今週は、メールのやり取りを円滑にするためのポイントをご紹介。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メール対応の心得（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「結論から書く」

　メールのやりとりをする際に
　心得ておくべき4つのポイント、その一

　「結論から書く」

　当メールマガジンでもずっと伝え続けていることではありますが
　大切なことなので、何度でも書きます。

　時系列に、あったこと、起きたこと順に書くのではなく
　もっとも相手に伝えるべき「結論」から
　先に書くことが、ビジネスメールでは求められます。

　「何がどうしてどうなった」ではなく
　「で、どうなったか」を最初に述べてから
　それには「何がどうしたから」を補足していきます。

　▼時系列に書いた文例

　昨日12月15日（月）の14時から、B社会議室でプレゼンがあり、
　営業と一緒に行ってきました。当社の順番は2番目で、先方は・・・
　・・・緊張しましたが、なんとか時間通りに終えることができました。
　結果は今週末19日（金）の14時に連絡があるそうです。

　▼結論から書いたい文例

　12月15日（月）のB社でのプレゼンの結果ですが、
　19日（金）の14時に分かります。
　プレゼンは、15日14時から先方の会議室で行われ、当社の順番は・・・

　最初から結論を書くのは難しい、という場合は
　まず、時系列にあったこと順に書き出し
　読み返してから、相手に「もっとも先に伝えるべき事柄」は何かを確認。

　その部分を文の先頭に持ってきてから、文章全体を整える
　という作業をしてみましょう。

　手間かもしれませんが、そうした一連の作業を繰り返すうちに
　最初に書くべき結論が分かるようになってきます。

　メールに限らず、電話とか打ち合わせ、会議などでも
　「結論から先に伝える」ことを習慣にしておくと
　話の流れがスムーズです。

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今週は、メールのやり取りを円滑にするためのポイントをご紹介。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 　＜ メール対応の心得 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　知っておきたい4つのポイント

　日々のメールの対応。
　時間をかけて書いているのに、相手にうまく伝わらない。
　その結果、何度もやり取りすることになり、
　必要以上に対応に時間がかかる……

　という状況に陥ったことはありませんか？

　相手が求めている内容、相手が知りたい事柄を
　きちんと押さえてメールを書いていないがために
　確認や説明のためメールが増え

　場合によっては
　意図と違う解釈をされたり、誤解を招きトラブルに発展
　ということも。

　こうした不毛なやりとりを避けるために
　メールのやりとりをする際に
　心得ておくべき4つのポイントがあります。

　1）結論から書く

　2）「事実」と「意見」を混同しない
　
　3）否定表現より肯定表現

　4）なんとなくではなく具体的に書く

　これらを踏まえたうえで
　メールを書けば、日々のメール対応は
　もっと円滑に、短時間でできるようになります。

　今週は、この4つのポイントについて
　一つずつ紹介していくことにしましょう。

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今週は、たまったメールの大掃除についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの整理整頓(5) ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　メール以外のデータも

　パソコンのメールソフトの
　受信トレイ、下書き、ごみ箱、アドレス帳
　の整理整頓の後は……

　パソコンや記録媒体に保存している
　各種データもチェックしておきましょう。

　デスクトップに置きっぱなしになっているフォルダ、
　とりあえず関係するデータがぶっこみ状態になっているフォルダ、
　ダウンロード済みのデータ
　などなど、

　見直して
　不要なものは削除、重複しているものは整理、
　必要なものは分かりやすく保存を。

　画像データも、見直して
　取捨選択した後、保存場所を決めて
　整理しておくといいですね。

　パソコンのメールだけでなく
　携帯電話、スマートフォンの
　メールや画像も
　この機会に整理整頓を。

　パソコン以上にメールも画像も
　たまり放題になっているのではないでしょうか。
　
　わたしは
　公共交通機関での移動中や待ち時間に
　スマートフォンのメールや画像整理を
　することにしています。

　Cメール、携帯メール、画像とも
　おびただし数になっているので
　空き時間を使って
　「見る」より「捨てる」ことを心がけています。

　メールは、日々
　否応なくたまっていくものなので
　時間を見つけて、要不要を整理していく必要がありそうです。

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今週は、たまったメールの大掃除についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの整理整頓(4) ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　アドレス帳の整理

　受信トレイのメール（振り分けフォルダも含む）、
　受信トレイ以外（「迷惑メール」フォルダや「ごみ箱」）のメール
　の整理がすんだら

　メールソフトにあるアドレス帳の整理もお忘れなく。

　新たに登録したアドレスは増える一方ですが
　登録済みのアドレスは放置したまま
　ということが多いのではないでしょうか。

　異動や退職でメールアドレスが変わった相手
　やりとりすることがなくなった相手
　のメールアドレスはチェックして
　変更や削除を。

　この機会に、
　アドレス帳の表記も見直しておくといいですね。

　名前がローマ字になっている場合は
　日本語に入力し直すとか

　同じ人でアドレスが複数ある人の名前の表記に
　区別をつけておくとか

　姓が同じ人のアドレスは
　違いが分かるように社名を所属をカッコ書きで付け足して
　入力し直すとか。

　自分のアドレス帳を見ると
　英文字表記のアドレスのあまりの多さに
　驚きます。

　誰と分かればいいのですが
　誰であるかも分からないアドレスまで
　「記録用アドレス帳」に残っています。

　対策としては
　日々、受信した時点で
　必要な相手のアドレスは分かりやすい表記にして保存
　不要なアドレスはアドレス帳に残さない
　という対応を習慣づけること。

　大掃除と一緒で
　日々、パソコンにたまっていくメールやアドレスは
　年に一度まとめて整理するより

　月に一度といったもっと短い頻度で
　定期的に整理する習慣をつけることを
　心がけたいものです。

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今週は、たまったメールの大掃除についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの整理整頓(3) ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　受信トレイ以外のフォルダをチェック

　メールの「受信トレイ」の整理、設定の見直しのほかに
　お勧めしたいのが、
　「迷惑メール」や「ごみ箱」のチェックです。

　わたしが使ってるメールソフト
　Mozilla 「Thunderbird」では

　「受信トレイ」のほかに
　迷惑メールを振り分けるフォルダがあるのですが
　意外とここに、本来必要なメールがまぎれていることがあります。
　「ごみ箱」もしかり。

　G-mailの場合も同様に
　「迷惑メール」「ゴミ箱」に
　不要でないメールがまぎれていたりします。

　一度読んで、保存しておくつもりのメールや
　見落とすまいと☆印をつけたつもりのメールが
　誤操作でよそのフォルダへ行っていた
　ということがあるので

　気づいたときや
　定期的に、これらのフォルダもチェックしておきましょう。

　時々、読者の方から
　このメールマガジンが届かなくなったという
　連絡をいただくことがあります。

　原因の一つとして
　・メールソフトの振り分け設定
　・パソコンにインストールしているセキュリティソフトの設定
　・プロバイダのセキュリティサービス

　により
　「まぐまぐ」からのメールが
　受信トレイ以外のフォルダに振り分けられている
　ことがあります。

　▼詳しくはこちら

　G-mailでメルマガを受信されている場合は
　「迷惑メールフィルターの解除」を設定することで
　読めるようになるようです。

　▼詳しくはこちら
　
　思い当たる場合は、確認してみてください。

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　【しごび】 の お す す め
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　ちょっとした、ひと言の罠。

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今週は、たまったメールの大掃除についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法　 ＜ メールの整理整頓(2) ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　受信メールを再チェック

　メールの整理法には

　1）事前にフォルダ分けして整理　派
　2）受信してから振り分けて整理　派
　
　とに大別されるのではないでしょうか。

　わたしは、
　自分のアカウントのメールは
　1）の「事前にフォルダ分けして整理」し

　G-mailは
　2）の「受信してから振り分けて整理」するよう
　使い分けています。

　1）で整理している自分のアカウントのメールは
　客先ごとにフォルダを作成し、受信したメールが事前に
　各フォルダに振り分けられるように設定しています。

　2）で整理しているG-mailは
　受信トレイですべてのメールを受け取り
　要・不要のメールをその都度チェックし
　必要なメールは「アーカイブ」に残し
　処理して不要になったメールは「削除」しています。

　ただ、この場合でも
　重要度の高いメールが受信した時点ですぐに分かるよう
　主要な客先や案件ごとに「ラベル」を付ける設定にしています。

　「事前に振り分ける」派か
　「後で振り分ける」派かは
　日々のメール対応状況や、好みによって
　自分の使いやすい方を選べばよいと思います。

　わたしは、まず
　「誰からのメールか」が最初に知りたいので
　客先ごとに振り分けていますが

　一括受信して、その都度
　取捨選択する方が効率が良い場合もあるでしょう。

　ただ、仕事用のメールと
　メールマガジンのように一定周期で送られてくる仕事外のメールは
　事前に振り分けておくことをお勧めします
　（それだけで処理のスピードが変わってくるので）。

　処理後に保存しているメールの量は
　1）より2）の整理法の方が少なくて済むかもしれませんが

　いずれにせよ、時間の経過とともに不要になったメールが
　残っていると思われます。

　残っている受信メールの要・不要を再チェックして
　スッキリさせましょう。

　来年に備え、振り分け方法自体を見直し
　1）から2）、あるいは、2）から1）へ
　替えてみるのも一手です。

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