今週は読者のかたからいただいた質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 ＜ 読者からの質問（4）＞
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「返信がなければOK」について

5月15日に配信した「先を制すメール」について、読者のかたからいただ
いたご意見をご紹介します。

神垣あゆみブログ

2006.05.15

【仕事のメール心得帖】VOL.339 先を制すメール～返事の手間を省く

https://www.kamigaki.jp/blog/2006/05/15/vol-339/

今週は先手必勝のメール作法をご紹介します。◆─────────────────────────────────◆仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　 ＜ 先を制すメール ＞◆─────────────────────────────────◆返事の手間を省く「読みました」「確認しまた」という程度の返信メールなら、相手の手を煩わせない書き方を工夫するのも一つです。例えば…▼　返信がないことをサインにする￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣「この内容でよろしければ、返信は不要です」あるいは「もし、訂正がある場合はお知らせください。問題がなければ返信不要です」というふう...

＜質問： 「返信がなければOK」のリスク＞—————————

“「返信がなければOK」とみなすと伝えることで、相手の返信の手間が
省けます”については、一般論としてとても良いお考えと思います。

でも、イントラネット内は別として、インターネットを介した電子メール
（携帯間、携帯とPC間、PC間）の場合は、送信相手に届くことは保証され
ていません。

まれにではありますが、エラーメールも返ってこずメールが届いていない
場合があります。また、相手の方が、PCや携帯の故障によってメールをみ
ていない場合も考えられます。

従いまして、インターネットを介した電子メールの場合、
「返信がなければOK」
とすることにはリスクがありますので、そのようにしない方がよいかと思
います。

—————————————–　読者 K.O さんからの質問

▼　相手とのメールの頻度・内容で判断
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
おっしゃるとおりですね。「メールが送信相手に届くとは限らない」こと
は、これまで【しごび】でも述べてきたことでした。
K.O さん、ご指摘、ありがとうございます。

私の言葉が足りない点もありましたので、ここで補足させてください。

私が実務でとっている方法は

・相手からほぼ確認・了承がいただけると想定される内容に対しては
「この内容でよろしければ、返信は不要です」というメッセージを添える

・逆に、私から相手（客先）に対しては「読みました」「確認しまた」と
いうメールはこまめに送る

・相手の確認を要する重要な内容については、メールではなく電話で直接
確認をとる

メールが届いたかどうか不安なときや、確認に急を要する場合は、状況が
許す限りメールよりも電話での確認が確実と考えています。

「返信がなければOK」とみなすのは、私の場合、頻繁にメールをやりとり
する相手に限られます。

▼　リアルにリスクを体験中！
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
実は、ここ数日、現在進行形で、このメルマガ専用のアドレスと仕事用の
メインアドレスに送信するとエラーが出て戻って来る状態にあり、
「返信がなければOKとするリスク」
を身をもって体験しています。

現在の私のように、トラブルでメールの送受信ができないこともあります。

メールの「返信がなければOK」とみなすか否かは、そのメールの内容・重
要度による、と捉えていましたが、返信ができない状況も突発的に起こり
うると意識しておくことも必要ですね。

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＜質問：文書の校正方法 ＞—————————————–

小生は、ある組合の事務局に勤務しております。小さなところなので、
外回りから、組合員向け資料の発送など行っております。

そこで、問題になってきているのが、作成した文書の誤字脱字の多い
こと。また、日時の誤りや時候の挨拶の不適などがあります。

自分では、よく読み返しチェックしたつもりなのですが、間違いをあと
から多数指摘されます。特に、締切時間に追われ作成した文書は、翌日
に読み返すと大変ひどい状態ですが、発送後のため後の祭り状態です。

そこで、神垣様に文書を作成した時のチェック方法や神垣様の文書校正
確認方法などアドバイス頂ければ幸いと思い、メールいたしました。

—————————————–　読者 N.U さんからの質問

実は私も、【しごび】配信ぎりぎりまで記事を書いているような時は、決
まって読者から誤字脱字の指摘メールをいただきます。時間的にゆとりが
ない時ほど、チェックに漏れが生じやすいですね。

文書を作成した時のチェック方法の最善策は

・自分以外の人にもチェックしてもらう

・ほかの人に頼めないときは、少し時間を置いて再度チェックしてみる

この二点です。

広告のコピーでも編集ものの原稿でも、複数の人間がチェックすると間違
いが見つかりやすいです。

書いた当人ほど、思い込みがあるせいか一番大きいキャッチコピーの文字
を間違っていても気がつかない、ということが実際にあります。

N.U さんの場合も可能であれば、ご本人以外の人にも一度、目を通しても
らうといいですね。

▼　書いたあと原稿から離れてみる
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
私がいつもする方法は、原稿を書き終えてから、一旦、パソコンの前から
離れ、昼食に出たり、トイレに行ったり、ほかのことをして間を置いてか
らもう一度、原稿を読み返す、という確認の仕方です。

わずか3分でも間を空けることで、読み返した時に間違いを見つけること
ができます。

ぐ～っと原稿に集中している状態から、ちょっと自分を解き放ってみる。
すると、文書を冷静かつ客観的に読むことができるものです。

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【しごび】からお知らせ
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先週開催した
「あなたはどこの地域で【しごび】を読んでいますか？」
アンケートにご協力いただき、ありがとうございます。
総読者数の約11％にあたる685名の読者のみなさんにご回答いただきました。

関東がダントツに多いのと
地元の中国地方が全体の一割に満たないというのは
想定外でしたね。

もう少し、広島の読者を増やさなければ…。

今週は、【しごび】読者からの質問にお答えします。
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仕 事 の メ ー ル 作 法　　　 　　　＜ 読者からの質問（4）＞
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どれを使うか？
漢字表記について下記の質問をいただきました。

＜質問：「わかる」の表記＞—————————————-

いつも気になる言葉ですが、もしアドバイスを頂けるなら幸いです。
それは「わかる」です。

理解する意のことですが、分かる、解る、判る、と三つの選び方があり、
いつもは、「分かる」を選ぶものの、これも「分る」もあり、これだと
行く先が分かれるようでもあり、文を打つたびに、ちょっと気になる言
葉でした。適切な言葉を御指南いただければと思います。

——————————————-　読者　Sさんからの質問

パソコンで「わかる」と入力すると、候補として挙がるのが

分かる　　解かる　　分る　　解る　　判る

です。これ以外の候補が挙がる場合もあるでしょう。

「朝日新聞の用語の手引き」「記者ハンドブック」では、いずれも「分か
る」で統一されています。「解る」「判る」は新聞漢字表にない音訓とし
て挙げられています。

新聞表記では「分かる」で統一表記されていますが、辞書によっては「分
る」としているものもあるかもしれません。

この場合、どれが正しいというよりも、Sさんがしっくりくる表記にされ
てよいと思います。

▼　文書・文章内で表記を統一
￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣￣
大切なのは、表記の統一ができているということ。

同じ文章内で「分かる」と「分る」が混同されたり、「解る」や「判る」
が乱用しないよう気をつけましょう。

通常は「分かる」と表記していても、別の意味を持たせたり強調したいと
きに敢えて「解る」や「判る」を使うような場合は、“解る”“判る”と
いうふうに“”で違いを表す方法もあります。

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