今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 失礼なメール(4)>
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簡略化して良いこと、悪いこと

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げています

用件を手短にまとめ、すぐ送信できるのがメールのメリットではありますが
相手に納得してもらうためには、簡略化した安易な内容では相手に気持ちも
姿勢も届きません。

例えば、既に決まっていた約束を、自分の都合で変更するというケース。
相手とも調整済みなので、後になっての変更はできれば避けたい事態ですが、
どうしても変更しなければならないこともあります。そんなとき

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別件が入ったので、日程を変更してもらえますか?
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といった自分本位の連絡は相手のことを軽視していて、とても失礼。
このように既に調整済みの日程を、こちらの都合で変更する場合は相手の都
合が優先です。

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予定しておりました5月X日の○○の打ち合わせですが
X日以降に日程の変更をお願いすることは可能でしょうか。

既に調整済みの日程変更をお願いするのは
大変心苦しいのですが
社内のトラブルのため、急遽大阪へ向かうことになりました。

X日以降でしたら
御社のご都合のよい日程に伺います

変更が難しいようでしたら
弊社の△△が私に代わり打ち合わせに伺います。

ご無理を申しあげ、大変恐縮ですが
ご検討をお願いいたします。
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上記のメールでは
1)相手に日程変更の可否を打診
2)変更の理由を述べる
3)変更日は相手の都合に合わせる
4)変更できない場合は、代わりの者が参加

相手が納得し、返事がしやすいように4つの段階を踏んで、相手
の意向を聞いたうえでどのように対処するかを述べています。

相手に受け入れてもらえるかどうかは、書き方にかかっています。
無理なお願いをするようなときこそ、自分の都合より相手の都合を考えた配慮
のある対応が求められます。

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