今週は、？なメールの敬語事例をもとに解説します。
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法　 　　               　＜ 敬語レッスン（4）＞
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「おうかがいのことと思います」

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部長から、すでにおうかがいのことと思いますが・・・
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敬語の間違いに、
尊敬語と謙譲語を取り違えているケースがあります。

上記の文もその一例です。

相手に
「もう聞いていると思いますが…」
という意味合いのことを伝えるはずが

本来「聞く」の謙譲語である「うかがう」を
尊敬語として使っています。

自分が主語の時は
「私はそううかがっていますが…」
と使うことができるのですが

上記の文は、相手が主語となる文ですから
「聞く」の尊敬語「お聞きになる」を
使います。したがって

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部長から、すでにお聞きになっているかと思いますが・・・
—————————————————————-

とするのが適切です。

同様に
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部長からうかがっていらっしゃると思いますが・・・
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という文も、謙譲語を尊敬語として使っているので
下記のように書き換えることができます。

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部長からお聞きになっていると思いますが・・・
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今週は、相手への気遣いを伝える
気の利いたひと言をご紹介してきました。

初めての案件や
難度の高い内容
の仕事を振られたとき

「無理です」
「できません」
と即座に断るのもNGですが

「分かりました。やってみます」
と安請け合いするのも、危険。

できもしないのに引き受けて
「やっぱり、できませんでした」では
話になりません。

このようなときには
「引き受ける」ことを前提に
「どのような段取りで進めるか」を
相談しておきます。

「今日中に仕上げなければならない案件があるので
明日から取りかかることになりますが、よろしいですか」

「並行して進めている案件がありますので
今週いっぱい時間をいただいてよろしいですか」

「確認作業の時間を含め、1週間ほど
制作期間をいただけますか」

このように、内容に合わせて
どのくらいの時間や日数が必要かを
相手に提示し、確認します。

この時のポイントは
「来週前半くらい」とか
「だいたい」のような
はっきりしない表現はせず

「3日後」「1週間以内」
のように、めぼしがつく日程を
可能な範囲で提示することです。

日程のめどが立てば
そのまま進めるか、他の人に依頼するか
仕事を頼む側も判断できます。

「がんばれば、できるかも」とか
「できるかどうか分からないけど」
といった感覚的な判断ではなく

仕事を完了するためには
まず、仕事量と内容を把握し
どのくらいの時間があれば処理できるかを
具体的に考えることが肝要。

自信がないときや、不安なときは
最初から拒否するのではなく
「ここまでなら可能」「ここからは難しい」と
めどをつけて相手に相談すると
対策を立てることができます。

上記で述べたことは「言い回し」よりも
「心得」に相当しますが
逃げ腰ではなく、挑戦する気構えで
仕事に望むために必要なことではないでしょうか。

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今週は、相手への気遣いを伝える
気の利いたひと言をご紹介しています。

上司は、その時々の最優先すべきことを考え指示を出しているのに
指示を受ける部下は、「上司の指示はコロコロ変わる」と受けとめている…

こうした上司と部下の思いの違いは
多くの職場で起きているのではないでしょうか。

上司からすると
「最優先事項から片付けてほしいのに、モタモタして一向に進まない！」
とイライラし、

部下からすると
「前はこう言っていたのに、また違うことを言い出した。
一体、どっちなの！」
とむかつく。

こういう状態が続くと
上司も部下もストレスがたまるばかりです。

対処方法としては
指示を受けた仕事を進めていく要所要所で、
上司に確認を入れることです。

「○○の件は、このように進めておりますが
よろしいでしょうか」

と、現時点での進捗状況を口頭やメールで報告し
上司に確認します。

そうすれば、上司も
「このまま進めて」とか
「今は別件の方を急ぐから、こちらを進めて」
という判断・指示が出しやすくなります。

指示を受けたまま、確認も取らずに
やみくもに進めていると

時間が思った以上にかかったり
望む結果を出せなかったり
という危険も。

指示を受けた時点で
いつまでに、どのような方法で進めるのか
まずは、上司に「ゴール」までのイメージを伝え

仕事を進めていくポイントポイントで確認する

つまり
進捗を「見える化」することが
必要です。

業務を通じて、こうしたキャッチボールが
上司と部下の間でできていれば

上司は安心して部下に仕事を任せることができ
部下は上司に文句を言われることもない
という好循環ができると思うのですが、いかがでしょうか。

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通り一遍の言い回しではなく
気の利いたひと言を添えたい。
でも、思いつかない
という声を聞きます。

必要以上に言葉を飾らなくても
ちょっとしたひと言が、
相手への気遣いを伝え、距離を縮めてくれることがあります。

今週は、そんな気の利いたひと言をご紹介していきましょう。

1回で終わらせるつもりでいたメールのやり取り。
でも、後で用件を思い出した。
追加で伝える用件が出てきた。

そんなときは
「たびたび恐れ入ります」
「たびたび失礼いたします」
のひと言を冒頭で述べ
用件に入ります。

つい先ほどメールしたのに、またメール送信というとき
「いつもお世話になっております」とか
「お世話になります」
といった定型句を書いたメールだと
「この人、何も考えてないのだな」という印象を与えるので
上記のような別の言い回しを添えることをお勧めします。

メールの定型句は押さえておく必要がありますが
時と場合によっては、別の言い回しを使った方がいいこともあります。

紋切り型の表現で収めず
表現のバリエーションを増やしていくと
いいですね。

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