今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、メール以外か（3）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　メールの利点と問題点

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段（電話、手
紙、FAX、LINEなど）を活用した場合の連絡方法について取り上げています。

伝達手段としてメールが最適な場合とは、どんなときでしょうか。

電話と比較して考えてみましょう。

ダイレクトに相手に伝わるという点では電話と同じですが、電話との違いはメ
ールは「文字で残る」こと。

会話だけでは、後で「言った、言わない」の行き違いが生じることがあります
が、メールで文書化することで、そうした行き違いを避けることは可能です。

口答の連絡や確認だけでは心もとない場合や、記録として残す必要がある用件
については、文書化して双方が情報を共有するのにメールは最適です。

確認、打診、質問、依頼などは電話でもメールでもできますが、「今、すぐ」
確認したい、という緊急な場合を除いては、電話よりメールで対応するほうが
合理的で処理はしやすいと言えます。

断りや催促など、電話で直接、本人に伝えづらいことも、メールならば連絡し
やすくなることもあります。

ただ、やり取りする相手が増え、やり取りの内容のボリュームに比例して、送
受信するメールの量も増えていきます。そうなると、気をつけていても「見落
とし」や「返信忘れ」という事態も少なからず発生します。

メールが一般化し、やり取りする量が増え、メール以外の伝達手段も多様化し
た昨今、相手に気づかれないメール、見過ごし・見逃されるメール、不要とみ
なされ削除されるメールもまた、増えているのではないでしょうか。

送信したメールが、必ずしも相手に読まれるとは限らないことを想定する必要
があるでしょう。

かつて、メールを送信した相手に「今、メールを送りました」と電話連絡する
ということが実際に行われていました。でも、それは昔の笑い話ではなくなっ
ているのかもしれません

大事なメールに返信がない場合、届いてない、読まれてない可能性もあるので、
メッセンジャーやLINEで確認や念押しをするケースもあるからです。

メールによる伝達は絶対でも、確実でもないことを認識し、「読まれていない」
場合の対処・対策も必要になっていると感じます。

　
◇─────────────────────────────────◇
　あ と が き
◇─────────────────────────────────◇

　昨日は4回目の
　「大和言葉で書く一筆箋講座」でした。
　
　お礼やお祝い、お悔やみなど
　一筆箋で書いて送りたいメッセージを
　大和言葉を使って作成。

　言葉の使い方や書き換えを紹介した後
　実際に万年筆を使って書く練習をするという
　講座です。

　昨日の講座は
　母の日のプレゼントに添えるメッセージを大和言葉を使って書く、
　というテーマでした。

　大和言葉については
　神垣がレクチャーするのですが

　書き方のレッスンは
　書道サロン　優書会主宰者の　松田朗子さん。
　
　松田さんの指導をわたしも一受講生として受けています。

　これが実に楽しいんです。

　大きなマスの練習帳でかなや漢字を書くって小学生以来。

　でも、実は小中学生時代に習っているはずの
　書き方の基礎ってすっかり忘れていて
　改めて“美文字”のポイントを教わると
　新鮮で、むくむくやる気がわいてきます。

　書き終えた文字を
　松田さんにチェックしてもらうのですが
　花マルをもらったときの喜びときたら
　小学生の時と同じ。いえ、それ以上。

　大人になった今だから
　もう一度、書き方を学んでみるのもいいもんです。

　そんなわたしの書き方コーチの松田さんが
　書道案内人として「書の魅力」を
　時に深く、時に濃く紹介するメールマガジンを創刊しました。

　タイトルは
　【「とにかく楽しく」書道サロン優書会 】
　
　書に関する引き出し豊富な松田さんは
　講座でも、文字の成り立ちのおもしろさや
　目からウロコの書き方のコツを
　教えてくれるのですが

　まだまだ広く深いく、そして楽しい書の世界を
　これからメルマガで紹介してくれる模様。
　わたしも読者としてワクワクしています

　最近、わたしの周りでは、ちょっとしたメルマガ創刊ブーム。

　個人が情報発信するツールが多彩にある世の中ですが
　一周して、メルマガが見直されているのかもしれません。

　これを機にメルマガ仲間が増えるとうれしいわたしです。
　書に興味のある方はぜひ。
　メールマガジン　「とにかく楽しく」書道サロン優書会

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」5月13日刊行。
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！

iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

　　　　　　　　　　

今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 Begin の メ ー ル 作 法　　　　　 ＜ メールか、メール以外か（2）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　使用頻度の変化

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合、メール以外の手段（電話、手
紙、FAX、LINEなど）を活用した場合の連絡方法について取り上げています。

前回、伝達方法としてメールか、メール以外にするか、という判断を
私の場合は「相手」への伝わり方を基準にしている、と書きました。

より早く、確実に相手に伝わる手段はメールに限らず、相手の傾向や好み、伝
達する時の状況により変わると考えるからです。

メールを書きかけて、いや、電話する方が早いと思い直し、電話することもよ
くあります。逆に、電話するよりも書いて記録として残すために敢えてメール
にしておくこともあります。

メールで用件のポイントを先に送信してから、電話でフォローや説明する。
あるいは、電話で先に伝えておいて、後からメールで関連資料やデータを送る
ということもあります。

同じ相手でもメールのみのやり取りだけでなく、状況によってはメール→電話、
電話→メール　ということがあるほか
仕事のやり取りはメールや電話で、仕事以外のやり取りはメッセンジャーやLINE
というケースも。

こうして自分自身の伝達の仕方を棚卸ししてみると、メールを軸に他の手段を
組み合わせていることが結構多いと感じました。

一方、家族や親族とのやり取りは、もっぱらLINEで、パソコンやスマホのメー
ルを使うことがめっきり減りました。

そういえば、電話も携帯電話以外で連絡を取り合うことが増えました。最初は
LINE電話は家族とのやり取りだけに使っていましたが、LINEやメッセンジャー
でやり取りする相手からは、その無料通話機能を使って連絡が入ります。

私は事務所にも自宅にも固定電話がありますが、もっぱら留守番電話やFAXと
して使うのみで、電話として使うことがなくなってきています。

会社では固定電話もまだまだ機能し、メールによるやり取りも頻繁ですが、
個人レベルでは伝達ツールによって使用頻度が徐々に変化していることを実感
します。

あなたは、仕事とプライベートで主体とする伝達ツールに変化はありませんか？

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

本でも、電子書籍でも、アプリでも！
お読みいただけます。

—————————————————
★『さらりと返せる、大人のメール表現334』Kindle版★
—————————————————

書籍は1337円ですが
Kindle版は1080円です。

本書をもとに制作した
iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】も好評！

ぜひ、ご利用ください。

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」5月13日刊行。
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！

iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

今週は、状況に応じた最適な伝達方法についてです。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ メールか、メール以外か ＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　判断の基準

以前、行った当メールマガジンの読者アンケートで、今後、取り上げてほしい
テーマとして、下記の意見をいただきました。

———————————————————————-
メールのみならず、メール以外の手段（電話、手紙、FAX、LINEなど）も活用
した場合の連絡方法について。
（メールはあくまで伝達手段の道具の一つに過ぎないと考えた場合、他の手段
　とメールとの組み合わせ。さらには、メールを使わない場合とはどんな状況、
　場面となるのかについて）
———————————————————————-

上記のご意見のとおり、メールは伝達の一手段であり、相手や状況に応じて、
その他の伝達手段を使い分けたり、組み合わせたりする必要があると常々感じ
ており、私自身の方法だけでなく、読者の皆さんはどうしているのだろうか、
という興味もあります。

今週は、メールが最適な場合とそうでない場合や、メールと他の伝達ツールと
の組み合わせについて取り上げてみたいと思います。

伝達方法としてメールか、メール以外か、という判断。
あなたはどのような基準で行っていますか？

私の場合は、判断のポイントは、伝達する「相手」にあります。

伝えたい相手にもっとも早く確実に連絡がとれる方法は何か、をまず考え、
対応することにしています。

ですから、メールだけ、電話だけ、メッセンジャーだけで済むやり取りもあれ
ば、状況によっては複数の伝達手段を組み合わせることも多いです。

ある客先の担当者の場合は、基本的にはメールでやりとりしますが、急ぎのと
きや込み入った内容を伝えるときは電話をします。
その担当者の私への伝達パターンが、「基本はメールで、急ぎのときは電話」
というパターンが多いからです。

しかし、私からその担当者に急ぎの用件を電話する場合、相手が会議や打ち合
わせ中で、電話をしても繋がらないことも多々あるので、コールと留守電にメッ
セージを入れて、相手からの返信を待ちます。

すぐに返答を要するときは、携帯メールで返答してほしい用件をのみ書き込ん
で送っておきます。そうすれば、携帯メールで返信があったり、間もなくして
電話があったりするので、急ぎの用件も処理できます。

メールのみのやり取りで完結する場合もありますが、私が最も多いのはこの
「基本はメールで、急ぎのときは電話」というパターンです。

デスクワークより外出していることが多い相手は、急ぎのときはメールよりメッ
センジャー、メッセンジャーより電話ということもあります。

紙媒体の制作を依頼している付き合いの長いデザイナーとは、仕事の依頼もや
り取りもLINEに落ち着いています。私からの誌面の修正指示は、プリントアウ
トした原稿に朱を入れ、スマホのカメラで撮影してLINEで送るという方法をとっ
ており、修正確認はDropboxにアップされたPDFデータで行う、という流れが2人
の間で定着しています。

ただ、私の場合は、メッセンジャーやLINEは懇意な相手や仲間内のやりとりに
使うケースがほとんどで、客先とのやり取りはメール・電話が主体です。

理由は、伝達する相手が、パソコンをメインの伝達手段とする人が圧倒的に多
いからです。ですから、相手がデスクワークをする時間の比率が低い場合は、
自ずとメインとする伝達手段が変わるのではないでしょうか。

伝達方法としてメールか、メール以外にするか、という判断。
あなたはどのような基準で行っていますか？

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

　「書けるいい女」になる講座、
　第4回は明日、4月17日（火）です。

　テーマは、母の日の贈り物に添えるひと言です。

　————————————————-
　大人のたしなみ「大和言葉で書く一筆箋」講座　第4回
　————————————————-

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」5月13日刊行。
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！

iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室

今週は、否定的な文を肯定的に書き換える文例を紹介。
◆─────────────────────────────────◆
　仕 事 Begin の メ ー ル 作 法 ＜ 肯定的に書く（5）＞
◆─────────────────────────────────◆
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　誘いを断るときの返答

今週は、否定的な一文を肯定的に書き換える例を紹介してきました。

人から誘われる飲み会やランチ、交流会の類。
参加したいけど、参加できない場合もあれば
できれば参加したくない場合もあり、いずれにせよ、断り方に困るものです。

本当に忙しくて、それどころじゃない場合は
「すみません。今、忙しいので参加できません」
と本音が出そうになるものですが、
忙しいことを理由にしてしまうのは、できれば避けたいもの。

かといって
「申し訳ないのですが、今回はちょっと…」
と気が進まない誘いにはっきり理由を言わずにやり過ごすのも
あとあと人間関係に支障をきたすことに。

このようなときは
「あいにく、今立て込んでおりますので
　落ち着いたらこちらからお声がけしますね」
という返答の仕方があります。

まず「あいにく」を使って、相手の誘いに今は応えることができない状況を伝
え、時間の余裕ができたら改めてこちらから声をかけます、と前向きな姿勢で
返答すれば、相手も気を悪くしません。

その場で拒否・拒絶するとそこで関係も途切れますが、一旦相手の意向を受け
とめ、次の機会にこちらからアクションを起こす旨を伝えれば、相手も安心で
きます。このように、バッサリ切り捨てて終わりにせず、先に可能性を残す断
り方ができるといいですね。

◆─────────────────────────────────◆
　【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

★8冊目の著書「迷わず書けるメール術」5月20日発売!

読んだら旅に出たくなる本「空飛ぶ野菜ソムリエ　世界の旅ごはん」5月13日刊行。
神垣が企画・編集を担当しました。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。
ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

書けるいい女になりましょう。大和言葉で書く一筆箋講座「行書コース」開講

2005年創刊！　ビジネスメールを書くときに役立つ無料メールマガジン配信中。
「まぐまぐ大賞 2017」ジャンル別賞の知識・ノウハウ部門で5位に入賞しました！

iPhone／iPad向けアプリ【 ビジネスメール文例辞典 】

THEプロフェッショナル広島

取材、ライティング、編集のお問い合わせは・・・
神垣あゆみ企画室