今週は、読者のかたからの質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法              < 読者からの質問
◆─────────────────────────────────◆
                          「御中」の扱い

先週、取り上げた呼称に関連する質問です。

<読者からの質問>————————————————

●社外の相手の呼称 について質問なんですが、

「○○株式会社御中 山田部長様」
という書き方は間違いなのかどうかが知りたいのですが….

●あともうひとつ、例えば

(株)△△△新聞社 メディア開発局 メディア部 田中様
の場合、どこに「御中」をつければ良いのか迷います。

(読者 N.M様)
——————————————————————

「御中」は、基本的に相手が特定できない場合に使います。
上記の質問のように「山田部長」宛てと分かっている場合は

「○○株式会社 山田部長」

と「御中」は使いません。
部長も敬称なので、「様」を使う場合は
「○○株式会社○○部長 
 山田様」
とします。

送り先の個人名が分からないときは
「○○株式会社 御中」
のみで問題ありません。

2つめの質問の場合も「メディア開発局メディア部の田中様」と送り先が
特定できていますから、「御中」は不要です。

「(株)△△△新聞社 メディア開発局 メディア部 
  田中様」

で問題ありませんが、(株)は表記として略式なので、株式会社と表記する方が
良いでしょう。
「株式会社△△△新聞社 メディア開発局 メディア部 
 田中様」

※バックナンバー< 適切な呼称 >はこちら

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 か ら の お 知 ら せ
◆─────────────────────────────────◆

拙著『仕事で差がつくできるメール術』の書評が掲載されています。

アマゾンの読者レビューもうれしいですが、
こうして書評で紹介されるのもうれしいものですね。

しかも、IT系のサイトだったので、意外でもあり
感激しました。

▼ITエンジニアの方にもぜひご一読いただきたいです!
http://www.amazon.co.jp/dp/4413041674/ref=nosim/?tag=shigotobijinn-22

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、呼称の使い分けについてです。
◆─────────────────────────────────◆
 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法            < 適切な呼称(4)
◆─────────────────────────────────◆
                          社内外の人の呼称

人に対する呼称は、社内か、社外かで変わってきます。

社内の場合、上司のことは「名前+役職」で「山田部長」とか「小川課長」
という書き方をします。

同僚は「さん」付けが一般的です。役職のない先輩、後輩、部下に対して
も「さん」と書くと好感が持てます。年下の相手や部下を「くん」付けす
るのは控えたほうが感じがいいですね。

社外の相手に対して自社の社員のことを書く場合をみてみましょう。

対外的に上司の名を挙げるときは「役職+名前」で「部長の山田」「課長
の小川」とします。役職がない場合は名前だけとなりますが、「担当の岡
本」「営業の山本」としてもよいでしょう。

社外の相手の呼称で、役職のある相手は「役職+名前+様」で「部長の山
田様」と書くと無難。役職がない相手は「様」か「さん」付けが適切です
が、「担当の岡本様」「営業の山本さん」という書き方もできます。
社外の相手に「あなた」を使うのは避けたほうがよいでしょう。

▼関連する記事


 
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

カミガキのフェイスブック

カミガキのツイッター

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

記事全文を読む

今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法        < 読者からの質問(5)
◆─────────────────────────────────◆
おすすめの本

<読者からの質問>————————————————

文章能力をあげるには、小説がよい、とおっしゃっていましたが、
神垣さんが参考にする本、または内容が良質で好きだと思える本があれば
是非教えていただきたいのです。
(読者・R.Iさん)

——————————————————————

R.Iさんには、以前、文章能力を上げるための訓練として、新聞のコラムや
小説を読むことをアドバイスしました。

日経の「春秋」朝日の「天声人語」など、新聞の一面下にある短いコラ
ムは、文章の運び、文末の始末など、文章を書く上でのお手本になる内容
であること。
小説を読むことで読解力、表現力が養われる、そんなことをお伝えしました。

読む小説は、その人の好きなもので良いと思っています。
私の場合を申し上げますと、未だに繰り返し読むのは山本周五郎の短編です。

ちなみに、今読んでいるのは文庫の「扇野」という短編集。
帯には「厳しさと優しさのまなざし」とありますが、周五郎作品の魅力は
人の心の機微をうまく捉えて表現しているところです。

時代物の人情話が多いのですが、けなげに潔く生きる人の描写に思わず涙
がこぼれることも…。きちんとした日本語が読める点も好きです。

夏目漱石と芥川龍之介は二十歳前後のころ、好んで読んでいました。この
ような古典的な小説は、好き好きもあると思うので、自分の好きな作家の
作品を続けて読むとよいかもしれません。

趣味で読むのはもっぱら恋愛小説で、山田詠美、藤田宜永が好きです。
両者とも短編作品が秀逸です。

▼ 仕事に必要なのは想像力
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

読む能力が上がる、つまり、読書量が増えると自然と書く能力も上がって
きます。

私の周りには、30代、40代から読書を始めたという人も少なくありません
が、彼らの文章はとてもわかりやすく的確。それまで本を読むのも文章を
書くのも苦手だった、というのが信じられないほどです。

若いときから継続して読むこと、書くことを続けている人は、文章も安定
しています。

読書の利点は、想像力が鍛えられ、相手の気持ちを読み取ることができる
ようになることです。ノウハウ系の本より小説をお勧めするのは、そのた
めです。

読書で養った相手の気持ちを推し量る心、思いやる力は、仕事をするうえ
でもきっと役に立つと思っています。

扇野

ビジネスメールを書くときに役立つ
最新の記事が無料で読めます。

平日日刊で無料配信。登録はこちらから
最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(4)
◆─────────────────────────────────◆
「またの再会」

<読者からの質問>————————————————

先日十数年ぶりに知人(一緒に仕事をした人)に会うことができました。

一緒に食事をして別れた翌日、お礼のメールの中で締めくくりの文章と
して「またの再会を楽しみにしています」と書いたのですが、送信した
あとこれって「新しい新年」と同じように同じ言葉を繰り返す重ね言葉
かなと感じました。

言葉としては、よく使うと思いますが、「またの」と「再会」が同じ意
味と考えると「またの再会を楽しみにしています」という使い方は間違っ
ているような気がします。
(本当に間違っているのかは分からないのですが...)

しゃべっているときは、なんとも思わない事が文字にすると「あれっ変
だな」と思うことがあります。

【しごび】さんは、こんな経験は無いですか...
(読者・亜麻乃 時夜句さん)

——————————————————————

「またの再会」。
重ね言葉(重言)に相当するかどうか、私が調べた限りでは分かりません
でした。ですが、意味を考えると「また」と「再」が重複しているように
思います。

この場合は「では、またお会いしましょう」「再会できることを楽しみに
しています」と書き換えられそうですね。

このように意味が重複する言葉でよく目にし、私自身も気をつけているのが
「~感を感じる(た)」という表現です。

「危機感を感じる」「違和感を感じた」と「感」を続けて書いてしまいが
ちですが、「危機感を抱く」「違和感を覚えた」と書くのが適切でしょう。

「かねてから」「従来から」「本来から」というのも重複した表現になり
ます。うっかり使ってしまいがちですが、「かねて」「従来」「本来」と
いう言葉の中にすでに「~から」という意味が含まれています。

「かねてお約束していた」「従来、当社では」「本来の言葉の意味は」と
「から」をつけずに使います。

そのほか、使ってしまいがちな重複する表現としては、次のようなものが
挙げられます。

あらかじめ予約しておく  ⇒ 予約しておく
まず最初に、一番最初に  ⇒ 最初に、最後に、まず初めに、一番先に
各位殿、各位様、~様各位 ⇒「各位」自体が敬意を表すので敬称は不要

必ず必要になる   ⇒ 必要になる
期待して待っている ⇒ 期待しています、心待ちにしています
新しく新調した   ⇒ 新しく購入した、新調しました

挙げればきりがありませんが、話し言葉では気づかなくても文字にすると
気がつくことが多いですね。

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

記事全文を読む

今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(3)
◆─────────────────────────────────◆
                         「ご確認ください」

<読者からの質問>————————————————

仕事上、「ご確認ください」を使うことが多いのですが、
なんだか命令形ぽい感じがして
「ご確認していただけますでしょうか」もまどろっこしく
「ご確認くださいませ」というふうに「ませ」をつけることがあります。
なんだか女性的?な感じもして違和感を感じています。
これって、どうなんでしょうか?
(大阪の男性読者・N.Iさん)

——————————————————————

「ご確認ください」のように「~(して)ください」という表現は、
話言葉で使う場合は気にならないのですが、メールの場合だと命令調
に感じることがありますよね。

そこで私は

「ご確認をお願いします」 → 依頼形

「ご確認いただけますか」 → 疑問形

この2パターンを使うようにしています。

一緒に組んで仕事している相手にメールで指示を出すようなときは
「~ください」はなるべく使わず、例えば
「この部分の修正をお願いします」
「再度、お送りいただけますか」
と書くようにしています。

「~くださいませ」
は私も多用していたのですが、相手によっては好まない人もいるので
(男性が多いように思います)最近は使うのを控えてます。
これは多分に、読む側の好き嫌いの感覚の問題だと思います。

メールは読み手の精神状態によって良くも悪くも受け止められることが
あるので、なるべく感じのよい表現を選ぶようにしています。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

記事全文を読む

今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(2)>
◆─────────────────────────────────◆
数字の並置

<読者からの質問>————————————————

教えていただきたい事がございます。
例えば、「平成16年と平成17年」と年号等を繋げて表記(並置)する場合、
繋ぎに使う記号は何が正しいのでしょうか。

私は、上記のような数字の場合は「平成16,17年」とカンマを使っており
ましたが、カンマはおかしい、「、」ではないかという意見が社内で出ま
した。
(読者・F.Sさん)

——————————————————————

結論から言いますと、読点「、」でもカンマ「,」でもかまいません。
ただ、一般的には読点を使用する場合が多いようです。

私が調べた限りでは「朝日新聞の用語の手引き」によると…

コンマ(神垣注:同書では「コンマ」と統一表記)は横組みにした洋数字
の位取りに使用する。
横組みの文章の区切りは読点と句点を使い、コンマは使わない。

とあります。ここで言う「横組み」とは横書きのことです。
このような場合、私も基本的に「平成16、17年」と読点を使っています。

しかし、翻訳会社の知人に問い合わせたところ「平成16,17年」とカンマ
で区切るのも間違いではないとのことです。

横書きの場合、カンマで区切るほうが見た目に締まるというかシャキッと
した印象になるようです(特に数字の並置では)。

要は、その文章内で読点で表記するか、カンマで表記するかの統一がとれ
ていればよいのではないでしょうか。

ただ、思いますに「平成16、17年」と、初めに挙げた数字につく単位「年」
を省く書き方は見落としや誤解を招く危険もあります。
ですから、私は「平成16年、17年」と単位である「年」を入れて表記する
ようにしています。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む