です。

顔文字同様、(笑)(苦笑)(汗)などのカッコ書きの言葉
「よろしくお願いします!」「すごいですね!!」「本当ですか!?」
といった過剰な感嘆符
もビジネスメールでは控えましょう。

絵文字や記号に頼ってしまうと
いつまでたっても微妙なニュアンスを言葉で伝えることはできません。

言いにくいこと、伝えづらいことを
いかに言葉で表現するかも日々の訓練であり
それができるのが毎日のメールのやりとりでもあります。

携帯電話やスマートフォンで近しいい相手とメールすることが
日常化していると、絵文字や顔文字のメールからすぐには抜け出せません。

仕事でのやり取りと、私的なやり取りとの区別、使い分けを
新社会人になる皆さんは特に意識してほしいと思います。

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