今週は、感情的にならず冷静に伝える表現方法についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    < カドを立てない表現法(3)
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                        段階を追って断る

 評判のよくない相手から
 質問や問い合わせがあったとします。

 関わりを持ちたくないと思っても
 相手がこちらに関心を示し
 仕事にかこつけて、近づいてくれば
 対応せざるをえません。

 でも、断る口実として
 「おたくの評判が悪いので、関わりたくありません」
 と言うわけにもいかず……。

 ただ、早い段階で断りの意思表示をしておかないと
 接点を持ったが最後
 ズルズルと付きまとわれかねません。

 トラブルメーカーと悪評の高い相手から
 仕事の打診があったときの断り方の一例を
 下記に挙げます。

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 ○○の件でお問い合わせをいただき
 ありがとうございます

 大変申し訳ないのですが
 1年越しのプロジェクトが大詰めを迎えており
 ここひと月ほど、休日返上でかかりきりの状態が続いています。

 他のお客様からのご依頼も
 十分な対応がかなわず
 お断りしている状況です。

 このような状況でお引き受けしても
 制作物の品質が保証できないうえ
 納期に間に合わない事態が懸念
されます。

 せっかく新規のご依頼をいただきましたのに
 対応ができず心苦しいばかりですが
 この度のご依頼は見送らせていただきたく存じます

 なにとぞご理解いただきますようお願い申しあげます。

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 ポイントとしては
 1)依頼に対するお礼
 2)しかし、対応が難しい状況にあること
 3)無理に受けても、相手に迷惑をかけることへの心配
 4)断り

 という4ステップをふむこと。

 いきなり、4)へ飛んでしまうと
 カドが立つので

 相手への感謝を伝えつつ    …1)
 無理な状況にあること     …2)
 そこから想定される最悪の事態 …3)

 をしっかりと説明します。

 ・相手のことだけでなく、他の客先も断っていること
 ・自分の都合より、相手に迷惑がかかることが心配

 と、相手目線で考えていることを伝えましょう。

 安すぎる料金での依頼
 短すぎる納期の依頼に対しては
 標準の単価、要する日数を具体的に見積もり
 相手の要求に応えられない旨を、きちんと数字で示します。

 あやふやな対応、あいまいな態度をとらず
 理詰めで断る姿勢が大切です。

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 【しごび】 の お す す め
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 海外へ行くと、なおさら、
 笑顔は何にも増して、コミュニケーションの基本だな
 と感じます。

 今回はそんなお話。

 第109号 コミュニケーションはハート
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  【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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