今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 < メールか、メール以外か(3)
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                       メールの利点と問題点

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段(電話、手
紙、FAX、LINEなど)を活用した場合の連絡方法について取り上げています。

伝達手段としてメールが最適な場合とは、どんなときでしょうか。

電話と比較して考えてみましょう。

ダイレクトに相手に伝わるという点では電話と同じですが、電話との違いはメ
ールは「文字で残る」こと。

会話だけでは、後で「言った、言わない」の行き違いが生じることがあります
が、メールで文書化することで、そうした行き違いを避けることは可能です。

口答の連絡や確認だけでは心もとない場合や、記録として残す必要がある用件
については、文書化して双方が情報を共有するのにメールは最適です。

確認、打診、質問、依頼などは電話でもメールでもできますが、「今、すぐ」
確認したい、という緊急な場合を除いては、電話よりメールで対応するほうが
合理的で処理はしやすいと言えます。

断りや催促など、電話で直接、本人に伝えづらいことも、メールならば連絡し
やすくなることもあります。

ただ、やり取りする相手が増え、やり取りの内容のボリュームに比例して、送
受信するメールの量も増えていきます。そうなると、気をつけていても「見落
とし」や「返信忘れ」という事態も少なからず発生します。

メールが一般化し、やり取りする量が増え、メール以外の伝達手段も多様化し
た昨今、相手に気づかれないメール、見過ごし・見逃されるメール、不要とみ
なされ削除されるメールもまた、増えているのではないでしょうか。

送信したメールが、必ずしも相手に読まれるとは限らないことを想定する必要
があるでしょう。

かつて、メールを送信した相手に「今、メールを送りました」と電話連絡する
ということが実際に行われていました。でも、それは昔の笑い話ではなくなっ
ているのかもしれません

大事なメールに返信がない場合、届いてない、読まれてない可能性もあるので、
メッセンジャーやLINEで確認や念押しをするケースもあるからです。

メールによる伝達は絶対でも、確実でもないことを認識し、「読まれていない」
場合の対処・対策も必要になっていると感じます。

 
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 あ と が き
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 昨日は4回目の
 「大和言葉で書く一筆箋講座」でした。
 
 お礼やお祝い、お悔やみなど
 一筆箋で書いて送りたいメッセージを
 大和言葉を使って作成。

 言葉の使い方や書き換えを紹介した後
 実際に万年筆を使って書く練習をするという
 講座です。

 昨日の講座は
 母の日のプレゼントに添えるメッセージを大和言葉を使って書く、
 というテーマでした。

 大和言葉については
 神垣がレクチャーするのですが

 書き方のレッスンは
 書道サロン 優書会主宰者の 松田朗子さん
 
 松田さんの指導をわたしも一受講生として受けています。

 これが実に楽しいんです。

 大きなマスの練習帳でかなや漢字を書くって小学生以来。

 でも、実は小中学生時代に習っているはずの
 書き方の基礎ってすっかり忘れていて
 改めて“美文字”のポイントを教わると
 新鮮で、むくむくやる気がわいてきます。

 書き終えた文字を
 松田さんにチェックしてもらうのですが
 花マルをもらったときの喜びときたら
 小学生の時と同じ。いえ、それ以上。

 大人になった今だから
 もう一度、書き方を学んでみるのもいいもんです。

 そんなわたしの書き方コーチの松田さんが
 書道案内人として「書の魅力」を
 時に深く、時に濃く紹介するメールマガジンを創刊しました。

 タイトルは
 【「とにかく楽しく」書道サロン優書会 】
 
 書に関する引き出し豊富な松田さんは
 講座でも、文字の成り立ちのおもしろさや
 目からウロコの書き方のコツを
 教えてくれるのですが

 まだまだ広く深いく、そして楽しい書の世界を
 これからメルマガで紹介してくれる模様。
 わたしも読者としてワクワクしています

 最近、わたしの周りでは、ちょっとしたメルマガ創刊ブーム。

 個人が情報発信するツールが多彩にある世の中ですが
 一周して、メルマガが見直されているのかもしれません。

 これを機にメルマガ仲間が増えるとうれしいわたしです。
 書に興味のある方はぜひ。
 メールマガジン 「とにかく楽しく」書道サロン優書会

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ 世界の旅ごはん」5月13日刊行
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊! ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました!

iPhone/iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

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