今週は、メール環境をスッキリさせることについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法                < メールの大掃除 >
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                       アドレス帳をスッキリ

 もうすぐ師走。
 年末に向けて一段と忙しくなる時期ですが
 そろそろメール周辺の環境を整理し、スッキリさせておきましょう。

 まずは、アドレス帳の整理から。

 メールソフトのアドレス帳には
 新規に登録した人、以前から登録している人など
 複数のメールアドレスが収められています。

 アドレス帳整理のポイントは
 「名前」「社名」「メールアドレス」が判別できるように
 登録されているか、です。

 チェック項目としては
 1)ローマ字の名前を日本語に書き換えておく
 ひと目で誰のメールアドレスか判別できるので、送信ミス防止になる。

 2)重複したアドレスの整理
 同じメールアドレスを名前違いで重複して登録していたり、
 同じドメイン名の別アドレス(@より前が異なる)を
 同じ社名や人名で登録していたりすることがあるので、確認して整理を。

 3)不要なメールアドレスの削除
 心当たりのないメールアドレスや明らかに迷惑メールと分かるアドレスは
 削除。

 2)を例を挙げて説明すると……
 info@abc***.co.jp
 yamada@abc***.co.jp
 のようにドメイン名(=@abc***.co.jp)は同じでも
 @より前が異なっていることがあります。
 
 異なるメールアドレスなのに、同じ社名や担当者名で
 アドレス帳に登録していることがあるので、確認してみましょう。


 アドレス帳をきちんと整理し、正しく登録しておけば、
 送信したい相手に確実にメールを送信できます。

 ロスやミスを防ぐためにも、年に一度は見直しておきましょう。


 今週はこのように、
 無駄なく効率よく送受信するための
 メール環境の整理整頓のヒントを紹介していきます。



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