今週は、メールに代わるコミュニケーションについてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メール以外の伝達を考える（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
メールだけで伝達しない方がよい場合
仕事をする上で、
メールによる伝達、コミュニケーションは必須ですが
メールですべてカバーできるわけではありません。
込み入った内容を説明する場合
こじれたやりとりを整理・修正する場合
誤解を解いたり、間違いを正す場合
など、メールで事細かく書いて送るより
電話で話した方が相手に伝わりやすいこともあります。
残念なことに
書く側がびっしりと文章に書いて送信したメールは
書くのにかけた時間とエネルギーがそのまま
相手に伝わるわけではなく、空回りするケースがあるのも事実。
そうした徒労を避けるためには
メールに要点を書いて送り
電話で詳しく説明するという
「W対応」も一つの方法です。
わたしは、デザイナーや印刷会社に指示を出すような場合
校正紙に注意書きを入れたものを写真撮影したり
PDFにしてメール添付で送り
詳しく説明を要する部分については
電話をかけて、相手と送信したデータを確認しながら
説明することがあります。
お互い同じ場所にいなくても
同じデータを、同じ時間に確認し合えれば良いわけで
そんなときは、電話＋メールの「W対応」が便利です。
その逆で
電話して、その内容をメールでフォロー
するというのも、伝達漏れを防ぐのに有効です。
電話オンリーのやりとりだと
「言った、言わない」というトラブルになりがち。
用件を伝えるときは
口で言う、耳で聞くだけでなく
文字や画像にして「見える化」し
合わせて伝達するようにすると
相手に伝わる精度が上がります。
余談ですが……
携帯電話で相手が出ない時も
「用件を残す」という意味で、留守電メッセージは
残す方がいいと思っています。
着信だけだと
「またかかってくるだろう」「大した用事ではないのだろう」と
判断して、折り返すことを忘れてしまったりしませんか？
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆
9月に行った海外出張の顛末を
前・後編に分けて書いています。
—————————————————–
男子禁制！ 違いの分かる女子だけに贈る
—————————————————–
【 オ ト コ の 話 】
—————————————————–
最終的には面白かったけど
ちょっとつらかった～。
毎月1回配信 購読料 351円
★購読はこちらから
