今週は、相手に対して失礼な対応についてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法　 　　　　　　＜ 注意が必要な対応（4）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　依頼を断るとき

相手の間違いを指摘するとき
いきなり「それは違う」「間違いだ」と断定してしまうと
相手はすべてを否定された気持ちになると
昨日、書きました。

これは、
人からの依頼を断るときも同じことが言え
「だめです」「できません」と
いきなり拒否すると

相手は拒絶されたと感じ
その後のやりとりがギクシャクしてきます。

相手からの投げかけを受け入れられないときほど
すぐに拒否するのではなく
ワンクッション置くことが肝心。

急な仕事の依頼メールに対しても
「無理です」
という返答の代わりに

「申しわけないのですが」

「お急ぎのところ、大変恐縮ですが」

とワンクッション置いてから

「現在別件にかかっておりますので
それが終わり次第とりかかりますが、よろしいですか？」

「本日に対応しなければならない案件がありますので
明日の午前中の対応でよろしいですか？」

と、
・今すぐの対応が難しいこと
・こちらの都合を含めた対応策
を伝えるようにします。

このときも
「よろしいですか？」と
相手に確認することがポイント。

代替案を挙げても、そこで
「終わり次第とりかかります」
「明日の午前中に対応します」
と言い切るのではなく、

それでよいかどうかを
相手に打診してから、進めていきます。

一見面倒なようでも
このひと手間をかけるか否かで
相手の心証が変わってきます。

まったく対応できないという場合は
「大変申しわけないのですが
〇〇〇のため、ご要望には対応いたしかねます」

「せっかくのご依頼ですが
〇〇〇のため、お断りせざるをえません」

と、緩衝材になるフレーズを置いてから
理由を添えて断る、
という流れで返答します。

相手の要望に応えられない時ほど
言葉を尽くし、状況を理解してもらうことが
必要ではないでしょうか。

 

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