今週は、メール送信時の留意点についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールでしてはいけないこと（2）＞
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相手の時間を奪わない
今週は、主に新入社員の方に向けて
ビジネスメールで「してはいけない」ことについて
とりあげています。
「相手の時間を奪わない」配慮をしていますか？
メールのやりとりで、
状況把握が十分にできておらず
下調べや確認もせず、相手に何度も質問する。
要領を得ないメールを送り
やり取りが長引く。
相手の都合にお構いなしで
長文のメールや一方的な自己満足メールを送る。
こうした、相手が返信や対応に困ったり
無駄に時間をとるメールを送るのも、
ある種「迷惑メール」です。
仕事の場でも
相手の都合も聞かずに、
「○○の件、どうでしたっけ？」とか
「これ、進めていいですか？」と
いきなり通りすがりや、デスク越しに聞いてくる人がいますが
相手も仕事をしているのですから
「佐藤さん、今、少しお時間よろしいですか？」
とひと言かけてから、用件に入る配慮がほしいところです。
メールの場合は
相手の時間を必要以上に奪わないように
用件を箇条書きにして、分かりやすくしたり
相手が「はい」「いいえ」で答えられるような
尋ね方を工夫する
といった心遣いを。
余談ですが
以前、仕事を依頼した相手へ
必要資料を添付メールで送信したところ
通常のパソコン環境であれば、難なく開ける
容量の軽いファイルにもかかわらず
「添付ファイルが読めません」
と返信がありました。
相手は、スマートフォンでメールを確認し
単に、スマートフォンからファイルを開いて閲覧する操作を
知らなかっただけなのですが
自分で開き方を調べることもなく
こちらに非があるようなメール対応。
結局、こちらが開く方法を一から伝えることになり
スピードと効率化のためのスマホも
操作の仕方も知らず使っているのなら
却って時間の無駄遣いになり
宝の持ち腐れだなと思ったことがあります。
ほかにも
スキャンしたデータをメール添付で済む用件を
「資料があるから、取りに来て」
という指示や依頼も、時間と手間の無駄遣いだなぁ、と思います。
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【しごび】 の お す す め
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