2017年11月28日 | 神垣あゆみブログ

今週は、メール環境の断捨離についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕事のメール作法　　　　　　　　　　　＜ メールの大掃除（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
振り分けフォルダの見直し

今週は、メール環境の整理整頓についてがテーマです。

受信トレイにたまった不要なメールを処分したら
振り分けフォルダを見直してみましょう。

受信したメールを自動的に振り分ける設定にしている場合は
振り分けフォルダの数、振り分けルールを見直し
フォルダの要・不要を確認します。

必要があれば、新たにフォルダを設定し、
振り分ける必要がないメールは設定を解除して、整理を。

振り分けのルールは
「未読」「既読」「保留」という分け方もあれば、
案件ごと、差出人ごとに振り分けるなど
人によって異なると思います。

メールを振り分ける目的は
受信したメールの見落としをなくすことなので

自分に合う方法で設定すればよく
合わないと思えば、この機会に
別の方法を試してみてもよいでしょう。

わたしは仕事の案件ごとにフォルダを作り、
関係する人からのメールが振り分けられるように
設定しています。

終了した案件のフォルダは
メールの内容をざっとチェックして
フォルダごと削除するか、

不要なメールを削除したフォルダを
「2017年」のフォルダに移動し一時保存。
その後、見返すことがなければ
フォルダごと削除しています。

これまでの経験から
1年以上前のメールが必要になることはほとんどなく
もしもの時に備え、残しておくこともたまにあるのですが

メールは、そのときにできるだけ決着をつけて
処理していくことが大事なのかなと思います。