今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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                       無意識がもたらすもの

今週は、先日発表された第31回サラリーマン川柳 ベスト100の中から、
ビジネスシーンにありがちな対応をピックアップし、紹介しています。

サラリーマン川柳 第46位
「保存先 いつもどこかへ かくれんぼ」

メールに添付されたファイルを開き、保存したが、保存先が分からない。
WordやExcelで作成したファイルをどこに保存したか分からない。
ダウンロードしたはずの画像の保存先が分からない。
など、保存先が分からなくなり、必要なファイルがかくれんぼという経験は
ありませんか?

Windowsの場合、“かくれんぼ”しているファイルを探し出すには検索機能を
使います。

こうしたファイルのかくれんぼを防ぐためにも
・ファイルの保存先を決めておく
・ファイルに名前をつけて保存
ことをお勧めします。

ファイルがどこに保存されるかを知っておく、あるいは、どこに保存するかを
決めておけば、ファイルが行方不明になることもありません。

また、ダウンロードしたり、作成したりしたファイルに名前を付けておけば、
後で検索しやすいです。自分で識別しやすいように「20180531」と日付を入れ
たり、「0531photo01」のように通し番号を入れたりしておくとよいでしょう。

ちなみに、メールの添付ファイルは直接開かず、添付ファイルを右クリックし
て「保存」を選べば、自分が保存しておきたい場所に保存できます。

第11位には、こんな句も。
「言ったけど だれに言ったか わからない」

これはパソコン内のことではなく、職場でのリアルな発言のこと。自分で「言っ
た」記憶はあっても、誰に言ったかの記憶がないことを指しています。

ファイルの保存先が分からなくなるのも、自分が誰に対して発言したかの記憶
がなくなるのも“その先”のことを意識していないからとも言えます。

後で探すときに分かるように、という意識があれば、ファイルに名前を付けて
保存します。「誰に」「何を」「なぜ」と意識して発言すれば、「だれに言っ
たかわからない」状況は避けられるはず。

面倒がったり、その場しのぎでやり過ごしたりせず、先のことを見越して対応
したいものです。

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 【しごび】 の お 知 ら せ
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