今週は、メールで依頼するときの留意点についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 依頼のメール(5)
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                       先回りせず、具体的に

 依頼やお願い事をするときの留意点として
 「先回りをし過ぎない
 ことも挙げておこうと思います。

 「~していただけますか?」
 「~をお願いできますか?」

 と依頼した後に

 「でも、無理なようでしたら、ほかを当たりますので
  お知らせください」

 「対応可でしたら、早速、打ち合わせをしたいので
  弊社までお越しください」

 と、相手から「Yes」か「No」の返事を聞き出す前に
 先走って、心配したり、自分の都合を押し付けてしまうのは
 まとまる話もまとまりません。

 気の回る依頼者ほど、先の展開を読み
 1回のメールで事を進めようとしがちですが
 自分の返事を待たずに、先に話を進められるのは
 誰しも良い気持ちはしないでしょう。

 最初の依頼メールでは
 相手の意向や意思を確認するに留め

 可否や承諾を得てから
 次のステップを踏むことを
 お勧めします。「急いては事をし損じる」とも言いますから。

 さらにもうひとつ、
 依頼やお願い事をするときには
 「具体的に
 伝えることも大切です。

 「手が空き次第、手伝ってもらえますか?」
 より
 「本社に送るサンプルの梱包が間に合いそうにないので、
  14時からの1時間、作業を手伝っていただけますか?」
 
 といった具合に
 「何を」「いつまで」「どのように」
 と具体的に相手に伝えることで
 頼まれる方も判断しやすくなります。

 家族に対しても
 「少しは家事手伝ってくれない?」と依頼するよりも
 「朝のゴミ出し、手伝ってもらえないかな?」と
 具体的にお願いする方が協力は得られやすいです。

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 【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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 バレンタインデーにお会いしましょう♪

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      【仕事美人 トーク・カフェ】VOL.25
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    フレンチトーストがおいしい「喫茶ふりよん」店長           大葉 進 さん
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  テーマ:「パン職人からカフェ店長に!?
       現在進行形、若葉マーク店長の孤軍奮闘物語
」     
 
  日 時  2015年 2月14日(土) 15:00~17:00

  会 場  喫茶 ふりよん
      (広島市西区中広町1-18-22メゾン瀬川101)

  参加費  一般 ⇒ 3000円 ※ フレンチトーストと飲み物付き

      【しごび】読者 ⇒ 2000円

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今週は、メールで依頼するときの留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法              < 依頼のメール(4)
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                           丸投げ、注意!

依頼やお願い事をするとき、気を付けたいことの一つが
「相手に丸投げ」すること。

自分では対応できないから、
とばかりに、人に振る……
ということは、仕事をしていれば
ままあることですが

気を付けなければならないのは
その仕事の人への「振り方」です。

さすがにメールで
「あれやっておいて」「これ、お願い」
という依頼をすることはないと思いますが

「添付の資料見てもらえば分かるので、よろしく」
「詳細は下記のとおりです。ではよろしくお願いいたします」
と、メール1本で依頼というのは
不親切ですし、行き違いや誤解の原因にもなりかねません。

読めば分かるから、と
メールや添付ファイルに詳細に書いて
送信して完了ではなく

要点だけメールにまとめて、電話でやりとりしてフォロー
もしくは、
電話で先に要点を伝え、詳細はメールでフォロー
といった具合に

まずは、依頼内容の概要を相手に伝え
それをふまえ、具体的に要領や注意点を示すことが
重要
です。

できれば、メールで一方的に依頼するのではなく
電話や対面で相手の疑問や意向を確認する機会を
持つようにするとよいでしょう。
間違いや誤解を防げます。

「分からないことがあるときは、遠慮なくお尋ねください」

と、後からでもフォローする姿勢を伝えておくと
相手の心的な負担も軽減されます。

人に「丸投げ」する方は楽になりますが
「丸投げ」された方は、その負担を丸ごと抱えることになるので
投げきるというより、共有するという気持ちで
フォローしていきましょう。

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今週は、メールで依頼するときの留意点についてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 依頼のメール(3)
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                          依頼の後に…

 依頼やお願い事を聞き入れてもらえた。
 万事解決、めでたしめでたし……

 でも、ほんとうにそれでいいのでしょうか?

 無理を承知でお願いを聞き入れてもらった
 相手に負担になるにもかかわらず、快く引き受けてもらった
 と、相手に「悪いな」と思うときほど

 「すみません」ではなく
 「ありがとうございます」という
 感謝の言葉を忘れずに返しましょう。

 その際
 「○○さんにお願いして本当に良かったです
 というひと言を添えることをおすすめします。

 人の役に立った
 相手を満足させられた
 自分は信頼されている
 ことが分かると、頼まれた側の気持ちも満たされるものです。

 過剰な言葉や金品でなくても
 相手の厚意や行為に対して
 気持ちを返すことこそが大切。

 「おかげさま」「おたがいさま」の気持ちのやり取りが
 長く良い人間関係につながるのではないでしょうか。

 頼みっぱなし、お願いしっぱなし
 で終わらず
 その都度、感謝の言葉を返していきたいですね。

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 【しごび】 の お す す め
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今週は、メールで依頼するときの留意点についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法           < 依頼のメール(2)
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相手の意向を尋ねる

依頼やお願い事のメールで
相手から「Yes」という返事を引き出すメールの書き方とは?

「○○について修正のうえ、再提出してください」
という命令調でも
「○○について修正して、再提出してほしいのですが……」
という懇願調でもなく

「○○について修正のうえ、再提出していただけますか?

と、相手の意向をまず確認する「問いかけ調」
で尋ねることがポイントです。

「~してください」という言い回しは
意味としては「~して!」と同じ意味合いですから
自分はそのつもりはなくても
相手の意向に関係なく強い調子で指示する印象を与えます。

しかし
~していただけますか?
~をお願いできますか?
と、相手の意向を尋ねる言い回しにすれば
「~してください」よりも、強要される感がなく
受け入れやすくなります。

「一口、ご協力ください」→「一口、ご協力いただけますか?

「3カ所修正してください」→「3カ所修正をお願いします

といった具合に、
相手に何らかのアクションや対応を求める場合
「~をして」と行動を指示するより

まず、「~をしてくれる?」と相手の意向を聞くように仕向ける
ことをお勧めします。

口で言うより、メールに書くと
「して当たり前でしょ」という印象を与える恐れもあるので
打診する、意向を尋ねる姿勢が必要です。

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今週は、メールで依頼するときの留意点についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法  < 依頼のメール
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                    「Yes」の返事をもらうには?

 相手に物事を依頼したり、お願い事がある時に
 どのようなメール文を書いていますか?

 例えば

 「○○について修正のうえ、再提出してください」

 という依頼のメール。

 上記の書き方で、送る側の意図は伝わるのですが
 メールの場合「~してください」という言い回しは
 時として命令調に伝わる恐れがあり
 言葉としては少々強い印象を与えます。

 急いでいる場合は
 言葉の調子がもっと強くなり

 「早く○○を修正して、再提出してください」
 「修正して、再提出されるのはいつですか?」

 といった具合になり
 ますます威圧的に。

 かといって、気を遣い過ぎて

 「○○について修正して、再提出してほしいのですが……」

 という書き方では、メッセージとして弱々しく
 相手が対応してくれるかどうか分かりません。

 依頼やお願い事のメールでは
 できる限り相手から「Yes」という返事を引き出すことが
 ゴールになります。

 では、どのような書き方にしたら
 相手が快く「Yes」という返事を
 くれるでしょうか。

 明日の当メルマガで
 解説しますので
 考えてみましょう。


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今週は、感謝の言葉のバリエーションについてです。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法           < 感謝の伝え方(5)
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                        「お気遣いいただき」

今週は感謝の意を伝える表現の
バリエーションについて取り上げてきました。

誰しも自分のことを気にしてくれたり、気遣ってくれたりする
人がいることはうれしいものです。

ものすごく親切にされたとか
助けてもらったとか
とは別に

何かしら、相手からの配慮を感じたときの
感謝の言葉が

お気遣いいただき、ありがとうございます

です。「お気遣い」を「お心遣い」と書き換えてもよいでしょう。

相手の配慮に対する感謝のフレーズとしては、ほかに

ご配慮いただき、ありがとうございます

お気に留めていただき、ありがたい限りです

お心遣いに感謝申し上げます

などがあります。

上記の言い回しはいずれも、
相手からの申し出や手助けを遠慮するときにも
使えます。

お気遣いいただき、ありがとうございます。
こちらで対処いたしますので、大丈夫です

のように使いますが

ありがとうございます。
    こちらで対処いたしますので、お気遣いなく

という書き方もできます。
相手の厚意や贈答品を遠慮するときも
下記のように「お気遣いなく」が使えます。

お気持ちだけありがたく頂戴します。
   どうぞお気遣いなく

「いいです」「結構です」と返すより
相手に不快感を与えない言い回しなので
お薦めです。

 

 

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