今週は、相手に対して失礼な対応についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 注意が必要な対応（5）＞
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自社（自分）都合の変更
自分や自社の都合で
変更したり、修正や仕切り直しを申し出たりする場合
忘れてはならないのが
「お願いする姿勢」
です。
例えば、客先と調整して
既に決定していた打ち合わせの日程。
ところが、社内の重要な会議とブッキングしていたことが
後で分かり
先方に日程変更を申し出る
というようなとき
「5日に予定していた打ち合わせですが
当社の会議と重なってしまったので
7日の午後に変更をお願いします」
という連絡では、
社内会議とのブッキングに気づかなかった
自分の見落としを「棚上げした」内容で
メールを受け取った相手はムッとすることでしょう。
自分や自社の都合で、既に決まっていた予定を変更するのであれば
要望を伝える前に
「大変申し訳ないのですが」
「すでに調整済みのところ、大変恐縮ですが」
と、相手に配慮するひと言を添えて、切りだします。
そして、
「5日に予定していた打ち合わせの日程を
変更していただけないでしょうか
（変更していただくことは可能でしょうか）」
と、まずは相手に打診。
「社内会議の日程と重なっていたことに気づかず
調整を進めてしまい、変更をお願いする次第です」
と、日程変更の理由を述べ
「つきましては、
変更可能な日程を幾つか挙げていただけますか。
当方で調整のうえ、ご連絡いたします」
と、再度日程調整を進めるか
または、
「つきましては、
変更可能な日程をお知らせいただけますか。
御社のご都合に合わせます」
と全面的に相手の都合に合わせることを
伝えます。
この時のポイントは
自社の都合で日程変更を「お願い」するのですから
こちらの希望日より、相手の希望日を優先すること。
話が早いからと
自社（自分）の都合を相手より先に挙げるのはNGです。
最後は
「勝手を申しあげて心苦しい限りですが、
ご検討をお願いいたします」
「ご多用のところ無理を申しあげますが、
ご検討をお願いいたします」
といった感じで、相手に手間をかけることを
詫びる気持ちを添えてしめくくります。
自社（自分）都合の変更だからこそ
迷惑をかける相手の都合を尊重することが重要。
手間はかかりますが
こうした配慮の積み重ねが
相手との良好な関係づくりには欠かせません。
