今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法         < 読者からの質問(2)
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役職が変わる相手へのメール

3月半ばにいただいた質問メールをご紹介します。

<読者からの質問>————————————————

この時期、異動、昇格などで役職が変わられる方がたくさんいます。
お世話になった部長が、今回、グループの別会社の社長に就任される
ということで「まずはメールを!」と思ったのですが・・・
どう書いてよいのか迷いに迷っています。

私のような下っ端が、社長になられる方に
「ご活躍をお祈りします」のような言葉を述べてよいのか。
そもそも何からどう書いてよいのか。
教えていただけないでしょうか。
(読者 Y.Tさん)
——————————————————————

お世話になった方の栄転ということで
下記のような文面にしてみてはいかがでしょうか。

「このたびは△△(グループの別会社)社長
にご就任とのこと、心よりお祝いを申しあげます。

本社ご在任中は大変お世話になり、
ありがとうございました。
○○様から仕事をしていくうえで
大切なことを教えていただきました。

当地を離れてしまわれることは
さびしい限りですが
今後とも変わらずお付き合いを
いただきますよう、よろしくお願いいたします。

これまでにも増してお忙しくなることと
存じますが、健康に留意され、
ますます手腕を発揮されることを
祈念いたします」

あるいは、もう少し相手と距離がある場合は
下記のような書き方もあります。

「社長ご就任のお祝いを申しあげます。

○○様の手腕と人望により
△△社がさらなる発展をとげられると
信じております。

今後ともご指導を賜りますよう
お願い申しあげます」

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法               < 読者からの質問
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郵送時の送付案内状

少し前になりますが、2月13日配信の
VOL.2126 に関連する質問をご紹介します。

<読者からの質問>————————————————

メールとは異なるのですが、質問がありメールいたしました。

郵送など利用する送付案内状に記載するときも、
配信分にあった書き換え例を使用してもおかしくないのでしょうか。

口頭で依頼をするときなどは相手の返事をいただけますが、
郵送になると、相手の返事などは関係なく送付してしまうので、
どうなのか気になりました。

現在は下記のような文章を送付状に入れていますが、
“お渡しください”という部分が強い感じがあり、
先方に失礼ではないかと気になっていました。

『お手数ではございますが、
〇〇課△△様ご担当分伝票を同封しておりますので、お渡しください。
何とぞ、よろしくお願い申し上げます』
(読者 H.Kさん)
——————————————————————

VOL.2126では
自分より目上の相手に頼みごとをする場合
「~してください」という言い回しより
~いただけますか」と問いかける表現に書き換えることを
お勧めしました。

H.Kさんからの質問は
郵送時の案内状で、相手からの返信がない状況でも
下記の文面を「問いかける」形式にしてよいものか、
「お渡しください」という書き方が気になっている
という問い合わせです。

『お手数ではございますが、
〇〇課△△様ご担当分伝票を同封しておりますので、お渡しください。
何とぞ、よろしくお願い申し上げます』

結論から述べますと
上記の文面で問題はありません。

この文の初めに
お手数ではございますが
と緩衝材になる表現(クッション言葉)があるので
文末の「お渡しください」がそれほど強くは感じられない
と考えるからです。

「お渡しください」という言い回しが気になり
もっとソフトな表現にしたい場合は

「お手数ではございますが、
〇〇課△△様ご担当分伝票を同封しておりますので
お渡し願います
と文末に「お願い」する旨の表現を入れるか

お渡しいただけますか

と問いかける形にするとよいと思います。

ここでは、相手から返信してもらうことが目的ではなく
表現を和らげるために「問いかける形」を使っていると
捉えていただければと思います。

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今週は、「こんなとき、どう書く?」という表現をご紹介
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 気の利いた言い回し(5)
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                       辞退するときのひと言

 子どもが通う学校の役員決めの季節です。
 PTAの役員のほか、地域の団体、マンションの管理組合の役なども
 打診があったり、都合を聞かれたりすることもあることでしょう。

 辞退したいときでも
 「イヤです」「ダメです」「できません」
 という対応ではカドが立つばかり。

 「大変申し訳ないのですが」から始めて

 「わたしには荷が重すぎて、とても務まりそうにありませんので
  辞退させてください」

 「安請け合いして、ご迷惑をかけてもいけませんので
  他の方を当たっていただけますか」

 といった言い回しで、申し出ます。

 「安請け合いして」は「足手まといになって」と
 言い換えてもよいでしょう。

 ほかにも、
 親の介護であるとか、転勤が決まったなど
 理由がはっきりとある場合は

 「お役にたちたいのはやまやまですが
  ○○○のため、お受けすることができません」

 と対応を。

 とはいえ
 「無理です」と言い切ってしまわず
 それほど負担でない内容であれば
 拒否し通すより、声がかかった時点で
 一度引き受けてみてもいいのではないでしょうか。

 経験すれば、「前回、経験しましたので」と
 拒否する理由ができますし

 経験したことで、事情や様子が見えてきて
 次の対策も立てられます。

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 【しごび】 の お ス ス メ
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今週は、「こんなとき、どう書く?」という表現をご紹介
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法       < 気の利いた言い回し(4)
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                        お礼に添えるひと言

遠方からの来客に対し
お礼の連絡をするときの言い回しとしては……

「このたびはご足労いただき、ありがとうございました」
遠方からお越しいただき、本当にありがとうございます」

があり、はるばる足を運んでもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。

多忙な相手がわざわざ時間を作って、参加してくれたというときは

ご多用のところご出席(参加)いただき、ありがとうございます」

天候が悪いにもかかわらず参加や来訪してくれた相手に対しては

お足元の悪い中、ご参加(お越し)ただきまして、
ありがとうございます」

「ありがとうございます」か「ありがとうございました」かは
意見が分かれるところですが、

前後の文との兼ね合いで過去形の「ありがとうございました」の方が
しっくりくる場合を除いて

わたしはできるだけ、現在形の「ありがとうございます」を
使うようにしています。

相手がかけてくれた労力や気遣いに対して
過去形にすると、感謝の気持ちもそこで終わるような感じがするのに対し

現在形にすると、「今の」感謝の気持ちがリアルに伝わる
気がするからです。

過去形にすると「完了」というイメージですが
現在形だと「今、そしてこれからも」という続いていくイメージがあります。

「ありがとうございます」「ありがとうございました」
に代わる言いまわしとしては
恐縮です
感謝申しあげます
がありますが、少し硬いですね。

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今週は、「こんなとき、どう書く?」という表現をご紹介
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法        < 気の利いた言い回し(3)
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                        メールで詫びるとき

お詫びをするとき、添えたいひと言があります。

本来は伺ってお詫びすべきところ、大変申し訳ございません

「相手に会わずに済むから」「直接会うのが面倒だから」と
メールで伝達する傾向が強いですが

特にトラブルやクレームで、
相手に詫びを入れる、謝罪するといった場面では
メールのやりとりだけでは事態が収束することはなく
却って悪化することも。

メールは伝達の手間や時間を飛躍的に短くできるツールですが
本来は「会って直接」というのが対応の基本。

それを簡略化するために
電話があり、メールがあります。

ですから、
遠方であったり、すぐに相手にところへ駆けつけることができない場合は
メールで伝達するときに
本来は伺ってお詫びすべきところ
というひと言を添えることをお忘れなく。

「メールで済ませようとしている」態度があからさまなのと
「本来は伺うべきところ、メールでご容赦ください」
というのでは、相手が受ける印象は大きく異なります。

ほかにも、依頼やお願い事で
「これは本来、メールで済ませるのはよくないのだけど……」
と思うようなときは

メールでお願いするのは大変心苦しいのですが
メールにて大変恐縮ではありますが

とひと言添えて
「ご検討をお願いいたします」
「ご協力をお願いいたします」
と続けるとよいでしょう。

異動や転勤のお知らせをメールでするときも
最後に

メールでのお知らせとなり、大変恐縮ですが
今後ともどうぞよろしくお願いいたします」

のように結ぶことをお勧めします。

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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法            < 気の利いた言い回し(2)
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                                                                             返信が遅れるとき

バタバタしていて、返信が遅れました」

仕事に追われ、うっかりメールの返信をしそびれていたときの
言い訳に使われることの多い「バタバタしていて」。

「バタついておりまして」という
類似表現もありますが
忙しいのは誰しも同じ。

紋切り型のこうした表現で片づけず
ほかの表現に書き換えるとしたら……

少々立て込んでおりまして、返信が遅くなり
 失礼いたしました

もし、バタバタの最中で、返信が遅れそうな場合は

メールを拝読しました
 社内で検討し、改めてご連絡いたします

と、メールの内容を読んだことを知らせたうえで
社内で検討し
調整のうえ
といった返信に時間がかかる旨を合わせて伝えます。

相手が返信を待っている
でも、まだきちんと返信できない
という状況では、

「後できちんと返信する」より
「読んだ旨だけ伝え、後で改めて返信する」方が
相手も見通しが立ち、やきもきせずにすみます。

「バタバタしていて」は都合のいい言葉ですが
立て込んでおりまして」と言い換えるか

別件が長引き
トラブルの処理で
と差し支えない範囲で状況を伝え
メールの用件に即答できない、即答できなかったことを
伝えるとよいでしょう。

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【しごび】 か ら お 知 ら せ
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いよいよ開催で~す!

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第17回 【しごび トーク・カフェ】
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Alohaセラピスト 山下 和香 さん
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