ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから
今回は、読者のかたからの質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
読 者 か ら の 質 問 NEW 丁寧すぎるメール
◆─────────────────────────────────◆
読者の方から、下記の事例が送られてきました。
曰く「業務で久しぶりにツッコミどころ満載の
心に残る(←残念ながら良くない事例として…)メールを受信してしまい、
ご連絡したくなりました」。
確かに、事例として興味深いので、当メールマガジンでご紹介します。
＜読者が受信したメール事例＞——————————————
○△□株式会社
☆☆ 様
お世話になっております。
◇◇サポートの**でございます。
大変恐れ入りますが、状況のご確認の為ご連絡させていただきました。
誠に恐れ入りますが、△△△△の12月度分のご実績のおとりまとめ
のご状況はいかがでございますでしょうか？
御社のご事情あること重々承知しておりますが、大変お忙しいところ
大変お手数ですが、ご準備いただけましたらメールにてご連絡いただけま
したら幸いでございます。
誠に恐れ入りますが、何とぞよろしくお願い申し上げます。
———————————————————————-
読者が気になった点
・段落分けが一切されていなく、読みにくい印象を受けた。
・「丁寧すぎる言葉遣いは不要なので、必要な内容を簡潔に書いてほしい」
という要望を相手に伝えたい
先方が確認したいのは、「12月の実績を教えてほしい」の1点であるのに対し
必要以上に丁寧な言葉を使いすぎていて、要点がが分かりづらくなっています。
先方とは、数か月前からやりとりをしていて、対面したことはなく
連絡は電話やメールのみ、頻度も多くはないとのこと。
会ったことがないため、このように“丁寧すぎる”言い回しを多用しているのかも
しれません。添削して返信するわけにもいかず、でも、気になります。
対処法としては
1）先方から上記のような連絡が来る前に、毎月の実績をメールで伝える。
2）実績報告をする日を決め（毎月25日とか、毎月第4月曜とか）
その日になったら、こちらから連絡することを先方と取り決める。
3）返信の際に、
「このような丁重なメールを頂戴し、ありがとうございます。
とはいえ、業務の連絡メールですので、かようなお気遣いには及びません。」
と伝える。
4）頻繁にやり取りするわけではないので、気にせずやり過ごす。
3）は言葉にして伝える対策ですが、
場合によっては相手とぎくしゃくする可能性も。
相手を変えようとするより、1）か2）の先手を打って自分の方から提案し、
メール文の簡素化を図る方が、解決は早いかもしれません。
ついでに、事例の文例をスッキリ整理し、書き換えると……
———————————————————————-
お世話になっております。
◇◇サポートの**でございます。
△△△△の12月度分の実績について、お知らせいただけますでしょうか。
〇月〇日（木）中にご連絡いただければ、ありがたいです。
どうぞ、よろしくお願いいたします。
———————————————————————-
用件のみに絞り、返信の期日を添えることで、
どの程度急ぐ必要があるのか、見当がつきます。
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆
「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰にも教えてもらえない」
という人のためのメールマガジン
★—————————————————★
【 仕 事 の メ ー ル 心 得 帖 】＝有料版＝
★—————————————————★
月 540円（税込） 毎週金曜日配信
最新刊！ 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』
