今週は、メールボックスの整理についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < メールボックスの大掃除
◆─────────────────────────────────◆
                          まずは現状把
 師走を前に、気ばかりが焦る今日この頃。

 年末に向け、あれもこれもと思い浮かぶのですが、
 目の前の仕事をこなすのが精一杯で、
 大掃除に取り掛かれるのはいつのことやら…。

 せめて、毎日使うパソコンの中のデータの整理だけでも
 そろそろ始めなくては。

 というわけで、今週は「メールボックスの大掃除」と題して、
 日々たまったメールやデータの整理について考えてみたいと思います。

 まずは、現状把握から。
 私の場合、使用しているメールソフトは「Thunderbird」
 Webメールは「Gmail」を使用。

 「Thunderbird」では、受信したメールはメッセージフィルタを活用して、
 客先別、用途別に設けたフォルダに自動振り分けして分類しています。

 メールアカウントを仕事用、メルマガ用、私用など、複数持っているので、
 まず、アカウントごとにフォルダを作って振り分け。

 仕事用のアカウントに振り分けたメールは、
 さらに客先別のフォルダに自動振り分けしています。

 メールがたまりやすいのは、
 配信申し込みしているさまざまなメルマガ用のフォルダです。
 空き時間にタイトルが目に付いたものを優先して読むので、
 未読のメールがどんどんたまってしまうのです。

 「Gmail」の方は、客先や用件別にラベルを付けておき、
 仕事や用件が一区切りした時点で「アーカイブ」に保存しています。
 こちらは、必要なメールは検索して取り出せるので、
 細かな整理はしていません。

 明日は、受信メールの整理について述べたいと思います。

記事全文を読む

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問
◆─────────────────────────────────◆
HTMLメールの使い方

<読者からの質問>————————————————

パソコンでのメール・・・・HTMLメールの使い方が分かりません。
初心者ですが、難しいですかねー。
読者 Y.H さん
——————————————————————

Y.H さんがHTMLメールを使いたい理由がよく分からないのですが、
一般的に、自分のパソコンで使用しているメールソフトの
メッセージ形式の設定を変えれば、HTMLメールでの送受信ができる
ようになります。

Outlook ExpressのHTMLメール設定方法

Mozilla ThunderbirdのHTMLメール設定方法

Gmail のHTMLメール設定方法

ここで、HTMLメールについておさらいしておきましょう。

テキストメールが、純粋に文字情報のみで構成されるのに対し、
文字の大きさや色、フォントの種類を変えたり、図を貼り付けられるのが
HTMLメールです。

テキストメールは、すべてのメールソフトで使用できますが、
HTMLメールは受信する側も HTMLメールに対応したメールソフトの設定
にしていないと正しく表示されません。

ビジネスメールのやりとりでは、HTMLメールは敬遠される傾向にあります。
(参考記事)「HTML メール、利用者は1割に満たず」

HTMLメールを効果的に活用するには、
送信先もHTMLメールが閲覧できる設定にしているかの確認と、
HTMLメールを送信することの承認を得ておく必要があります。

一方的にHTMLメールを送信するのは控えたいですね。

記事全文を読む

今週は、相手に確実にメールを読んでもらう工夫についてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 の メ ー ル 作 法           < 読んでもらう工夫(5)
◆─────────────────────────────────◆
                       件名に差をつけるには…                      

ある技術系のポータルサイトが
登録会員向けに配信するメールマガジンでは
件名に「セミナー」と書かれていると、読者からの反応が著しく低下する
と聞きました。

日時や場所まで入れてしまうと、さらにクリック率が低下し、
サイトへの誘導も芳しくないということでした。

件名の文字量も少なすぎると反応が悪く、
文字量が多くても専門用語が並んでいたり、具体的にイメージできたりしないと、
やはり反応はよくないそうです。

確かに私自身も、
定期的に読んでいるメルマガタイトルに「PR」「セミナー」の文字を見つけると、
即座に消去してしまうことが多いです。

先日、「感謝」と件名に書かれた
メルマガ相互広告の依頼メールを受け取りましたが、
迷惑メールと思い、削除しそうになりました。

通常のメールでも
「お礼」「お詫び」という件名は、迷惑メールと間違いやすいです。

名刺交換した相手から後日、
「山田太郎です」と件名にフルネームを入れたメールをもらうことがありますが、
このような場合は苗字だけより相手を認識しやすいです。

▼ まとめる能力、抽出する能力
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
相手に確実にメールを読んでもらうには、
送信のタイミングもポイントの一つですが、
やはり件名に左右されることは見逃せません。

上記に挙げたのは、メルマガの例ですが、
通常のビジネスメールにも当てはまる留意点です。

同じ件名でやりとりを続けている場合も、
注意して読んでほしい内容が含まれるときは、
件名を変えて送信することもときには必要。

相手が関心を持つ件名を、その都度意識して考え、工夫していくことが
読ませるメールの第一歩です。

キャッチコピーを作る、要点をまとめることを
日ごろから意識して続けるだけでも
件名の書き方に差が出てきます。

 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、相手に確実にメールを読んでもらう工夫についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法           < 読んでもらう工夫(3)
◆─────────────────────────────────◆
即レスには即レスで

相手に確実にメールを読んでもらう工夫として
送信するタイミングを見計らうこともポイントです

メールが集中する休み明けを避ける以外にも
即レスには即レスで対応する、というのもあります。

メールのやりとりで
「今、相手がパソコンの前にいる」
と分かるときがあります。

そういう時は、即座に返信。

相手からもすぐにメールが返ってくるので
何回かやりとりをすれば、数分で用件が片付きます。

外出や出張が多く、つかまりにくい相手からのメールをキャッチしたとき
この「即レス体制」で臨むようにしています。

パソコンの前にいることが多い相手の場合は
そこまで切羽詰ることもないのですが
つかまりにくい相手は、タイミングを逃すと
確認事項や対応が先送りになることもあるので
集中して対応し、一度に処理することを心がけています。

場合によっては
電話でのやりとりに切り替えることもできますよね。

ただ、雑談のようなメールにこの「即レス体制」で臨むと
やりとりがエンドレスになりがちなので、要注意です。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、相手に確実にメールを読んでもらう工夫についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法           < 読んでもらう工夫(3)
◆─────────────────────────────────◆
休み明けの送信を避ける

相手に確実に自分のメールを読んでもらうには、
件名を目立たせる工夫のほかに、
送信するタイミングもあなどれません。

最も避けたいのが、休み明け。
月曜の朝や連休明けの朝です。

休みの間に送信されたメール(迷惑メールも含む)が
たまっているので、受信する側は注意がそれ、
通常のメールでさえ見落としやすくなっています。

休み明けのメール受信は、いわば、渋滞状態。
大事な用件を伝えるなら、
メールが集中する渋滞時期をはずすか、
メール以外の伝達方法をとるのが無難でしょう。

このメルマガも、月曜から金曜の5日間の配信のうち、
月曜日は読者からの反応が一番少ないです。

私自身も休み明けの朝はばたついていることが多いので、
読者の皆さんも似たような状況なのかも…と想像しています。

送信したのに読んでもらっていなかった
という状況を避けるためにも
送信するタイミングを見計らうことが大切です。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む
今週は、相手に確実にメールを読んでもらえる工夫についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法      < 読んでもらう工夫(2)
◆─────────────────────────────────◆
件名の強調

件名に送信元を明示するものが増えてきました。
最近、私が受信したメールの件名にも

【ウィメンズネットワーク中国】 →団体名
【TシャツAnything】 →社名
【きもの遊び便り】  →グループからのお知らせ

とあり、それぞれ【 】で囲んだ送信元が件名の最初に入り、
その後に件名が続いています(当メルマガもそうです)。
この形式の件名は、どこからのメールかすぐ分かるので、
目にすればほぼ確実にメールを開いて読みます。

一方で、このような件名もあります。

【重要】大至急ご確認下さい
【要確認】新パスワード発行の手続き

上記はいずれも、迷惑メールの件名です。
このように【重要】【要確認】を件名の頭に入れたメールには、
どうにでも取れるような曖昧な件名が後に続いているのが特徴です。

本物の重要メールには

【重要】Netアンサー規約変更のお知らせ

のように、具体的なサービス名や社名が入っており、
送信者欄も企業名などがきちんと入っています。

重要なお知らせメールの場合は、むしろ【重要】を件名に入れず、

重要なお知らせ(WebStyle)
【新生銀行】「電子お取引レポート」のお知らせ
クロネコメンバーズのWebサービス本登録完了のお知らせ

上記のように社名やサービス名を明示する方が、
紛らわしい迷惑メールと差別化しやすいです。

件名を強調する記号としては【 】が目立ちますが、
[ ] 《 》を使用したり、■を使うのもひとつです。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細
◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

メールマナーの基本を一冊に!

仕事で差がつくできるメール術 (青春新書INTELLIGENCE 167)
仕事で差がつくできるメール術 (青春新書INTELLIGENCE 167)

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む