今週は、メールの署名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 署名について考える（5）＞
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署名の更新

気をつけたいのが
メールの署名の更新です。

部署が変わった、所在地が変わった
というとき、メールの署名の書き換えはできていますか？

前の所在地や連絡先のままの署名を使っていて
使っている本人も気づかずにいるというケースが
意外とあります。

所在地は変わっているのに
電話番号が前のまま、
あるいはその逆といった
うっかりミスも。

所在地が「安佐南区」なのに
署名は「安佐北区」になっていた
というケースも実際にありました。

こういった間違いを防ぐためにも
作成し、メールソフトに設定した時点で
自分宛てに送って、署名の内容に間違いがないか
チェックしましょう。

署名の
情報が更新されていなかったり、
文字の間違いといったミスも
機会損失につながります。

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今週は、メールの署名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 署名について考える（4）＞
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署名を整える

メールの署名の作り方は
「メール　署名」で検索すれば
無料のテンプレートがヒットするので

自分が気に入ったデザインの署名を選び
自分や自社の情報に差し替えていけば作成できます。

署名を作るときに
気に留めておくとよいポイントが
「揃える」
ことです。

例えば、下記の署名の場合

===========================================
株式会社〇〇〇〇〇〇〇〇〇
山田太郎 TaroYamada
電話03-XXXX-XXXXFAX03-XXXX-XXXX
メールXXXXXXXX@XXXX.co.jp
〒123-4567東京都千代田区〇〇1-23-4〇〇ビル
http://www.cri.co.jp/
===========================================

各情報が「頭揃え」になっているのですが
文字を詰めて入力しているので
窮屈な感じがします。

各所に半角の空白を入れてみましょう。

============================================
株式会社 〇〇〇〇〇〇〇〇〇
山田 太郎　Taro Yamada
電話 03-XXXX-XXXX FAX03-XXXX-XXXX
メール XXXXXXXX@XXXX.co.jp
〒123-4567 東京都千代田区〇〇1-23-4 〇〇ビル
http://www.cri.co.jp/
============================================

少しゆとりができました。さらに、文字を揃え、整えていくと……

===============================================
株式会社 〇〇〇〇〇〇〇〇〇
山田 太郎 Taro Yamada

〒123-4567 東京都千代田区〇〇1-23-4 〇〇ビル
http://www.cri.co.jp/
電　話 03-XXXX-XXXX FAX 03-XXXX-XXXX
メール XXXXXXXX@XXXX.co.jp
===============================================

・空白のスペースを揃える
・文字の頭を揃える
・もっとも多い文字数に罫の幅を揃える

上記のポイントを念頭に整えていくと
シンプルですっきりした署名に仕上がります。

ちなみに、メールアドレスやURLを入れる場合は
前の文字との間に半角または全角のスペースを入れると
きちんとリンクされます。

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今週は、メールの署名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 署名について考える（3）＞
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署名のボリューム

「メールの署名は。最小の自分メディア」であると
かつて、このメールマガジンや著書で述べてきました。

所在地や連絡先といった基本情報に加え
自社や自分のPRを添えることで
自分発のメディアになる──

という考えは
今も変わりませんが

署名による過剰な自己PRは
少々、見苦しさも感じます。

何より、メールのやりとりが続いたときに
長くて要素てんこ盛りの署名は
いたずらにスペースを取り、目障りに感じるものです。

目安としては
社名、名前、連絡先、所在地という
基本要素で構成された署名に
飾り罫を含め、10行程度に収まるくらいの
ボリューム。

PRの要素を加えるなら
関連する事業やサービスのURLを数行添える程度が
スマートではないでしょうか。

基本要素以外に
ブログやらメルマガやフェイスブックのURLを
めいっぱい並べて、

15,6行におよぶ署名を見かけますが
やり過ぎ感がいなめません。

ファーストコンタクトの際や
1日に何通ものメールのやりとりが続くような場合は
ボリュームダウンした署名に切り替えて
使い分ける配慮があってもよいと思います。

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今週は、メールの署名についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　 ＜ 署名について考える（2）＞
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署名に所在地は必要か？

昨日は、メールの署名を構成する
基本要素を挙げました。

▼署名の基本要素＜ 署名について考える ＞VOL.2296

メールのやり取りに使う署名には
社名、名前、メールアドレスがあれば十分。
所在地まで入れる必要はない？

わたしはそうは思いません。

例えば、
メールのやりとりの後、相手を訪問するといった場合に
メールの署名に所在地やWebサイトのURLがあれば
アクセスの方法がすぐに分かるのです。

なければ、相手の名刺を探したり
社名や店名を手掛かりに検索して探すしかありません。

個人営業している店舗に多いのですが
フェイスブックやブログで盛んに情報発信し
集客に余念がないけれど

いざ、訪ねようと思っても
所在地の表示やアクセス方法が
フェイスブックの「基本データ」にも
ブログにも表示がなく
「行きたくても行けない」状態に。

小さなことではありますが
表示一つが機会損失にもなっているわけです。

メールの署名に情報を詰め込みたくない
という場合は、せめて
クリックすれば連絡先や所在地が分かる
WebサイトのURLを入れておきましょう。

ビジネスをするうえで、メールは
主要な伝達ツールですが
やりとりは電話や郵送・配送、直接訪問するなど
メール以外にもあります。

日頃、もっともよく目にする機会の多いメールには、
電話やFAX番号に加えて、所在地も
基本情報として明示しておくことをお勧めします。

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署名の基本要素

当メールマガジンでも何度か取り上げてきたことのある
メールの署名。

すでにそれぞれの会社や部署、個人で
署名をつくり、メールソフトに設定して
活用中のことと思います。

ビジネスメールで使う署名の
基本的な構成要素を
おさらいも兼ねて挙げてみましょう。

・名前
・社名
・部署名
・メールアドレス
・電話番号
・FAX番号
・所在地

といったところでしょうか。

名前には、英文字表記も一緒に入れておくと
ふり仮名代わりになります。

部署名は必要に応じて入れますが
役職名は基本的に署名に入れなくても
問題ありません。

連絡先として
メールアドレスのほかに
電話番号やFAX番号も併記を。

メールだけでやりとりするとは限らないので
メールアドレス以外の連絡手段は複数
明示しておく方がよく
場合によっては
携帯電話の番号やアドレスを入れてもよいでしょう。

会社やオフィスの所在地も入れておく方が親切です。
そのときは郵便番号を入れることをお勧めしています。

なぜなら、郵便物や送付物がある場合
メールの署名で所在地を確認するというケースもあるからです。

署名は「誰からのメールであるか」を
明らかにするツール。

相手に、どこのだれからのメールであるかを
確認してもらうためのものでもあるので

最低限の情報として、連絡先や所在地を
きちんと盛り込んでおくことが必要です。

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