今週は、メールの入力ミスや誤字脱字を防ぐ方法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 < 誤りメールを防ぐコツ(5)>
◆─────────────────────────────────◆
読者の工夫・方法
今週は、「誤りメール」を防ぐために送信前に十分に確認しておきたい
ポイントとして
1)名称の確認 2)数字の確認 3)変換ミスの確認 4)読み返す
を紹介してきました。
最後に、読者から寄せられた
「誤りメールを防ぐために心がけていること」を紹介します。
———————————————————————-
私が、メール作成時に気をつけているのは「添付わすれ」です。
これを防ぐために、メール作成の順番を決めています。
1)添付ファイルを設定する。
2)本文を作成する。
3)宛先を設定する。
4)最後に件名を設定する。
あとは、誤りメールとは違いますが、件名を3文字分ずらして作成しています。
これは、返信が来たとき、Re: や Fwd: が付いてメールを探しづらいため
桁合わせのためです。
(読者 K.Bさん)
———————————————————————-
ファイルを本文作成「前」に添付することがポイントですね。
「件名を3文字分ずらして作成」はユニークな方法だと思いました。確かに目立
つので、他のメールとの混同が避けられますね。
———————————————————————-
誤りメールを防ぐためにしていることは……
1)添付を付けてから必ず開けて、自分が最終に手を加えたところなどを確認
する(改廃前の添付や、似たようなファイルの名の添付をしないために)。
2)メールアドレスは必ず最後まで見るようにする
(自動検索で入力してしまうシステムなので)。
3)自分が書いたメールの最後までスクロールする
(以前、上部が白紙と思っていたら、下部に全く違うことが書いてあったの
を使ってしまった)。
4)送った直後に送信箱を必ず確認する
(容量が大きいメールなどは、Outboxに入ったまま送信ができない場合も
あるので)。
(読者 Rさん)
———————————————————————-
送信前後のチェック事項として大事なことばかりですね。
こうしたちょっとして気遣い、確認の積み重ねが大切だと思います。
———————————————————————-
メルマガにあった「誤りメールを防ぐコツ」の
4)読み返す
声に出して読むということにとても共感しました。
私は、ライターからの原稿を校正する仕事をしているのですが、
2年ほど前から、テキスト読み上げのソフトを使っています。
黙読だけでは気が付かない誤字脱字も
音声で聞くことで見つけやすくなりました。
確かに合成音声ソフトなので、音読みを訓読みにしたりなど
「?」という部分はありますが、単語の読みを登録できるので
使っているうちに、違和感は少なくなっていくと思います。
ちょっと話がズレましたが、
取引先にちょっと長いメールを送るときも
この音声ソフトを通して確認しています。
(読者 Y.Tさん)
———————————————————————-
テキスト読み上げの音声ソフトには興味があったので、実際に使っている方の
声が聞けてありがたく思っています。
目から音に換える効用は「間違いを探す」以外にもありそうですね。
投稿してくださった読者の皆さん、ありがとうございました。
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆
読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行。
神垣が企画・編集を担当しました。
7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。
2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました!
iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】
取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室