今週は、メールの書き始めの一文についてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法     < 最初のひと言
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                           定番の一文

 通常、ビジネスメールのやりとりで
 最初に書く一文。

 わたしは
 「お世話になっております。神垣です」
 としています。

 必ず使う一文なので、
 辞書登録していて、毎日のように使っています。

 ただ、初めてコンタクトを取る相手には
 この一文は使いません。

 代わりに
 「初めてご連絡いたします。ライターの神垣あゆみと申します」
 と書くようにしています。

 相手を知るきっかけや理由があるときは

 「ABC商事の佐藤様から、小林様をご紹介いただき」

 「御社のWebサイトを拝見し

 といった一文を前に添えます。

 このように、
 初めて連絡する相手
 何度もやり取りをしている相手
 久しぶりに連絡をする相手
 によって、

 メールの最初の一文は変わってきます。
 
 今週は、「お世話になっております」以外の
 最初の一文の書き方を、状況や場面ごとに
 考えていきたいと思います。

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今週は、否定→肯定表現への変換についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 否定より肯定(4)
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自分の都合より相手の立場

今週は、よく使ってしまいがちな否定表現を
肯定的に書きかえてみましょう。

A)「来なくていいですから」

と相手に伝える場合、このままでは少々表現が乱暴です。
この場合は

B)「ご足労いただくには及びません

と返します。

A)は、自分の都合による拒絶
という印象なのに対し
B)は、相手の立場で「そこまでする必要はない」ことを
伝える言い回しです。

上記とは別に
ごく最近あった事例を紹介します。

ある会社から
電子書籍出版の提案がありました。

資料には
出版に際し、数十万円の委託費が必要とあったので
断ることにしました。
気持ちとしては

C)「委託費を払ってまで出版するつもりはありません

ですが、このまま送信するのは言葉が強すぎると思い
前文に「せっかくのお話ですが」を添え、下記のように改めました。

D)「あいにく出費を要する出版を望んでおりません

婉曲に書きすぎたきらいもありますが
C)は自分の都合を全面に出した否定
なのに対し
D)は相手の提案に対して不都合がある点を説明
したつもりです。

否定や拒否の意思を伝える場合は
自分の都合や感情を前面に出すと角が立つので

相手の立場で言い換えたり
婉曲な言い回しを探してみましょう。

私自身も
最初はC)の文を書いていましたが
ストレートすぎると思い
D)に書き換えました。

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今週は、否定→肯定表現への変換についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法                     < 否定より肯定(5)
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                                                                   肯定表現で成果が変わる

今週は、よく使ってしまいがちな否定表現を
肯定的に書きかえる例を挙げてきました。

そんなやり方じゃダメですね」
こうすると、もっとうまくできますよ」

「30日までに提出してもらわないと困ります
「30日までに提出していただけると助かります(ありがたいです)

そんなことも知らないの?」
こういう方法がありますよ

いずれも、上が否定的な表現で
下が肯定的に書き換えた表現です。

見ての通り
否定的な一文より、肯定的な一文の方が
気持ちが前向きになり、次の行動に結びつきます。

仕事をしていくうえで大切なのは
一定の成果を上げることで

それに関わる
人の優劣をつけたり
能力を比べたり、批判し合うことが
目的ではありません。

方法を知らない相手には教える
間違っていれば、正す

そのとき、否定的な感情から入るのではなく
不可能を可能にする方法とか
誤りを修正する方法といった
具体策を提示できるといいですね。

相手が次のステップに
気分よく進める道筋をつけるのは
肯定的なコミュニケーションからではないでしょうか。

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今週は、否定→肯定表現への変換についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 否定より肯定(3)
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同情より行動

今週は、よく使ってしまいがちな否定表現を
肯定的に書きかえてみましょう。

「大丈夫ですか?」
「不安ではないですか?」
「ひょっとして病気ではないですか?」

といった一文。

相手を気遣ってのひと言ですが
相手にとっては、余計なお世話
ということもあります。

特に、よく確認もせず
自分の勝手な思い込みや判断で
先回りして気を遣われるのは
時に鬱陶しくもあります。

このようなときは
あれこれ詮索して
相手に抱く不安をそのままストレートに伝えるより

心配しています

のひと言で十分ではないでしょうか。

その後で
「明日から手が空くので手伝いますよ」
「一人で抱えず、私にも仕事を振ってください」
「無理せず、遠慮なくご指示ください」

といった、相手をフォローするための
具体的な対応策を
伝えることができたらいいですね。

相手を手助けする場合
「手伝いましょうか」より
「手伝います」
の方がうれしいと思うのです。

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今週は、否定→肯定表現への変換についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 否定より肯定(2)
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間違いの指摘

今週は、よく使ってしまいがちな否定表現を
肯定的に書きかえてみましょう。

相手のメールにある表現や記述の間違い
誤解やミスを見つけた場合

「それは違います
「それは間違っています

という指摘のし方は
メールで書くと、口で言う以上に
角が立つもの。

純粋に間違いを指摘したつもりでも
指摘された側は、ミスをした自分を責められているような
気持ちになるからでしょう。

まして、相手が上司や客先の場合は
ストレートに「違います」と書くのははばかられます。

このようなときは
「先ほどのメールにはAとありましたが
Bではないですか?

と、相手の誤りに対して
「こちらが正しいのでは?」と
問いかける形で確認すると角が立ちません。

相手のミスに対して
間違いを正すというより
相手にミスを“気づかせる”持っていき方をするのが
ポイントです。

「資料にはこう書いてあるので
あなたが書いていることはうそです」

「間違い」や「誤り」を通り越して
「うそ」という指摘もいただけません。この場合は

「資料にはこう書いてあるのですが、
お間違えないですか?」

のように、「うそ」と断言する前に
「~ではないですか?」と
相手に尋ね、確認する優しさを持ちたいものです。

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今週は、否定→肯定表現への変換についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 否定より肯定
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ないない尽くしの否定表現

「まだ準備ができていません
「期限まであと3日しかない
「そんなこともできないようではダメ

こうした「できてない」「間に合わない」「しかない」といった
ないない尽くしの否定表現。

クセになっていたり、自分を追い込んだりするときに
使ってしまいがちですが
否定表現ばかりだと
相手も自分も滅入ってくるものです。

上記の否定表現を肯定表現に変換してみましょう。

早速、準備します(しよう)」
「期限までまだ3日ある」、
「それができるようになるとうまくいく

否定表現だと、諦めムードいっぱいで消極的な印象ですが
肯定表現にすれば、可能性や意欲が感じられます。

このように
客先へのメール対応でも

「できません」より
「こうすれば、できます」と

否定表現より肯定表現を使う方が
好印象を与えます。

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