今回は、読者のかたからの質問にお答えします。
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　読 者 か ら の 質 問 NEW　　 　　　 相手にプレッシャーを与える言い回し
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先日、読者の方から下記の質問をいただいたので
今回は「過去の質問」の掲載ではなく、メルマガ上でお答えします。

＜読者からの質問＞—————————————————

メールの相手にプレッシャーや威圧感を与えるけど、
丁寧で上品な言い回しが、あれば教えてください。

文章の最後に「？」を入れた”～でしょうか？”が、
続くと怖い印象になると覚えがあるのですが、あまり品がないと思います。

何度も何度も〆切や確認ミスが続く方に、
文章として指摘を残すメールを送るとき、
どんな言い回しを使うのが良いでしょうか？
(読者　A.S さん)
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「何度も何度も〆切や確認ミスが続く方に、文章として指摘を残すメールを送る」
際に、相手にプレッシャーを与える言い回し、という質問ですが

このようなケースでは、
品の良い言い回しにするほど、丁寧でソフトな言葉づかいになるので、
相手にプレッシャーを与えることはできない、と思います。
相手は気づかないか、つけあがるかのどちらかでしょう。

私は、このような場合、はっきり言い切ることにしています。

通常は、言い切ってしまうと、キツイ印象を与えるので避けていますが
いつもの逆パターンの対応で、
敢えてキツク伝えることで、相手にプレッシャーを与える効果がある程度ある、
と考えるからです。

「問いかけ」型と「言い切り」型で対比して文例を挙げてみましょう。

▼「問いかけ」型

次回は、期日厳守で書類をご送付いただけますか。

「～いただけますか」の代わりに「お願いします」を使うと
「次回は、期日厳守で書類の送付をお願いします」
となり、言い方としては優しい感じになります。

▼「言い切り」型

次回は、期日厳守で書類をご送付ください。

もっとキツク言い換える場合は「～いただきます」を使います。

次回は、期日厳守で書類をご送付いただきます。

言い切りの一文だけでなく、「なぜ、期日厳守なのか」という理由を添えると
説得力が増します。例えば、こんな感じ。

次回は、期日厳守で書類をご送付ください。
と申しますのも
提出期限を過ぎた書類は、翌月の処理となるため
立替分の支払いも1カ月先となるからです。
処理も支払いも滞るため、必ず期日に書類をご送付ください。

「こちらも困るが、あなたも困る。なぜなら・・・」と困る「理由」を添えると
相手に少なからずプレッシャーを与えることになると思います。
「書類をご送付ください」と繰り返すことで、印象づけます。

とはいえ、こういう場合、メールでやりとりするより
一本電話を入れて、直接、伝える方が効果的です。
その際は、極力丁寧でソフトな言葉遣いで。

「ご多用とは存じますが、当方も処理が遅れて困っておりまして。
恐れ入りますが、書類提出は期日厳守でお願いいたします」

という感じでしょうか。

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【しごび】 の お す す め
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広島の技術翻訳会社　トランスワード社の代表
仲谷幸嗣氏のブログに、ビジネスメールに大切な視点が書かれていたので
ご紹介します。

4項目目にある「会社でのEメールの上手な使い方」は、
特に役所で取り入れた方がよいアイデアだと思います。

▼翻訳会社トランスワード社長のブログ
「会社でのEメールの賢い使い方」

 

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今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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    仕 事 の メ ー ル 作 法                                         ＜ 読者からの質問（4）＞
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                                                                                                         時間の表現

＜読者からの質問＞—————————————————-

質問です。
美容室に予約電話がかかってきた時に
間違いを防ぐため予約時間を言い変えて復唱すると思うのですが
（16時⇒午後4時）

10時、12時、17時の時間を表現するのに最適なのは、
どのような表現でしょうか。

10時を午前10時と表現すると、夜10時のはずないやろ！　とツッコまれそうで
おかしいでしょうか。朝10時などのいい方がいいでしょうか

12時は12時とそのまま言うのがスッキリしている気がしますが
零時、正午、正午零時なども間違っていないでしょうか。
午後零時は二重表現にあたりますでしょうか。

午後5時も間違っていないとは思いますが
夕方5時の方が時間帯的にはより適切な気がします。

時間の適切な表現について教えていただきたいです。
（読者 S.Mさん）
———————————————————————-

電話のやり取りで、相手に正確に時間が伝わり、記憶に留めてもらうことを考
えると

10時　→　午前10時、朝10時
12時　→　正午、昼12時
17時　→　午後5時、夕方5時

とするのが良いように思います。

一般的な美容室では、時間としては10時から19時くらいの時間設定でしょうか
ら「10時」といえば、言う方も言われる方も午後ではなく「午前10時」を想定
・認識するとは思いますが、

時間の前に「午前」「午後」が付くだけで、時間の認識がしやすくなります。
「朝」「昼」「夕方」も同様で、言葉を添えることで、時間のイメージがしや
すくなると思いませんか。

ただ、「午前」「午後」を使うと少々堅苦しい感じもするので、懇意な相手や、
親しみやすい口調でやり取りしたい場合は「朝」「昼」「夕方」としてよいの
ではないでしょうか。

私が以前通っていた美容室は、予約があれば深夜営業もするところで、夜の11
時とか、終了が午前1時なんてこともあるということでした。そのような特種
な営業形態の場合は、「10時」だけでは朝か夜か分からないので、時間の前に
「午前」「午後」、あるいは「朝」「夜」を添えてやりとりする必要があります。

どの言い方が正しいとか適切というよりも、この場合は、相手に正確に時間が
伝わることが大切なので、店側、客側が双方とも取り違えず時間を認識できれ
ば、どのような言い方でも良いと考えます。

ちなみに新聞表記では
時刻は「午前」「午後」を使い、「午前10時」「午後5時」のように書きます。

昼の12時ちょうどは「正午」、昼の12時15分は「午後0時15分」、
夜の12時ちょうどは「午前0時」、夜の12時15分は「午前0時15分」
と表記します。

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　　　　　　　　　　　　　　今週は、読者の方からの質問にお答えします。
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　仕 事 の メ ー ル 作 法 　　　　　　　　　＜ 読者からの質問（3）＞
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　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　「下さい」か「ください」か

＜読者からの質問＞—————————————————-

以前、「漢字表記かひらがな表記か」についての質問をメルマガで取り上げて
いただいた中で、「下さい」の表記についてのバックナンバーが載せてあり、
「ちょうだいしたい」という意を表す時は漢字の「下さい」、動詞の連用形に
補助動詞として付く場合は「ください」にするとのことでしたが、それを意識
しながら仕事をしている中で疑問に思ったことがありました。

「ご連絡ください」は、「連絡して」を敬語にするために「ご～ください」を
当てはめているので平仮名の「ください」になるかと思っているのですが、
親しい間柄の人などに「ご連絡下さいね」という場合は「連絡ちょうだい」
という意図で使うので漢字の「下さい」になるのかなと、判断に迷っています。

同じ「ごれんらくください」でも意図によって「ください」を漢字にする場合
と平仮名にする場合があるのでしょうか。

「ご報告ください。」「ご報告下さい。」も同じように迷っています。

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（読者 Y.Nさん）
———————————————————————-

上記の「漢字表記かひらがな表記か」についての質問のバックナンバーはこちら

▼「いたします」か「致します」か＜ 漢字か、平仮名か ＞　VOL.3078

「下さい」と「ください」について整理すると……

・漢字の「下さい」は、動詞「くれ」の尊敬・丁寧表現

・かなの「ください」は補助動詞として、何かをお願いするときや、
　敬意を表すときの尊敬・丁寧表現

「下さい」「ください」ともに敬語として使うことができます。

相手に、連絡を「ちょうだい」という意で伝えるときは
「連絡を下さい」
ですが、敬語にする場合は「連絡」の前に「ご」を付けて
「ご連絡を下さい」。

※ここでのポイントは、いずれも「下さい」の前に「を」を入れること。

ただ、敬語で伝えるなら「ご連絡を下さい」より
「ご連絡をいただけますか」
と言い換える方が丁寧で収まりが良いと思います。

一方、「連絡してほしい」という意を伝えるときは
「連絡してください」
「ご連絡ください」

この場合の「ご連絡ください」が敬語として機能します。

表記をもとに違いを挙げれば、上記のようになりますが、そこまで厳密に表記
の違いにこだわる必要はないと思いますので、
目上の相手には「ご連絡ください」
そうでない相手には「連絡してください」
と使い分ければよいのではないでしょうか。

「報告」の場合も表記の違いに基づくと
「報告をちょうだい」という意を伝えるなら「報告を下さい」
報告を求める場合は「報告してください」「ご報告ください」
ですが、

敬語で使うなら「ご報告ください」
そうでない場合は「報告してください」
とすればよいと思います。

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