今週は、読者のかたから寄せられた質問にお答えします
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仕 事 ‎の メ ー ル 作 法               < 読者からの質問
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                         「ご連絡」の使い方

<読者からの質問>————————————————

仕事のメールでよく使う「連絡」についてですが、こちらから連絡する
場合、「ご連絡」の使い方はどうすればいいのでしょうか?

例えば、

~ご連絡させていただきます。
or
~連絡させていただきます。

丁寧に言うのであれば、「ご連絡」の方がいいように思ったり、
自分自身のことだから、「ご」を付けないで「連絡」の方がいいのか、
考えれば考えるほど分からなくなってしまいました。
(読者・EM太郎さん)

——————————————————————

確かに、迷うところです。私も、時折、どう書いてよいか分からないこと
があります。

この場合、「連絡」の前に「ご」をつけるかつけないかというよりも、
「させていただきます」の使い方に着目してみましょう。

本来、「させていただきます」は相手を立て、許しを得ておよぶ行為に使
われていた表現といえます。

自分の行為(つまり、相手に「連絡する」)を失礼のないよう表現するの
であれば、
「ご連絡いたします」
と書き換えると、文章としてすっきりするのではないでしょうか。

メールに使う文例としては

後ほどこちらからご連絡いたします。

資料を拝見してから、ご連絡申しあげます。

という書き方があります。

※「~せていただく」については、平成19年2月2日の文化審議会答申の
「敬語の指針」では『「させていただく」の使い方の問題』として
次のように解説されています。

——————————————————————

「(お・ご)……(さ)せていただく」といった敬語の形式は、基本的には、
自分側が行うことを、

ア)相手側または第三者の許可を受けて行い

イ)そのことで恩恵を受ける

という事実や気持ちのある場合に使われる。

したがって、ア)、イ)の条件をどの程度満たすかによって
「発表させていただく」など「…(さ)せていただく」を用いた表現には、
適切な場合と、あまり適切だとは言えない場合とがある。

——————————————————————

この指針にのっとると、上記の「ご連絡させていただきます」は
ア)とイ)の条件に該当しない表現と思われます。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問(5)
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ブログへのコメント

<読者からの質問>————————————————

ブログへのコメントを残す際の作法もまた教えてください。

—————————————————- 読者 Kさん

作法とまではいきませんが、自分だけでなく、そのブログを見るほかの人
も自分のコメントを読んでいると意識することがポイントではないでしょ
うか。

相手と自分にしかわからなかったり、通じない内容であれば、ブログにコ
メントするより、直接メールするほうが好ましいです。

ほかの人が読んでも笑えたり、共感できるコメントを意識して書くと、コ
メントを重ねながら、その話題について他の人とも盛り上がることができ
ます。

また、ブログ初心者に見られがちなのが、来たコメントすべてに同じくら
いのボリュームで返事を書き続けるうちに疲労していく、というパターン。

コメントをくれた相手を大事に思うがゆえの対応ですが、実際問題、これ
は気力も体力も要し、本人の消耗も激しいのです。真剣に書きすぎたため
に誤解を生み、トラブルになることもあります。

私は、コメントに対する返信は感謝の気持ちをメインに述べ、その他につ
いてはあっさりまとめるようにしています。

▼ 負の循環に加わらない
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

三年近くブログを続けていると、たまに中傷めいたコメントが書き込まれ
ることがあります。中には、自分のブログで批判し、ご丁寧にこちらのブ
ログにトラックバックしてくるものもありました。

この手のコメントを書き込む人は必ず匿名か無記名。メールの場合もフリ
ーメールを使い、自分のブログももちろん匿名。決して自分の素性を明か
しません。

でも、自分の名前も名乗らず好き勝手なことを書くのは批判でも批評でも
なく、ただの落書きです。

書いた本人はそれで気がすむのかもしれませんが、こういう場合、書かれ
た私以上にそれを読んだ私の大切な人たちが嫌な思いをし、悔しがります。

ネガティブなコメントにはネガティブな心しか宿りません。そこには負の
循環しかないのです。だから、かかわらず相手にしません。ネガティブな
心の人と同類になりたくないからです。

なんでもあり、やったもん勝ち。それがネットの世界なのかもしれません
が、だからこそ自分に中に節度や基準を持つことも大事だと思っています。

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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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読者からのコメントです。
——————————————————————
失敗と欠点 これがあるから 進歩する。
(中略)
この本が 何度も読むにつれ 自分自身のことと
オーバーラップしてきます。
他人事とは 到底思えないのです。
(大阪のK.Kさん)
——————————————————————

失敗したこと、そこから学んだことを書いてます。
でも、全部自分の糧になってるんですよね。

青春新書インテリジェンス『 仕事で差がつく できるメール術
http://www.amazon.co.jp/dp/4413041674/ref=nosim/?tag=shigotobijinn-22

◇─────────────────────────────────◇
あ と が き
◇─────────────────────────────────◇

著書が刊行されてからというもの
友人知人がこぞって
書店から携帯メールを送ってくれるのです。

「あったよ! 一冊だけ残っとった」
「あこにはなかった」
「今、こうたけん」
というメッセージと写真付き。

平積みや立てかけて置いてある本を
すかさず激写して添付して送ってくれます。

おそるべし、影の軍団。

お目当ての本を探すのって
見つけるまでドキドキします。

携帯メール送ってくれる仲間たちも
みんなドキドキしながら
探してくれてるのかなぁ…

広島市内の書店では、私の手作りPOPを
本に貼ってます! 探してみてね。

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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問(3)
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 「など」と「等」

先日、まどろこしい表現として「など」を当メルマガで取り上げたところ、
http://blog.mag2.com/m/log/0000146166/108197228.html
読者のかたから次の質問をいただきました。

<読者からの質問>————————————————

本日の「など」の使い方で、「等」についてはいかがでしょうか。
「など」と「等」は同じものなのでしょうか。
それとも違うものでしょうか。

————————————————– 読者 T.Hさん

「など」も「等」も同種類のものを並べ、似たものがほかにもあることを
表すときに使用する言葉です。

同じ意味合いを持ちますが、「等」は公用文書や法令に使われることが多
く、「など」より改まった文書で使われる傾向にあります。

使用する場合、どちらが良いということではなく、文章を書く際にどちら
かに統一されていれば良いと思います。

共同通信社「記者ハンドブック」では、「等」は新聞漢字表にない音訓と
して、「など」に統一表記されています。

▼ 文章が冗長になるので多用は禁物
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

以前、自費出版のエッセイの原稿を編集した際、筆者が「等々」という表
現を使っていたのが気になり、校正時に「などなど」と朱を入れました。

すると筆者から「『などなど』という表記はやめてほしい。そんなつもり
で書いたのではない」とクレームが入りました。筆者は「とうとう」と読
ませ、使いたかったのでしょう。

どちらにしてもあいまいな表現に違いはないのですが、漢字で書くほうが
キマルというイメージがあるのかもしれません。

以前にも述べましたが、「など」を多用すると文章があいまいでまどろこ
しくなるので、使い過ぎは禁物。「等」「等々」「などなど」も同様です。

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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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読者からのコメントです。
——————————————————————
いつか本にしてほしいなぁと思ってました。
Memoしながらメルマガを読んでたんですが、本っていう形が好き。
(ハナビさん)
——————————————————————

やっと、本になりました。
【しごび】をいいとこどりした内容です。

青春新書インテリジェンス『 仕事で差がつく できるメール術 』
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 仕 事 美 人 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問(2)>
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                           メールの文章

 翻訳の仕事をする男性読者から、次のようなメールをいただきました。
  
 <読者からの質問>————————————————

  下のようなメールを翻訳のお客様に出したところ、社内の人から「言葉
  遣いが偉そうだ」という意見をもらいました。確かに、私はときどき、
  書くものがそっけなさ過ぎるという批評を受けます。

  こういう指摘は大事だと思い、きちんと反省しようと思います。
  どう思われますか。遠慮のないところでご指摘ください。お願いします。
  <よろしくお願いします>や<申し訳ありませんが>などの挿入が足り
  ないでしょうか……
 
  ————————————————- 読者・K.Iさん

 少し長くなりますが、読者・K.Iさんが送ってくださったメールの内容を
 ご紹介します。

 ——————————————————————
 ○○様<翻訳の顧客企業>

 p. 7
 <英語1 (省略)>
 を
 <英語2  (省略)>
 に変えてください。

 「当社の作業は、すべて(どの段階でも)御社(お客さま)の事業コンセ
  プトが導きます」。

 和文テキストでは「当社がまずコンセプトを固め」とありますが、これを
 短い英語にすると「当社が客先とは別に勝手にコンセプトを作る」ような
 響きになります。それで、「御社の認めた、御社の主張するコンセプト」
 のような含意で、Yourとしました。Yourは汎称で、読者、お客様一般を意
 味します(特定のYouではありません)。

 「Design」は、「事業上のグランドデザイン」のような意図だったのです
 が、ご指摘のとおり、確かに「個別設計」のDesignと混同すると思います
 ので、Businessと直しました。

——————————————————————

 翻訳部分については、とても的確な内容で分かりやすく説明されていま
 す。K.Iさんが会社の方から「言葉遣いが偉そうだ」と指摘があったのは、
 冒頭の

  > <英語1 省略>
  > を
  > <英語2 省略>
  > に変えてください。

 の部分と思われます。

 直接、口で言う「~してください」とメールのそれとは、受け止め方が異
 なり、メールのほうがキツク感じられます。

 この場合
 「~に変えていただけますか」
 「~に変えると、真意が相手に伝わります。なぜなら…
  (以下、理由を述べる)」
 とすると、和らいだ表現になります。

 「~してください」という言葉をメールで使うと、ことのほか冷たく感じ
 られ、お客様に対して使うと、命令調にとられることもあるので要注意。

 ですから、私は一緒に仕事をする相手に指示を出すときは
 「~に変更をお願いします」
 「~していただけますか」
 と依頼形になるよう意識しています。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 読者からの質問
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絵文字の使い方

<読者からの質問>————————————————

ビジネスではあまりつかわないのですが、絵文字があると、
きつい表現も柔らかくなるのではないかと思っています。

この辺り、絵文字の使い方で気をつけることってありますか。
神垣さんは、どのように使い分けておられますか。

—————————————— 読者・ストライプさん

絵文字に言葉を託したり、意味を持たせる、ということは確かにあります
よね。以前は私も、親しい人への私信に顔文字・絵文字を使っていました。

今は、親しい人への携帯メールでたまに使うくらいで、パソコンからのメ
ールでは私信でも使わなくなりました。単に面倒だからというのが理由で
す。

携帯メールの用途は私の場合、二通りあり、一つはごく親しい人との連絡
用。もう一つは、急ぎの場合。急いで用件を伝えたい、けれど、相手に通
話ができないときに限り、携帯メールを使います(ですが、携帯メールで
長文を送るのは非常に骨が折れます、私の場合)。

私信でやりとりする時は、時間や場所の確認、ちょっとしたあいさつといっ
た1~2行で済む内容なので、一文の最後にアクセントとして絵文字を添え
ることはあります。

ひとえに、携帯電話に絵文字が登録されていて、選ぶだけでよいからであ
り、探す手間や登録する手間が必要なら使うことはないでしょう。

パソコンのメールでも「かお」と入力すれば、変換候補として数種類の顔
文字が出てきますが、使い分けたり、バリエーションを複数登録する手間
が面倒なため使っていません。

絵文字が文章の意味合いを和らげてくれることもあるので、ほどよく文章
に織り込まれている場合は気になりませんが、初めての相手や多用してい
るメールには抵抗を感じますね。

顔文字・絵文字の類は、あくまで「添え物」と捉えています。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします
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仕 事 の メ ー ル 作 法     < 読者からの質問(5)
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返信時の署名

< 質 問 >——————————————————-

今更なのですが、メールを返信するたびに思っていたことです。
返信メールで、受け取ったメール内容を引用でつけた場合、
新しいシグニチャはどこの場所に入れるべきなのでしょうか。
新しい文書の後(引用の前)でしょうか。
それとも最後尾ですか?
それとも、既に相手に個人情報は行っているので
簡略に記載するのでしょうか。

—————————————– 読者 Y.T さんからの質問

相手のメール本文を引用して返信を繰り返す場合、署名の位置をどうする
かというご質問です。

引用が続くほど、署名をどこに入れていいか迷いますよね。
ただ、長い署名をその都度入れていると、わずらわしいだけでなく無駄に
メールの容量を食っていきます。

「こうすべき」という統一ルールはありませんが、私の場合をご紹介しま
すと…

引用文の後に自分の署名を入れています。
つまり、自分から返信するメールの最後に必ず署名がくる格好です。
相手からそのまま引用して返信があれば、前の自分の署名を消して新たに
入れなおします。引用部分に繰り返し署名が入るのが気になるからです。

▼ 人によりスタイルはいろいろ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄

ただ、人によってスタイルはいろいろで、返信のたび、その都度、新しい
文書の後に署名を入れるという人もいれば、過去の引用にある自分の署名
部分は消し、一つだけ署名を新たに入れなおすという方法をとっているケ
ースもあります。

メールのやりとりが続く相手というのは見知った人の場合が多く、私は、
メールの返信が続き引用部分が増えていく場合は、署名も短いものに変え
て入れることもあります。

これという決まりはないので、自分がやりやすく相手に負担が少ないルー
ルを自分で設けるとよいのではないでしょうか。

相手の返信スタイルに合わせるのも一つの方法です。

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