今週は、伝達手段の選択についてでです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < メールか、電話か(5)>
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メールも電話も、でいいんじゃない?

今週はメール、電話、その他の伝達手段について
取りあげてきました。

電話も、メールも、SNSも
伝達手段としてメリットもあれば、デメリットもあります。

電話だけ、メールだけ、SNSだけと限定せず
状況や相手に合わせ、
最も「早く」「確実」に伝達できる手段を
判断し、選ぶことが重要と考えます。

ちょうど昨日の午後
自分の携帯に電話が入りました。

先月記事を書かせてもらった相手からの
お礼の電話でした。

これまで何度か一緒に仕事をしたことがある人ですが
フットワーク軽く全国を飛び回っていて、人一倍多忙なのに
お礼は必ず直接電話が入ります。

こちらは仕事の用件かと思い
身構えるのですが、
お礼のみの電話で、通話時間は1分ほど。

メールでお礼を送信するより早く、
ダイレクトに連絡することで相手にも喜ばれることを
彼は知っているのです。

仕事のやり取りでも
通常はメール、場合によってはSNS
でも、込み入った用件やすぐに確認したいことは
電話が入ります。

メールを書く時間より、電話の方が早く処理できるからです

目的と優先順位がはっきりしているので
彼とのやり取りはロスがほとんどなく
ストレスがありません。

もう一つ
電話とメールをうまく使い分けているな
と思った事例があります。

ある化粧品会社は
会員登録や商品の注文は
ウェブ、メール、電話、ファクスでできます。

商品案内はカタログの郵便とメール。

商品発送の連絡もメール。

一度登録したら
自動的に定期購入となり
二度目の商品発送前に連絡メールが来るのですが

会員登録や注文の解約は
電話のみしか受け付けていません。

買う側にとっては
メールで解約できる方が楽なのですが
電話でのみ受け付けることで

オペレーターは解約理由を聞き取り、
3カ月間購入休止制度があることを説明。
それで解約を踏みとどまる客もいるのだと思います。

登録、注文という入り口は広く
解約という出口は狭い
しくみになっていて、

一度、登録した客の囲い込みが見事で
解約したとはいえ、
感心してしまいました。

電話、メール、SNSとも
伝達する際の「効果」を考えて使えば
デメリットもメリットに変換できるのではないでしょうか。

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今週は、伝達手段の選択についてでです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < メールか、電話か(4)>
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メッセンジャーやLINEは?

今週はメール、電話、その他の伝達手段の
最適な活用法を取りあげています。

迷惑に感じる電話やメールの連絡について
前回まで述べてきました。

では、FacebookのメッセンジャーやLINEによる伝達が
電話やメールに勝るのでしょうか。

余計なあいさつ抜きで
ダイレクトかつ、スピーディーに
やり取りできる点は
とても便利だと思います。

以前、東京在住者と広島の関係者
数人でメッセンジャーで
イベントの打ち合わせをした際

短時間で必要事項が決まっていき
互いの時間さえ合えば
これほど便利なものものはないなと
実感しました。

文字でのやりとりだけでなく
LINEの通話やスカイプでは
音声でやりとりができるので
時間を決めておけば
どこにいても打ち合わせや会議ができます。

一方で
複数のメンバーで
メッセンジャーやLINEでやりとりしているときに
感じるのは

本筋から外れた枝葉のようなやりとりも発生する
煩わしさです。

身近な例を挙げると
高校の同期会のやり取りを
男女の実行委員がLINEで行った際

各学年の出席者を挙げて
取りまとめていこうとしているのに

欠席者の欠席理由とか
それに付随する世間話的な話が出てきて
必要のない情報が散乱。

人数の把握が最終目的なのに
各委員からの投稿に対して
いちいちスタンプで「OK]とか「了解」
といった返答が繰り返され
タイムラインが無駄に長くなっていく……。

懇意な仲間同士のやりとりなら
それも交流の一環なのかもしれませんが
客観的に見て
長引く会議とあまり変わらぬ
やりとりと感じました。

過去の発言にさかのぼって確認したい時も
ほしい情報にすぐにたどり着けない難点も。

テーマや目的がはっきりし
参加者も短時間に物事の決着をつける姿勢で臨めば
メッセンジャーやLINEによるやりとりは
便利とは思いますが

状況によっては良し悪しで
相手を選ぶ、と感じています。

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今週は、伝達手段の選択についてでです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法 < メールか、電話か(3)>
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                         迷惑なメールとは?
 今週はメール、電話、その他の伝達手段の
 最適な活用法を取りあげています。

 電話連絡を迷惑に感じる状況について
 前回述べましたが

 では、迷惑に感じる
 メールの連絡とは、どんなものでしょうか。

 電話同様
 売り込みメールやスパムメールのほか

 何が伝えたいのか、要領を得ない内容や
 どう返信したらよいか、考えてしまうような内容のメールは

 確認するために
 再度メール送信や電話する
 時間と手間をとられ、迷惑です。

 個人か、関係者全員か
 判断できてない返信も
 無駄にメール数を増やしていると感じます。

 例えば
 BCCで送信すべきメールをCCで送信する
 個人宛てに別個に送信すべきメールをCCで返信する
 ケース。

 メーリングリストでも同様の勘違いをする人を見受けますが
 グループ全員に返すべき内容か
 個人宛てに返すべき内容かを
 判断できていないと

 FacebookやLINEのグループに入った場合でも
 同じ過ちをおかす可能性があります。

 メールのやりとりを記録として残しておく必要がある場合
 は別として

 込み入った内容を
 ぎっしりメールに書き連ねて送られてくるメールも
 考えもの。

 メールで伝える方が効率が良いはずなのに
 メールアドレスやウェブサイトのURLが間違っていて
 いざ、アクセスしようとしても正しくできない
 というケースも困ります
 (自分のメールに挿入する署名の
  間違いに気付かず使っていることもあるのでご用心)。

 時間短縮、労力の軽減のため
 メールで伝達しているのに

 読み、理解するのに時間を要する内容は
 後回しにされやすく

 内容に漏れやミスが多いと
 信頼を損ないます。

 メールで「書いて」伝える方が適切か、
 電話で「話して」伝える方が適切か

 要する時間や相手の状況などを踏まえ
 選択する必要があります。

 この選択を誤ると
 メールの便利さがだいなしになります。

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 仕 事 の メ ー ル 作 法           < メールか、電話か(2)>
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                          迷惑な電話とは?
今週はメール、電話、その他の伝達手段の
最適な活用法を取りあげています。

電話連絡を迷惑に感じる状況とは?
と考えてみると

仕事に関係ない
売り込みやアンケートの電話が
思い浮かびます。

知った人からの
用件がはっきりしない電話も迷惑に感じます。

「元気?」「久しぶり?」から始まって
雑談が延々と続くような友人知人からの連絡とか、

目的や当てもなく
思いつきで連絡してくるケースなどです。

仕事絡みの電話でも
一方的に自分の用件や都合を押しつけてくる連絡や
何が言いたいのか、あるいは聞きたいのか
要領を得ない連絡も対応に困ります。

こうした迷惑な電話をとってしまった場合
自分の業務や作業は中断され、
対応に時間を奪われていきます。

携帯電話なら、場合によっては
出ないとか、着信拒否にすることもできますが
会社の電話では、そういうわけにもいきません。

迷惑な電話連絡を受ける側の対策としては
できるだけ手短に、丁重に断りを入れて
通話を終わらせることが考えられます。

電話をする場合は
複数の用件や込み入った内容は
一度、紙に書いて整理してから
連絡を入れる配慮も必要でしょう。

結局、電話という手段が迷惑なのではなく
電話連絡の内容や連絡の仕方によっては
相手に迷惑をかける、ということ。

メールより電話の方が早く処理できるのであれば
電話を使えばよく

逆に、メールで済むことは電話でなく
メールでやりとりすればよいのです。

重要なのは、
用件を「何」で伝えるのが
時間が短くて済み、確実か
を考えてから伝達手段を選ぶことです。

 

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角の立たない言い回しシリーズ、断り編です。

▼相手をムッとさせない、頼まれ事の「スマートな断り方」とは?

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電話は迷惑?

「メールか、電話か」というテーマは
当メールマガジンでも
これまで、何度か取り上げてきましたが
今一度、考えてみたいと思います。

最近、
「メールでの連絡しか受け付けない。電話は迷惑」
といった発言をネット上で見かけます。

私は、そこまで電話の弊害は感じていないので
伝達手段として「電話も、メールもあり」
という考えです。

自分への連絡手段を「メール」のみに限定してしまうと
実際、不便なことも多くあるので
仕事用の名刺にも、メールの署名にも
電話番号、FAX番号、メールアドレスは明記しています。

一方、
Facebookのメッセンジャーや
LINEを仕事で使う頻度はあまり多くなく
こちらは家族や親しい間柄の人との連絡用
にしています。

仕事の連絡は
メールと電話がメインですが

相手によっては
メッセンジャーやスカイプを使うこともあり
実際、距離が離れている相手とはそれで
打ち合わせや連絡ができ、便利に活用しています。

どの伝達手段を
誰に対して使うかは
個人の状況、使い勝手、属性や相手との関係により
変わるものと思うので

自分に合う手段で
「伝えたい相手に」「確実に」
情報が伝わりさえすれば
それでよし、とういう考え方です。

今週は
わたし自身の経験をおりまぜながら
メール、電話、その他の
伝達手段の活用法を取りあげていくことにします。

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今週は、文章を読みづらくする要因についてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法         < 読みづらい文章(4)
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ぼやけた文末

今週は、文章を読みづらくする要因について取りあげてきました。

文末の言い回しが回りくどくはっきりしない
文章も読みづらいです。例えば

「未経験者を採用し、一から教育するということを行います」

この一文の文末を
「ということを行います」から「教育しています」
とすれば文意は変わらず、スッキリします。

「就業規則の作成が強く推奨されるところではあります」

という文末の「推奨されるところではあります」という言い回しも
回りくどく感じられる上に、
ぼやかすことで責任逃れをしているような印象を与えています。

「就業規則の作成を強く推奨します」

とする方が「作成しなければ」という推進力になります。

「申請書を期日までに提出すべきとされている以上、
それに従うべきではあります」

という一文も回りくどい上に長いです。
何らかの制約がある場合は、それを述べたうえで
「提出する」ものとして文をまとめます。

「申請書は期日までに提出します。
ただし、○○の場合はこの限りではありません」

「○○の場合を除き、申請書は期日までに提出します」

といった具合です。

断言できることばかりではありませんが
どっちつかずのことを書いても混乱や誤解を招くことになるので
言い切ることも必要。

逃げ腰の言い回しではなく
きちんと対処できる範囲で伝えれば
文もスッキリまとまります

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