今週は、メールの失敗とその対応策についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 Begin の メ ー ル 作 法      < こんなとき、どうする?(2)
◆─────────────────────────────────◆
                      敬称を付け忘れていた場合

ビジネスメールのやりとりで
「やってしまった!」という失敗と
そんなとき、どのように対処するかを
今週は考えていきましょう。

▼ケース2:敬称を付け忘れてメールを送信していた

名前も社名も間違えていないのに
敬称を付け忘れたままメールを送っていた……

これも“痛い”ミスですが
気づいた時点で、すぐに非礼を詫び
敬称を付けたメールを再送します。

お詫びの一文には
「すみません。○○様の宛名に敬称を付け忘れていました」
のように「忘れた」という言葉は印象がよくないので

敬称のない宛名でメールを送ってしまい、大変失礼いたしました。
 お詫び申しあげます

のような言い回しの工夫を。

相手の社名のほか、
相手の商品名やサービス名など、重要な語句を間違えてしまった場合も
メールの冒頭に次のような一文を添え、正しい文面のメールを再送します。

(社名の間違いの場合)
社名を誤って表記しておりました。大変申し訳ございません

(商品名などの間違いの場合)
文面に間違いがあり、大変失礼いたしました。
 改めてこちらをご覧ください

自分にとっては「うっかりミス」でも
相手からすると、
社名や商品名などを間違えたメールは
自社が軽んじられているという印象を抱き
よい気持ちはしないものです。

「相手の心をつかむメール」の第一歩は
こうした基本的なポイントをきちんと押さえたメールです。

送信前に必ず読み返し
抜けや間違いがないように気をつけましょう。

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】