今週は、悪質メールに見るメールの書き方についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 怪しまれないメール対応（2）＞
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懸命な件名

ビジネスメールを装った
ウイルスを格納した迷惑メールの増加について
昨日述べました。

メールの件名も本文も
簡素で簡潔。

余計なこと、つまり、具体的なことは避け、
誰が読んでも思い当たるような
差し障りのない言葉が使われています。

件名なら
「送付」
「写真を添付致します」
「発注書を作成しましたのでお送りします」

本文なら
「請求書が届き次第、お支払いについてお願いします」
「キャンセル手続きが下記の通り完了しております。ご確認ください」
といった具合。

「何を送付するのか」
「どの写真なのか」
「いつ発行の書類なのか」
具体的な記述はないのが特徴ですが、
いかにも日々のメール対応で
目にしそうな書き方です。

このような迷惑メールに間違われないようにするためには
どうにでもとれるような曖昧な記述は避け
具体的に書くことがポイントです。

件名であれば
「送付」だけではなく
「2月3日懇親会　参加者名簿の送付」

「写真を添付致します」ではなく
「社内報3月号　表紙写真を添付致します」

「発注書を作成しましたのでお送りします」ではなく
「相続小冊子増刷の発注書をお送りします」

このように
「いつの」「誰の」「どこの」
などの項目について
他と区別できるように具体的に書きます。

本文も同様で
「請求書」についてなら

「何の」案件の
「いつ」発行の請求書で
「いつまで」に送付するのか
と実際に送付するにあたり必要な項目を書きます。

逆に、こうした
具体的な記述がないメールは
不審なメールとして
送信元をしっかり確認しましょう。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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ゲストの山持真美さんは
中国新聞の情報紙「フェニックス」2－3月号でも
紹介されています！

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【しごび　トーク・カフェ】VOL.29
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ひろしまオペラルネッサンス合唱団員
山持真美 さん
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2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化

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神垣あゆみ企画室

今週は、悪質メールに見るメールの書き方についてです。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法         ＜ 怪しまれないメール対応 ＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　怪しいメールとは？

　「備品発注依頼書の送付」
　「12月報告書を送りますので」
　「同窓会の開催日時について」
　「写真ご送付いただきましてありがとうございます」
　「出品者から『非常に良い落札者』と評価されました」

　上記は1月中に受け取った
　迷惑メールの件名です。

　仕事で使わないアカウントに送られてきたものだったので
　全て迷惑メールと判断できましたが、
　「備品発注依頼書の送付」とか、
　「写真ご送付いただきましてありがとうございます」という
　件名は、客先や仕事絡みの相手からかも……
　と迷うところでした。

　「発注書」
　「注文請書」
　という件名も多く、
　非常に紛らわしいです。

　このような記事もあり、
　ビジネスパーソンに向けた迷惑メールが
　増えている模様。

　▼ビジネスマンだからだまされる？　
　偽発注書から偽サポートまで巧妙化する悪質メール＆サイト
　

　こうした怪しい件名の迷惑メールには
　決まってウイルスが格納されたZIPファイルが添付されています。

　心当たりがあるように見えても
　絶対に添付ファイルを開かないことです。

　件名が紛らわしくても
　「差出人」をチェックすれば、
　判断がつきます。

　差出人名がきちんと日本語で書かれてない上に
　アドレスがフリーメールのアドレスだったり
　「info@」以降が明らに社名でないドメインだったり
　すれば、客先を装った偽メールです。

　件名一つとっても
　巧妙化している迷惑メール。

　今週は、こうした迷惑メールを元に
　相手に怪しまれないメール対応のポイントを
　紹介していきます。



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　【しごび】 の お 知 ら せ　
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　まぐまぐニュースに先週のメルマガ記事が紹介されました。


　メールや長文を読みやすくする、ひと工夫について

　▼読みづらいあなたのビジネスメールをすっきりさせる簡単な裏ワザ
　



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今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    ＜ 読みやすい文章にするには（5）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　無駄を排す

　「・・・することが重要であるといえます」

　この一文では「～すること」に加え、
　「～であるといえます」という言い回しが
　文を長たらしくしています。

　このようにもったいぶった言い回しにせず、
　「・・・が重要です」
　とすれば、文章がスッキリするうえ、分かりやすくなります。

　「・・・することが必要となります」

　この一文も
　「～すること」と「～となり」が文章をかさ増ししているので、
　取ってみましょう。

　「・・・が必要です」

　文字量が半分になりました。

　「すなわち」という接続詞も
　省いてよい場合があります。


　このように長文になるほど
　なくてもいいのに、
　文章を大げさにする言いまわしを使い、
　それがクセになることも。

　長文で説明やレポートを書くような場合
　文字量ばかり増える冗長な言い回しは排除し
　できるだけ簡潔に書くことが重要になります。

　メールでも簡潔に書くことが求められますが
　日頃から、無駄な言い回し、余計な表現を排し、
　
　“ぜい肉”のない、すっきりスリムな文章を
　目指しましょう。



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　【しごび】 の お 知 ら せ
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　会場が変更になりました！

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　　　　　 【仕事美人　トーク・カフェ】VOL.29
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　　　　　　　ひろしまオペラルネッサンス合唱団員
　　　　　　　　        山持真美 さん
     https://www.facebook.com/events/1640830632890013/
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　　テーマ：「歌のない人生なんて！？
　　　　　　　わたしがオペラのコーラスを続けるわけ」　　　　　
　
　　日　時　 2017年 2月10日（金） 19:00～21：00

　　会　場　 神垣あゆみ企画室
　　　　　　（広島市中区国泰寺町1-9-27）

　　参加費　 メルマガ読者 ⇒　読者割引あり
　　　　　 　一般         ⇒  3000円　　　
　　　　　　　※　飲み物とスイーツ 付き

　　定　員　10名　※定員になり次第、締め切ります。

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　★お申し込み方法は・・・
　　Facebookのイベントページで
　　「参加」表明を。
　　https://www.facebook.com/events/1640830632890013/





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今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法          ＜ 読みやすい文章にするには（3）＞
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                                                                     「～することができる」

「～することができます」「～することが可能です」
という言いまわし。

文字通り「可能である」ことを述べる際に使い、
とても便利。

でも、多用すると
文章が冗長になります。

例えば
「○○を使えば、劣化のリスクを低減することができ、
製品の性能低下を阻止することが可能であると考えられます」
という一文。

「～することができる」「～することが可能である」という
言い回しが一つの文に続けて用いられています。

マニュアルやレポートなど
ボリュームのある文章に
こうした言い回しを繰り返し使うと
文字量ばかりがいたずらに増え、
要点がぼやけてきます。

「～すること」を省いて下記のように書き換えると
文字量も減り、文がスッキリします。

「○○を使えば、劣化のリスクを低減し、
製品の性能低下を阻止できると考えられます」

阻止することが可能である　→　阻止できる
とし、その前にある文は「できる」が重なるので
低減することができ　→　低減でき　→　低減し
に文を整えました。

また
「最適な方法を選定することができると考えられます」

という一文は
「～することができると考えられます」といった遠回しな言い回しより
「～できます」と言い切る方が分かりやすいです。

「最適な方法を選定することができると考えられます」
↓
「最適な方法を選定できます」

言いまわしを変えると
ご覧の通り、文字量は半減。

文章を読み返すとき
「～すること」を頻繁に使っていないか
チェックしてみましょう。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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まぐまぐニュースに過去のメルマガ記事が紹介されました。

入力するとき、間違えやすい同音異義語シリーズです。

　▼「連係」と「連携」何が違う？　同音異義語の解りやすい判別方法は

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このブログの記事を書いています。
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今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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　仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法    ＜ 読みやすい文章にするには（2）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　副詞の表記

　昨日のメールマガジンで
　「メールを含む文章を書くときに
　　頻繁に使われる言葉は
　　できるだけ平仮名で表記を」と書きました。
　　
　ただ、私がいつも表記の基準としている
　「記者ハンドブック」には
　　
　副詞の「すでに」は
　「既に」「すでに」と
　漢字と平仮名が両方挙げられています。

　このようなときはどうするか。

　メールのような比較的短い文章では
　「既に」と漢字表記を使いますが

　何ページにも及ぶような長文で
　「既出」「既存」といった
　「既」を使う言葉がほかにも使われている場合は
　「すでに」と平仮名表記で統一して

　文章全体の漢字と平仮名の比率のバランスをとるように
　注意しています。

　「既に・すでに」同様、
　「記者ハンドブック」で
　漢字でも平仮名でもよしとされる副詞は

　「一層・いっそう」
　「一体・いったい」
　「全く・まったく」
　などがあります。

　メールでは、いずれも漢字表記で差し支えないと思いますが
　長文の場合は
　全体の漢字比率が高いか、それほどでもないかを見て

　よく使う副詞を
　漢字に統一するか、平仮名にに統一するかを
　判断するとよいでしょう。



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今週は、読みやすいメールにするための留意点についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読みやすい文章にするには ＞
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漢字を平仮名に

メールの文章を読みやすくする工夫の一つとして
表記の統一が挙げられます。

中でも、よく使う言葉を
漢字から平仮名に「ひらく」ことを
お勧めします。

出来る　→　できる
～する事　→　～すること
～毎　→　～ごと

このように、メールを含む文章を書くときに
頻繁に使われる言葉を
できるだけ平仮名で表記します。

漢字は平仮名よりも画数が多く、直線が多いせいか
見た目の印象もカチッと硬いのに対し

平仮名は画数も少なく、文字が曲線で構成されてやわらかいという
見た目の印象の違いがあります。

一文に使われる漢字が占める割合が多いほど
視覚的にも硬く、文字の密度も詰まって見えるので
文字量が多くなるほど、圧迫感があり
読みづらく見えます。

適度に改行を入れるとともに
文字の割合も漢字の比率を下げるために
よく使われる言葉を平仮名で統一してみましょう。

ほかにも
但し　→　ただし
色々　→　いろいろ
様々　→　さまざま

などが挙げられます。

上記に挙げた表記は
「記者ハンドブック」第13版 新聞用字用語集
を基に挙げています。

このように基準となるものを
社内で共有しておくと、
部署ごとに統一表記が違うという事態を避けられます。

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