今週は、メールのやり取りを円滑にするためのポイントをご紹介。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < メール対応の心得(3)
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                  「事実」と「意見」を混同しない

 メールのやりとりをする際に
 心得ておくべき4つのポイント、その二

 「事実」と「意見」を混同しない

 これも、当メールマガジンで繰り返し述べてきたことですが
 大切なので、しつこく書きます。

 「事実」は実際に起きたこと、起きていること。
 「意見」はそれに関する自分の考えや感想、感情です。

 報告や連絡の場合
 基本的には、「事実」を優先して書きます。

 今、どうなのか。どういう状況・状態なのか。
 自分はどこまで理解・把握しているのか。
 これらの事実を踏まえ、今後、どのような対策をとるのか。

 その場にいない、あるいは、その状況を知らない相手に
 正確に伝える必要があります。

 ところが、
 「事実」よりも「意見」の方に重きを置いて
 伝えるケースがあり、それが混乱を招いています。

 自分はどう思ったか
 自分はどう感じているのか
 自分の考えは、こうだ……

 といった具合に
 個人的な感情、感想が織り込まれると
 事実が事実としてうまく相手に伝わりません。

 まずは
 5W1Hに基づいて「事実」を伝えることを心がけましょう。

 相手に「意見」を求められ得た場合は
 是か非か、可か不可か、という意思表示を。

 その上で
 良いとか悪い、好きとか嫌いという感覚的な感想ではなく
 「どうしたら、もっと良くなるのか」という改善案や提案を
 具体的に示すことをお勧めします。

 「結局、何を伝えたいのか分からない」
 と相手から思われるメールは
 「事実」よりも「意見」を述べることに重心が移ってしまい
 何が起きて、どうすべきかが判断できない
 内容になっていることが多いです。

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 【しごび】 の お す す め
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 求めるなら
 受け入れよ、ということですね。
 難しいけど……。

 第143号  アドバイスを求める側の責務
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  【 営業マン河村操はコミュニケーションする 】
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