今週は、メール送信時の留意点についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法　＜ メールでしてはいけないこと（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　ひきずらない

　今週は、主に新入社員の方に向けて
　ビジネスメールで「してはいけない」ことについて
　とりあげてきました。

　メールのテクニックやマナーは
　挙げれば際限なくありますが

　新人の方にとって、まず押さえるべき
　大切な仕事の心得は

　ひきずらず、切り替えていくこと
　ではないでしょうか。

　上司や先輩に叱られた
　客先に対して失敗や失態をしでかした
　良かれと思ってしたことが裏目に……

　といったことが
　起こってしまうのが
　新人時代。

　ないに越したことはありませんが
　失敗して身をもって気づくこと、理解できることも
　あるはず。

　叱られたり、注意されたりしたことは
　しっかりと受けとめて
　次に繰り返さない。

　落ち込んだ気持ち
　ふさいだ気分を
　いつまでも持ち続けない、持ち越さない
　ことが重要です。

　「引きずらない」というのは
　ぱっと忘れてしまうことではなく

　気持ちを切り替えて、今、すべきことに
　集中すること。

　いつまでもくよくよ引きずっていると
　前に進むどころか、思考が止まり、生産性が上がらず
　負のスパイラルに陥る危険が高いです。

　切り替えるときに有効なのが
　「申し訳ありません」
　「承知しました」
　「すぐ取りかかります」
　といった返答です。

　さらに、相手の注意や忠告、助言、苦言に対して
　「ありがとうございます」
　と感謝の気持ちを返すことができれば
　なおよいと思います。

　逆に、「でも」「だって」と
　自分の非を認めようとしない返答は
　メールでも口頭でもNGです。


　めげたり、落ち込むことも多いと思いますが
　職場の新人の皆さんには
　前を向いて、ひたむきに頑張ってほしいです。

　そんなあなたの姿を
　見てくれている人が
　きっといるのですから。

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今週は、メール送信時の留意点についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法　　　　＜ メールでしてはいけないこと（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　宛名の間違い

今週は、主に新入社員の方に向けて
ビジネスメールで「してはいけない」ことについて
とりあげています。

宛名が間違っているメールを
送ってしまったこと、
受けたこと
はありませんか？

初めてのコンタクトで
相手の宛名（社名、役職、名前）を間違えるのは
避けなければならないミスです。

でも、もっと注意が必要なケースがあります。

電話で名前を聞いた相手に
メールで連絡を取ろうとして
どんな漢字を書くのか分からない
というようなとき。

最初はやむを得ず
平仮名や片仮名で名前を書いて送ったとしましょう。

例）株式会社○○
カミガキ様

※このとき、メール本文で
　「お名前の表記が分からず、カタカナにてお送りする失礼をお許しください」
　といったひと言を添えます。

すると、相手から
本来の名前の表記で返信がありました。

例）このたびはお世話になります。
○○の神垣です。

そして、次に自分からメールを送るときは
「神垣様」
と表記して送信するものですが

二度目のメールの宛名も
「カミガキ様」とカタカナ表記のまま
というケースがあります。

このように、
最初の失敗から学ばず
同じことを繰り返すことこそ
最も避けるべき事態なのです。

しかし、この宛名の間違いを正すことなく
返信を続けているケースが実は少なくありません。

上記のように
相手から正しい表記で返信があったにもかかわらず
片仮名や平仮名表記のまま返信してしまったり

「神垣」を「神崎」「上垣」のように
文字を間違えてメール送信し、
相手が正して返信しているのに気づかず
間違った表記のままやり取りを続けていたり、といったケースです。

思いこみの恐さでもあるのですが
宛名のミスは初歩的かつ致命的なミスでもあるので
くれぐれも気をつけましょう。

そして、メール対応に限らず
失敗に対する「学習能力」のない対応・態度も
注意が必要です。

 

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　仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　　　　＜ メールでしてはいけないこと ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　宛名の「様」

今週は、主に新入社員の方に向けて
ビジネスメールで「してはいけない」ことについて
とり上げていきたいと思います。

まず、注意したいのが
宛名の書き方です。

○○○株式会社
山本部長様

このように役職名の後に「様」
という敬称は不要です。

なぜなら、「社長」「部長」という役職名が
すでに敬称だからです。

最初のコンタクトでは

株式会社○○○社長
佐藤様

○○○株式会社　部長
山本様

という宛名とし
2回目からは

佐藤様（または佐藤社長）
山本様（または山本部長）

といった宛名にすることをお勧めします。

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今週は、読者の方からいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 　　　 ＜ 読者からの質問（4）＞
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メールの決まり文句

＜読者からの質問＞————————————————

仕事のメールでよく使われる決まり文句に
「ご査収のほど」や「拝受しました」がありますが、
使用するにあたっての注意点などがあれば、教えてください。
（読者 E.Kさん）
——————————————————————

「査収（さしゅう）」とは、
書類や金品などをよく調べて受け取ることを意味します。

メールでも
「ご査収ください」「ご査収のほど、よろしくお願いいたします」
というフレーズを目にします。

この「査収」という言葉をわたしが初めて目にしたのは
FAXの送信状でした。

複数枚の書類をFAX送信する際
3枚なら3枚、5枚なら5枚
きちんと届いているかを確認していただけますか？
という意味合いで使われていたのが「査収」という言葉です。

FAXの場合、送信側は送ったつもりでも
書類が重なって3枚が2枚しか届いていない
といったことがあり、

相手に確実に届いているかを確認する必要から
「ご査収ください」といった表現が使われていました。

ところが、メールでは
FAX送信のときよりも確実にデータが届くようになり
添付忘れをしないかぎりは
「査収」つまり、受信側が「きちんと届いているかどうか」
よく調べて受け取ると習慣自体がなくなっていると感じます。

ビジネスのやりとりでは、慣例として定着していることもあり
相手に対する丁寧な表現として使われているようですが

メールの場合は
「ご確認ください」
「ご確認いただけますか」
として十分と考えます。

「拝受しました」は」メールやデータを受け取ったことを
相手に知らせる際によく使われるフレーズです。

「拝見」「拝読」同様
謙譲の意味を持つ漢字「拝」を使うことで
「受け取る」という自分の動作をへりくだって、
相手に敬意を伝えるときに使うのが
「拝受しました」
です。

敬意の度合いによって下記のように使い分けます。

受け取りました ＜ 受領（いた）しました ＜ 拝受しました

社内のやり取りでは
「受け取りました」「受領しました」

上司に対しては
「受領いたしました」

客先には
「拝受しました」

もっとも丁寧な言い回しが「拝受しました」ですが
TPOに合わせて上記のように使い分けてもいいかもしれません。

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