今週は、悪質メールに見るメールの書き方についてです。 ◆─────────────────────────────────◆ 仕 事 の メ ー ル 作 法 < 怪しまれないメール対応(4)> ◆─────────────────────────────────◆ 差出人名に注意! メールの「差出人」の項目も 「個人名」「部署名」「社名」が分かるように きちんと入力しましょうと、 昨日述べました。 ある会社から実際に送られてきたメールの 「差出人」は、 「経理 担当者」でした。 しかも、添付ファイルのあるメールだったので 一瞬、ビジネスメールを装った迷惑メールと思い、 削除するところでした。 件名は、私の事務所名に「1月末お振込分 支払明細書」とあり、 メール本文にも 経理担当者の名前やメールアドレスが明記され、 添付ファイル名も私の事務所名が書かれていたので、 安心したのですが、 「差出人」の表記は危険だな、と思いました。 「経理 担当者」という差出人名は、 社内ではなんとなく予測はついても、 社外の相手からは「どこの」「誰か」は見当がつきません。 差出人名が「社名+名前」のパターンは 「株式会社○○○○ 佐藤花子」 が基本ですが 株式会社を(株)としたり (※環境依存文字は使わず、カッコから入力) 省いたり、名前を姓だけとしてもよいでしょう。 名前を入れないパターンでは 「社名+部署名」 例えば 「○○○○ 企画推進室」 「○○○○ マイナンバー収集担当」 もあります。 ある会社は 差出人名が「XXXXX@YYYYY.co.jp」となっていて、 きちんとした専用アドレスなのだろうけれど、 それが差出人になっているとは、もったいないなと思いました。 メールの「差出人」は 「件名」同様、目につき 不審なメールかどうかをチェックするポイントでもあるので、 きちんとした名称を心がけましょう。 ◆─────────────────────────────────◆ 【しごび】 の お す す め ◆─────────────────────────────────◆ このメールマガジンの内容を反映した 1冊目の著書です。 ------------------------------------- ★『仕事で差がつく できるメール術』★ ------------------------------------- わたし自身も一番好きな本です。 ぜひ、お求めください! 2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中! 「まぐまぐ大賞 2016」キャリアアップ部門で2位に入賞しました! 2015年に編集協力した単行本「一目置かれる大和言葉の言いまわし」が文庫化 カミガキのフェイスブック THEプロフェッショナル広島 取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・ 神垣あゆみ企画室