今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、メール以外か（4）＞
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読者からの意見

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段（電話、手
紙、FAX、LINEなど）を活用した場合の連絡方法について取り上げています。

読者の意見を紹介します。

＜読者の意見-1＞——————————————————

伝達方法としてメールか、メール以外にするか、という判断。

私も基本的には、メールです。
ですが、緊急な連絡の場合は、メールを送ってから電話を入れるようにしてい
ます。電話は、緊急な内容のメールを送ったので確認してほしいという用件で
す。

わざわざ電話するなら、そのときに用件を言えば良いのでは？　と思われるか
もしれませんが

・電話での説明に時間がかかるかもしれない
（一応了解を得て話しますが、長くなってしまった場合相手に迷惑がかかるかも）
・長くなれば電話代もかさみます。
・メールだけですと、すぐ見てもらえない可能性も。
・「言った」「言わない」をなくす。記録を残すという意味でもメールを送る

といった理由です。
みなさんの方法やその理由もお聞きしたいです。
（読者 Y.Tさん）
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＜読者の意見-2＞——————————————————

「伝達方法としてメールか、メール以外にするか」という判断。あなたはどの
ような基準で行っていますか？」ですが、私は下記基準です。
1.メールの主目的は、
1）報連相
2）個人またはグループに一斉発信
3）連絡済確認や日時・数字などの記録を残す時
と考えています。
但し、メールを読むか読まないかは、相手次第ですが（自己アリバイ造り？）。

2.電話は、1）報連相、2）相手と1対1、3）連絡確認（だから口答で相手確認）
と思います。後で「聞いてない」「そんな電話、忘れました」などと言われ
ると困りますが。

3.メール表記は神垣様の言われるように、誤解のないような「言葉使いは、
はっきり、簡潔にを」心がけています（まだまだ修行が足りませんが）。

4.社内メールは箇条書き、メリハリ、起承転結等々です。重文や複文は避ける。

5.顧客へのメールは、1）手紙の代用か、2）報連相か、で書き方も変えています。
（読者 うしうまさん）
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＜読者の意見-3＞——————————————————

ネタになる回答を差し上げたかったのですが、
私の判断基準が、神垣さんと全く同じで、参考にも何もならずすみません。
『まさに神垣さんに1票』状態です。

でも、それが普通なのではないかと思います。
やはり、通常はメールで、電話にするのは、
・緊急の時か、
・メールで書くには、込み入っていて文章でうまく説明出来ない時、
・もしくは相手の1つ目の回答によってその先の書く内容（要件）が変わる時
だと思います。

あと、これも同じですが、電話しても話し中や出られない時は、ショートメッ
セージで簡単に説明して『連絡下さい』と入れます。

ちなみに、仕事の連絡でLINE等を使用することはありません。
メールはエビデンスも兼ねているため、後々まで残しておくには、会社のメ
ールを使うというのが大前提なので。

将来、会社が貸与するスマホにLINEを入れさせてくれて、公式に使用してい
いと認められたらそれも変わって行くかもしれませんが。
（読者 K.Kさん）
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