今週は、「サラリーマン川柳」に見るメール対応の留意点を紹介。
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仕 事 ‎Begin の メ ー ル 作 法      < 「サラリーマン川柳」より
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紙対応でよい場合、悪い場合

先日、発表された第31回サラリーマン川柳 全国ベスト10

身につまされる句も多いのですが、メール対応や言葉遣いなど、職場でのリア
ルな様子を映す句もあり、面白いと思いました。そこで、今週は趣向を変えて、
「サラリーマン川柳」ベスト100の中から、ビジネスシーンにありがちな対応
をピックアップし、紹介していこうと思います。

サラリーマン川柳 第5位
「電子化に ついて行けずに 紙対応」

神様のごとく素晴らしい対応を指す「神対応」に掛けて、デジタル化の逆とも
いえる紙での対応を言い表した一句。

メールで済む伝達、メール添付で対応できる連絡を、紙の書面で行う相手にい
らつくという場面、どこの職場にもあると思います。

20位にはこんな句も。
「社内エコ 無駄を無くせと 配る紙」

社内エコで、コピー用紙などの無駄使いをなくすように呼びかける通達が、紙
で回ってくる……という矛盾。

でも、64位にはこんな句も。
「辞めますも SNSで 済ます部下」

メールやSNSで済む用件と、紙の文書で示さなければならないこと、どちらに
するかの判断が世代によっても捉え方が異なることもあるでしょう。

先日、自分宛てに「これは書面で送付されるのが正式なのでは?」という類の
連絡が、メール添付で送信されてきて驚いたことがあります。

専門家に確認すると「メールでは本人が見落としたりして読まれない可能性が
あるので、メール送信するのであれば、少なくとも開封確認を付ける必要のあ
る内容。でも、本来は書面で送付すべき」との見解でした。このとき、メール
の開封確認を使うべき状況を改めて知りました。

見積書や請求書はメール添付で行われているケースもありますが、契約書や警
告などは書面で郵送、場合によっては内容証明が必要なものもあります。この
ようにメールか、書面かという判断や対応を間違うと、重要度の高い内容ほど、
やり取り自体が成立しない場合もあるので注意が必要です。

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今週は、読者の方からの質問に答えます。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法   < 読者からの質問(4)
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                   「お世話さまになっております」

<読者からの質問>—————————————————-

日頃気になっている同僚の言葉遣いについて質問させてください。

その同僚は、電話での応対時にきまって
「いつもお世話さまになっております」と挨拶をします。

私は「さま」が不要だと思うのですが
最近、企業への電話でもそのような挨拶を返されました。

神垣様はどのように思われますか? ご教示いただけますと幸いです。  
 
                           (読者 Y.Kさん)
———————————————————————-

「お世話さまは、相手に何かをしてもらったときに使う言葉ですが、客先に対
しては「さま」を付けず、「いつもお世話になっております」とするのが好ま
しいです。

これは電話対応に限らず、対面や書き言葉でも同様です。

バックナンバーでも取り上げているので、参考にしてください。

▼「お世話様でした」< 読者からの質問 >VOL.2692

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今週は、読者の方からの質問に答えます。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法         < 読者からの質問(2)
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宛名に「社長様」

<読者からの質問>—————————————————-

社内メールで気になった記述がありました。
(自分宛てはCc:で到着)

自社の社長宛に
「xxxx社長様」の書き出し「様」付けに違和感を覚えました。
仮に自分が社長宛に出す場合は
「To:xxxx社長」としています。

何故か社長に関わらず、上長の役付には「To:xxxx役名」の
習慣が自分の中にありました。
自分の記述方法と併せて如何なものでしょうか?
(読者 H.Tさん)
———————————————————————-

役名+様の表記に対する違和感、私も全く同感です。
役名=敬称なので、本来役名のある人への宛て名に敬称である「様」は不要で
す。

ただ、ここ数年メールの宛名に「役名+様」と表記するほか、電話でも自社の
社長なのに社外の人に対しても「○○社長様」と呼ぶケースが見受けられます。

過去のメルマガでも取り上げたことがあります。

この記事を書いたのは2014年ですが、現状はあまり変わっておらず、むしろ慣
習化しつつあるように感じています。

過剰な敬語もそうですが、相手に気をつかう余り、本来の使い方ではないのに
丁寧過ぎる言い回しが蔓延し、やがて日常化する傾向がビジネスの場でも言葉
を取りまく環境でもみられます。

その結果、正しい言葉の使い方をしている人が少数派になり、正しいのにそれ
を使いづらい状況になっていることを残念に思います。

 

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【しごび】 の お 知 ら せ
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広島限定情報ですが……

今日、RCCラジオ「おひるーな」に出演します。
14時ごろの「おひるーなプラス」のコーナーで
新刊の紹介を兼ね
ビジネスメールの活用をテーマに15分ほど話をする予定です。

▼RCCラジオ「おひるーな」


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今週は、表記の違いについて取り上げます。
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仕 事 の メ ー ル 作 法         < 漢字か、平仮名か(5)>
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                         漢字にしやすい言葉

メールや文書で使用頻度の高い接続詞も、漢字より平仮名書きをお勧めします。

前に述べた事柄に条件をつけたり、その一部を保留したりするときに用いる
「ただ」。変換候補には「唯」「只」が挙がってきますが、「ただ」に。

例)A案で良いと思います。ただ、システムやサイトの変更が必要です。

前述の事柄に対し、その条件や例外などを示す「ただし」。「但し」と書きま
すが、平仮名に。

例)○○の使用は禁止です。ただし、例外もあります。

そのうえに、あるいはという意味で使う「また」。変換候補には「又」「亦」
などが挙がりますが、「また」に。「またしても」「または」と使うときも
平仮名表記です。

例)至急、確認をお願いします。また、修正がある場合は・・・

▼平仮名書きする接続詞
ただ ただし また

ほかにも変換候補に挙がるまま漢字表記にしやすい言葉を挙げます。

▼こと
「あんなことになるとは」「このことは内密に」「そんなこととは知らず」の
ように抽象的な内容を指す形式名詞として使う場合の「こと」。

▼ため
「IoTを設計に活用するため」「結婚するため退職します」「雨のため延期」
のように使う「ため」も変換候補に挙がるまま「為」を使いがちですが、平仮
名の「ため」です。

▼…(を)はじめ
「社長はじめ役員が参加」「金融をはじめとするさまざまな分野」「福岡をは
じめとした九州の食材」などに使う「…はじめ」も「始め」や「初め」ではな
く平仮名書きの「はいじめ」です。

上記の平仮名書きの統一に参考にしたのは、記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集です。

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【しごび】 の お 知 ら せ
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「書けるいい女」になる講座、第6回は5月22日(火)です。

テーマは、仕事のミスをフォローするときのひと言です。

————————————————-
大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座 第6回
————————————————-

日 時 5月22日(火) 19:00~

場 所 書道サロン 優書会
(広島市中区本川町2丁目4-8 田室ビル303)

参加費 4000円(材料費込み)※持ち物不要

★前納、2回目以降の参加は 3000円

▼お申し込み方法は・・・

上記のFBページで参加ポチ+コメント
または
件名「一筆箋5/22」として
お名前と当日連絡がつくメールアドレスを
kamigakiss@gmail.com
へお送りください。
こちらから申し込み受付のメールの送付で、正式受付完了です。

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今週は、表記の違いについて取り上げます。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法   < 漢字か、平仮名か(3)
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                            敬称の表記

「記者ハンドブック」では敬称の表記は漢字表記の「様」とされています。

ほかにも「神様」「仏様」のように漢字で書く習慣が強い言葉も新聞表記では
「様」で統一されています。

ただ、「お客さま」「皆さま」などは、なるべく「さま」と平仮名書きすると
「記者ハンドブック」にはあります。

「お世話さま」「お互いさま」「お疲れさま」「ご苦労さま」のように接尾語
として使う場合も、表記は「さま」です。整理すると……

▼「様」と表記する言葉
・敬称として使う場合    … 佐藤様
・漢字で書く習慣が強い言葉 … 神様 仏様 王様 観音様 殿様 

▼「さま」と表記する言葉
・なるべく平仮名がよい … お客さま 皆さま 奥さま 午前さま
・接尾語として使う場合 … お世話さま お互いさま お疲れさま 
              ご苦労さま ありさま 続けざま

ちなみに皇族に対する敬称は新聞表記では「皇后さま」「皇太子さま」と平仮
名書きを用います。「記者ハンドブック」では「様」は敬称の表記としていま
すが、新聞記事で使う敬称は原則「氏、さん、君、ちゃん」としています。

メールの宛名で使う敬称は「様」「さま」どちらを使うのがよいか、と尋ねら
れることがあるのですが、新聞表記に則れば、漢字表記の「様」ということに
なります。

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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法   < 漢字か、平仮名か(3)
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                        繰り返す言葉の表記

「近々」「点々」のように、同じ漢字が二つ重なる熟語は、新聞表記では繰
り返し符号「々」を使ってよいとされています。
(例)近々 点々 人々 大々的 三々五々 戦々恐々

繰り返し符号を使う言葉としてはほかに、次のような言葉もあります。
(例)先々週 前々回 先々代 翌々週

ただ、「先々週の打ち合わせ」とするより「5月2日の打ち合わせ」、「前々回
の定例会」とするより「第3回の定例会」と、具体的な日にちや回数を書くほ
うが誤解や混乱を避けられます。

繰り返し符号を使う言葉の中でも「色々」「各々」「様々」は、新聞表記では
「いろいろ」「おのおの」「さまざま」と平仮名書きに統一されています。
比較的、文書で使うことの多い言葉だからかもしれません。

また、新聞表記では同じ単語や熟語を重ねた「畳語」の2語目が濁る場合は、
その部分を平仮名で書いてもよいとしています。
  
(例)返す返す・返すがえす 重ね重ね・重ねがさね 好き好き・好きずき 
   離れ離れ・離ればなれ

例えば「かさねがさね」と入力すると、「重ね重ね」「重ねがさね」の両方
が変換候補に挙がりますが、2語目を平仮名で表記する方が濁って読むことが
分かりやすいというのはあります。

上記の表記の違いは「記者ハンドブック」に基づくものです。上記に挙げたこ
とが絶対的なルールというわけではありません。ただ、表記する際に迷ったら、
こうした新聞の統一表記は一つの基準として参考になるので、お勧めする次第
です。

▼記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集

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