今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　　　　　　　　 ＜ 読者からの質問（3）＞
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文頭のあき

＜ 質 問 ＞——————————————————-

最後の署名なんですが、位置はどこが適切なのでしょうか？

それ以外に、文中でも「私」を先頭に置きにくく感じて
一字さげたりしています。

いつも、疑問に思っていることなので、機会があれば
教えていただければ、すっきりいたします

—————————————–　読者 K.I さんからの質問

K.I さんがおっしゃる「最後の署名」とは、ご自分のフルネームのこと。
メール本文の後に行頭から二文字あけて、ご自身の名前を入れておられ
ます。

名前や住所、アドレスなどを視覚的にきれいに並べた、いわゆるメール用
の「署名」とは別に、K.I さんのようにご自分のフルネームをメールの最
後に書かれているケースをお見受けします。

手紙やはがきの場合は自分の名前を文末に添えますが、メールの場合は
一行の設定が人により異なり、文の最後に名前を入れても、相手がメール
を開いた時、途中で改行が入って分断されていることもなきにしもあらず。

ですから、本文の後に数行改行し、その文頭に名前を入れるほうがバラン
スよくきれいに見えます。

頭を何文字分かあけるより、本文同様、頭揃えにする方が見た目もすっき
りするのではないでしょうか。

▼　文頭をあけるより改行を頻繁に
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

同様に、メールを書く際は文の始めを一文字分あけず文字を入力する方が
見た目がよく読みやすいです。

文頭を一文字あけるより、文章二～三行ごとに改行し、一行あけて次の文
がくるようにします。

なぜなら、メールの場合、一行と一行の間が詰まっているので、文章のま
とまりごとに改行して一行あけるようにしないと、文字がぎっしり詰まっ
て読みづらいからです。

メールの場合、読みやすくなるよう文字のレイアウトも考慮する必要があ
ります。

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【しごび】 か ら の お 知 ら せ
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2007《 美 し い 文 様 》カレンダーの感想です。

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今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　　 　＜ 読者からの質問 ＞
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「返信は不要」

＜ 質 問 ＞——————————————————-

私の場合、プライベートな相手に使うことが多いのですが、
相手の返信の負担を考慮して「返信は不要」
と書く場合があります。

例えば、こちらから食事等に誘った際に、
「OKの場合は返信して。NOの場合は返信も不要。」
という具合です。

しかし、このメールをもらう方は、
「返信不要」という書き方に、逆に「冷たさ」を感じてしまうのでは？
ということを心配しております。

そこで、この件について神垣さんのとらえ方、考え方、修正法、
一般的にはどう受け取られそうか、等々
アドバイス頂ければ、と存じます。

—————————————–　読者 K.O さんからの質問

K.O さんのメールには、OKの場合は返信、NOの場合は返信不要とするのは
「相手のメールをうつ手間を減らそう、というよりは、
NOの場合、それを言わなければならない相手の心理的負担を減らしたい、
という考えが強いです」
とありました。

自分は相手を気遣っているつもりでも、相手にはクールに映ってしまうの
ではという点を気になさっているご様子。

▼　多忙なとき、うれしい心遣い
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣

私も「返信は不要です」と書いて送ることがあります。特に、多忙な相手、
毎日おびただしい数のメールを受信している相手に対してよく使う方法で
す。

逆に、私自身も「返信不要」と書かれたメールをもらうことがあります。
メルマガ仲間とか、懇意な読者さんからのメールに多いのですが、返信の
労を気遣ってそう書いてくれるのでしょう。

私は自分でも「返信不要」と書くし、書いてもらってもいるので、そうし
たメールが別段「冷たい」とは思いません。人によってはそう思う方もい
るかも知れませんが、ごく少数ではないでしょうか。

「返信不要」メールと書いてあっっても、うれしいときは相手にすぐ返信
してまうし、、忙しくて返信がままならないときは「返信不要」の気遣い
をありがたく受け止め、相手に感謝します。

お知り合いから「『返信不要』という書き方はやめて」と言われない限り、
K.O さんもあまり気を遣われなくてもいいのではないでしょうか？
むしろ、そうした K.O さんの気遣いを相手の方は快く感じていると思いま
すよ。

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今週は【しごび】読者からのご意見・ご質問をご紹介。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　 ＜ 読者からのお便り（4）＞
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気持ちを伝える文章

お礼メールの心得について質問をいただきました。

——————————————————————

以前、【しごび】にもあった「ありがとう」を重ねてしまうこと、
ついついやってしまいます。

では、どうしたら、ありがとうを5回位書きたくなる位の感謝を
スマートに表現できるでしょうか。

書いている本人は、本当に感謝しているのです。
反対に、社交辞令のお礼のメールはスラスラと、きれいなくどくない文章
を書くことが出来ています。

ということは、感謝の気持を押し付けてしまいがちな考え方に、少し問題
があるのかもしれません。

————————————–（読者　T.K さんからのお便り）

不思議なもので、気持ちを込めようとするほど、同じ言葉を繰り返して文
章がくどくなってしまうものです。

結局、気持ちがあふれ、感情が高ぶってしまっているんです。こういう状
態の時に書く文章って、あとで読み返すと、かなり恥ずかしい代物になっ
ているので要注意。私は何度も経験しているので、よくわかります。

T.K さんが書いておられるように「社交辞令のお礼のメールはスラスラ」
書けてしまうのは、気持ちが落ち着きはらって冷静だからです。

感謝の気持ち、うれしい気持ち、お詫びの気持ち、悲しい気持ち……
気持ちを文章で伝える時は“キメ”の言葉は乱発しないことです。

気持ちは5回「ありがとう」を言いたくても、言葉で伝えるなら1回にとど
めます。「申し訳ありません」「ごめんなさい」「うれしい」「悲しい」
いずれも同じです。

私は気持ちを伝える時の文章は、普段以上に短く書くように努めています。

気持ちを全部文章でぶちまけてしまうより、抑えて抑えて凝縮した文章の
行間に気持ちをこめるほうが大切かつ効果的と気づいたからです。

でも、「ありがとうを5回位書きたくなる位の感謝」を伝えるのに、特別
な言葉は要らないと思います。たとえば

ありがとうございます。
この言葉を5回以上書きたいくらい、感謝の気持ちでいっぱいです。

こんなふうに、そのときの気持ちを飾らずそのまま伝えるのが一番では
ないでしょうか。マニュアルや見本どおりの言葉は人の心を打ちません。

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