今週は、たまったメールの大掃除についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールの整理整頓(4) ＞
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アドレス帳の整理
受信トレイのメール（振り分けフォルダも含む）、
受信トレイ以外（「迷惑メール」フォルダや「ごみ箱」）のメール
の整理がすんだら
メールソフトにあるアドレス帳の整理もお忘れなく。
新たに登録したアドレスは増える一方ですが
登録済みのアドレスは放置したまま
ということが多いのではないでしょうか。
異動や退職でメールアドレスが変わった相手
やりとりすることがなくなった相手
のメールアドレスはチェックして
変更や削除を。
この機会に、
アドレス帳の表記も見直しておくといいですね。
名前がローマ字になっている場合は
日本語に入力し直すとか
同じ人でアドレスが複数ある人の名前の表記に
区別をつけておくとか
姓が同じ人のアドレスは
違いが分かるように社名を所属をカッコ書きで付け足して
入力し直すとか。
自分のアドレス帳を見ると
英文字表記のアドレスのあまりの多さに
驚きます。
誰と分かればいいのですが
誰であるかも分からないアドレスまで
「記録用アドレス帳」に残っています。
対策としては
日々、受信した時点で
必要な相手のアドレスは分かりやすい表記にして保存
不要なアドレスはアドレス帳に残さない
という対応を習慣づけること。
大掃除と一緒で
日々、パソコンにたまっていくメールやアドレスは
年に一度まとめて整理するより
月に一度といったもっと短い頻度で
定期的に整理する習慣をつけることを
心がけたいものです。
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【しごび】 の お す す め
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