今週は、依頼にまつわるメール対応についてです。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ 依頼メールあれこれ ＞
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依頼の前のひと言
依頼のメールにもいろいろあります。
人に依頼するとき、
人からの依頼を受けるとき、
または、断るとき、
それぞれにポイントがあります。
人に依頼するときは
一方的に自分の都合で用件を述べるのではなく
相手の都合に気を配ること。
「明日までに〇〇の書類を準備して、提出してください」
といきなり頼みごとをするのではなく
「ご多用のところ、恐れ入りますが」
「急なお願いで申し訳ありませんが」
といった相手に配慮するひと言を添えてみましょう。
さらに、文末は命令調の「提出してください」の代わりに
「提出していただけますか」と問いかけ調にすると
文の印象が和らぎます。
急いでいる、
面倒は避けたい
といった自分の都合だけを前面に押し出しても
相手の反感は買うことはあっても同意は得られません。
自分も忙しいが、相手も同じように忙しいはず。
だからこそ、相手に時間や手間をかけることを
気遣うひと言を添えて、お願いを通しやすくするのです。
相手に快く協力や対応してもらうためには
まず気持ちよく受け入れてもらえるよう
自分から言葉を尽くして、相手の気持ちを開くことから始めましょう。
