今週は、 メールで失敗しないための心得についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ 余計なひと言（4）＞ ◆─────────────────────────────────◆ 無駄を整理する 「結論から書く」 「事実を正確に伝える」 というのがビジネスメールの基本の心得です。 ところが、 あったこと、起きたことから順に書いて、 相手に最も伝えなければならない核心部分が 最後になってしまう。 あるいは、 自分の意見や主張を先に展開してしまい 事実関係や実際の状況が 分かりにくくなってしまう というメールも見受けられます。 前者の場合は、 時系列にあったことを書き出してから、 最終的に、相手が最も知りたいこと、 相手に一番に伝えなければならないことを 整理してみましょう。 最初のうちは面倒でも この作業を繰り返すことで、 書き出さなくても、 頭の中で優先順位が整理でき、 結論から書けるようになります。 後者の場合は 自分の意見や主張を先に伝えてしまうと 伝える側の主観が勝り、事実とは異なったイメージで 相手に伝わる危険性があります。 起きたことに対して 「申し訳ない」「まずい」「自分のせいではない」という 感情や気持ちは一旦、脇に置いておき その場にいない相手に 「何が起きたのか」を 客観的に伝えるようにしましょう。 結論がすぐに分かり、 事実を客観的に伝えるメールは 聞き返して確認する手間がなく スピーディーに判断ができます。 そうでないメールは 無駄な記述が多いために 不正確で、ポイントが分かりにくくなるのです。 メールがうまくまとまらない、 書くのに時間がかかるという場合は 頭の中に思い浮かんで、ぐるぐるまわっている言葉を 一度書き出してみることをお薦めします。 思いを文字で「見える化」するだけで 整理がつき、最優先で伝えるべき項目を判断できます。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ 電子書籍でもお読みいただけます！ 「こんな時、どう書いたらいい？」と迷ったら…… --------------------------------------- ★『メールは1分で返しなさい』Kindle版★ --------------------------------------- 書籍は1404円ですが Kindle版は1080円です。 ぜひ、ご利用ください。
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