今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問 ＞
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郵送時の送付案内状
少し前になりますが、2月13日配信の
VOL.2126 に関連する質問をご紹介します。
＜読者からの質問＞————————————————
メールとは異なるのですが、質問がありメールいたしました。
郵送など利用する送付案内状に記載するときも、
配信分にあった書き換え例を使用してもおかしくないのでしょうか。
口頭で依頼をするときなどは相手の返事をいただけますが、
郵送になると、相手の返事などは関係なく送付してしまうので、
どうなのか気になりました。
現在は下記のような文章を送付状に入れていますが、
“お渡しください”という部分が強い感じがあり、
先方に失礼ではないかと気になっていました。
『お手数ではございますが、
〇〇課△△様ご担当分伝票を同封しておりますので、お渡しください。
何とぞ、よろしくお願い申し上げます』
（読者 H.Kさん）
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VOL.2126では
自分より目上の相手に頼みごとをする場合
「～してください」という言い回しより
「～いただけますか」と問いかける表現に書き換えることを
お勧めしました。
H.Kさんからの質問は
郵送時の案内状で、相手からの返信がない状況でも
下記の文面を「問いかける」形式にしてよいものか、
「お渡しください」という書き方が気になっている
という問い合わせです。
『お手数ではございますが、
〇〇課△△様ご担当分伝票を同封しておりますので、お渡しください。
何とぞ、よろしくお願い申し上げます』
結論から述べますと
上記の文面で問題はありません。
この文の初めに
「お手数ではございますが」
と緩衝材になる表現（クッション言葉）があるので
文末の「お渡しください」がそれほど強くは感じられない
と考えるからです。
「お渡しください」という言い回しが気になり
もっとソフトな表現にしたい場合は
「お手数ではございますが、
〇〇課△△様ご担当分伝票を同封しておりますので
お渡し願います」
と文末に「お願い」する旨の表現を入れるか
「お渡しいただけますか」
と問いかける形にするとよいと思います。
ここでは、相手から返信してもらうことが目的ではなく
表現を和らげるために「問いかける形」を使っていると
捉えていただければと思います。
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