今週は、気になる敬語の使い方について取り上げます。
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仕 事 Begin の メ ー ル 作 法          < 気になる敬語(4)
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「お送り差し上げます」

——————————–
見本の画像をお送り差し上げます。
——————————–

上記の一文で伝えたいのは「見本の画像を送ります」ということです。

ここで使われている「差し上げます」は、「くれる」「あげる」の謙譲語なの
で、「お送り差し上げます」は「送ってあげます」と敬語を使って言っている
ということになります。

この場合は、「差し上げます」を使わなくても、謙譲語「お~いたす」を使い
「お送りいたします」とする方が適切と考えました。そこで下記のように書き
換えてみました。

——————————
見本の画像をお送りいたします。
——————————

もっと簡潔に「見本の画像を送付しました」としても相手に失礼にはなりません。

「差し上げる」については、VOL.3073で取り上げた文例の「ご連絡差し上げま
した」について読者から質問があったので、紹介します。

<読者からの質問>—————————————————
VOL.3073の中で、
「御社のメールマガジンを拝読させていただきご連絡差し上げました。」が
「御社のメールマガジンを拝読し、ご連絡いたしました。」に書き換えられ
ていましたが、「差し上げました」を「いたしました」に換えたのは何故で
しょうか。
(読者 Y.Nさん」)
———————————————————————

「差し上げる」は一見、丁寧な言葉ではあるのですが「くれる」「あげる」
の謙譲語です。

「ご連絡差し上げた」とすると、元の文は「連絡してあげた」という意にも
取ることができ、上から目線の印象を与える言い回しと思ったので「差し上
げました」を「いたしました」に変えました。

VOL.3073では、この点が説明不足だったので、改めてここで紹介します。

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今週は、気になる敬語の使い方について取り上げます。
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 仕 事 Begin の メ ー ル 作 法    < 気になる敬語(2)
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                   「おっしゃっていただいてます」

——————————————
X社長もおっしゃっていただいてますように、
今一度立ち位置を明確にする折かと思います。
——————————————

上記は、自分より目上の人物(X社長)お発言を受けて意見を述べた一文です。
伝えたいのは「X社長も言っているように」ということ。

「おっしゃっていただいてます」を分解すると
「言う」の尊敬語「おっしゃる」+「もらう」の謙譲語「いただく」
+丁寧語「ます」となり、明らかに敬語を使いすぎているのが分かります。

この場合、尊敬語「おっしゃる」のみでよく、謙譲語「いただく」も丁寧語
「ます」も不要で、下記のように整理できます。

——————————————
X社長もおっしゃっているように、
今一度立ち位置を明確にする折かと思います。
——————————————

この例のように、敬語を過剰に使っても相手に対する敬意が高まるわけでは
ありません。

言葉を敬語で飾り立てるより、的確に敬語を使い、文をすっきりまとめること
を心がけましょう。

関連するバックナンバーはこちら
▼「おっしゃっておられました」< 気になる敬語(4)>VOL.2859

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今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 失礼なメール(5)>
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上から目線の物言い

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げてきまし
た。

「上記の説明でお分かりですか?」

書き手は、自分の説明で相手が理解できたかどうかを知りたくて、上記のよう
な問いかけをしているのですが、読み手によっては「上から目線で偉そうに」
ととられる可能性も。

「私の言っていること、お分かりですか?」

という話し言葉での確認の仕方も同様の印象を与えます。この場合

「上記の説明で分かりにくい点がございましたら、お知らせください」

このように相手が理解したかどうかの確認より、自分の説明に分かりにくいと
ころはないだろうかという尋ね方をすれば、相手に失礼な印象を与えません。

「広島へ行くついでに御社へ寄らせていただきたいのですが」

という一文も自分では相手に気を遣わせないようにと「ついで」という言葉
を使ったとしても、相手に与える印象は良くはありません。

「広島へ行くことになりましたので、御社へ寄らせていただきたいのですが」

と「ついで」を取るだけで印象は変わります。

気遣いをしたつもりでも、それが相手に不快な印象を与えてしまったのでは、
意味がありません。

メールを送信する前に、相手はどう感じるか、どう捉えるかを考えて読み返し
てみましょう。自分の視点から相手の視点で読み直し、立場が逆転した偉そう
な物言いになっていないか、確認してみることです。

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今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法     < 失礼なメール(4)>
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簡略化して良いこと、悪いこと

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げています

用件を手短にまとめ、すぐ送信できるのがメールのメリットではありますが
相手に納得してもらうためには、簡略化した安易な内容では相手に気持ちも
姿勢も届きません。

例えば、既に決まっていた約束を、自分の都合で変更するというケース。
相手とも調整済みなので、後になっての変更はできれば避けたい事態ですが、
どうしても変更しなければならないこともあります。そんなとき

———————————————–
別件が入ったので、日程を変更してもらえますか?
———————————————–

といった自分本位の連絡は相手のことを軽視していて、とても失礼。
このように既に調整済みの日程を、こちらの都合で変更する場合は相手の都
合が優先です。

——————————————————-
予定しておりました5月X日の○○の打ち合わせですが
X日以降に日程の変更をお願いすることは可能でしょうか。

既に調整済みの日程変更をお願いするのは
大変心苦しいのですが
社内のトラブルのため、急遽大阪へ向かうことになりました。

X日以降でしたら
御社のご都合のよい日程に伺います

変更が難しいようでしたら
弊社の△△が私に代わり打ち合わせに伺います。

ご無理を申しあげ、大変恐縮ですが
ご検討をお願いいたします。
——————————————————-

上記のメールでは
1)相手に日程変更の可否を打診
2)変更の理由を述べる
3)変更日は相手の都合に合わせる
4)変更できない場合は、代わりの者が参加

相手が納得し、返事がしやすいように4つの段階を踏んで、相手
の意向を聞いたうえでどのように対処するかを述べています。

相手に受け入れてもらえるかどうかは、書き方にかかっています。
無理なお願いをするようなときこそ、自分の都合より相手の都合を考えた配慮
のある対応が求められます。

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            今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法      < 失礼なメール(3)>
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                           不適切な表現

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げています

自分では、特別な意味はなく使っている言葉でも、第三者の視点では蔑視的に
映る言葉があります。例えば「外人」。

自分では名称として使っているつもりでも、蔑称ととられかなねない言葉なの
で「外国人」とするのが適切です。
(実は、私自身がそうで、メールマガジンに書いていたのを読者の方に指摘さ
れて以来、気をつけています)。

「60歳過ぎの高齢の退職者」という言い回しも「過ぎ」は「超える」や「以上」
に言い換え、「高齢の」は書く必要のない言葉と言えます。

「男のくせに」「女のくせに」「子どものくせに」といった、相手を見下すよ
うな表現も不適切です。

学校では「父兄」ではなく「保護者」を使うことが通例になっています。
「片親」という言葉も不適切とされ、「母子家庭」「父子家庭」を使い、
「連れ子」は「○○さんの長男」「○○さんの長女」のように書きます。

心身の障害についての表記でも、例えば「足に障害を持つ」とういう表現では
なく「足に障害のある」「足の障害がある」とします。

専門分野の仕事をする人が自分のことを「技術屋」「建築屋」などと使ったり、
店舗を人に示す時に「駅前の惣菜屋」、あるいは愛称として「八百屋さん」
「パン屋さん」などと言ったり書いたりします。しかし、人の職業や肩書を
「○○屋」で示すのは避けましょう。

自分には蔑視する気持ちはなくても、そうした言葉を使うことで蔑視している
ととられる可能性がある場合を考え、別の言葉に言い換えるほうが賢明と考え
ます。

言葉を使う側に悪意や差別意識はなくても、使われた側の立場で不愉快に感じ
たり、失礼と思ったりする言葉は使わないという意識を持つことが大切です。

差別語、不快用語については「記者ハンドブック」などに掲載されています。
まずは、知ることから始めましょう。

記者ハンドブック 第13版 新聞用字用語集」

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今週は、相手に失礼なうっかりミスについてです。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法           < 失礼なメール(2)>
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                       言葉の勘違いや取り違え

ちょっとしたミスや間違いが、結果的に相手を不愉快にさせていることがあり
ます。今週は、相手に失礼なメールの誤り、間違いについて取り上げています

■昨日は、部長と偶然、駅で落ち合いました。

上記の文は、「偶然、駅で一緒になりました」とか「偶然、駅でお会いしま
した」とするところを、間違えて「落ち合いました」としている例です。
「落ち合う」は、約束をしてある場所で一緒になること。「偶然落ち合う」と
いう使い方はしません。

■古い資料ですが、お役に立つのであれば法外の喜びです。

上記の文は、「望外の喜び」とするところを間違えて「法外の喜び」としてい
る例です。「法外」は、程度が並外れているという意味ですが、「法外な要求」
「法外な値段」のように悪い意味合いで使うことが多い言葉。

対して「望外」は、望んでいた以上である、という意で使います。相手のため
になって、これほどうれしいことはありません、と伝えたいのに、間違いによっ
て相手にその意図が伝わらない残念な例です。

■部長の的を得たご助言のおかげで、トラブルが解決しました。

上記の文にある「的を得た」は、「的を射た」あるいは「当を得た」を混同し
て使っている例です。このように、相手に感謝や称賛の気持ちを伝えたい時に
も言葉を間違えてしまうと、相手に苦笑される結果に。

ちょっとした言葉の間違いですが、言葉の使い方を間違えると、真意が伝わら
ないだけでなく誤解を招いたり、あらぬ疑いを持たれたりということも。
特に目上の相手に使い慣れない言葉を使って、文章を飾らないことです。

 
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相手の言葉や対応を打ち消すのではなく、受け入れ、肯定する対応
について取り上げています。

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