メールで相手先と日程調整をするとき
あなたは自分の都合を先に伝えますか?
それとも、
相手の都合を先に聞いてから調整しますか?

長らく私は、
後者の方法で日程調整をしていました。
このメールマガジンでも、
そう述べてきました。

昨年、あるIT企業の顧客対応メール文例集を制作する仕事をした際
メールで打ち合わせの日程調整を進める文例で
自分の都合を先に伝え、相手と調整を図る
という文面にしてほしい、と指示があり
時代は変わったなぁ、と感じました。

このメルマガを創刊した17年前から
優先すべきは相手の都合で、
それに自分の都合を合わせて調整するのがマナー
と信じて疑いませんでした。

先に自分の都合を伝えるのは、
相手に対して失礼ではないか、
と思っていたからです。

でも、打ち合わせをすることが決定事項なら
双方の都合の良い日程を
スピーディーに決めた方が良く
既に分かっている自分の予定や都合を
先に相手に伝え、調整していく方が
合理的かつ効率的。

もちろん、相手との関係性や状況にも
よるので、一概には言えませんが
ビジネスのメールのやりとりでは
効率とスピードが優先していることを
実感した出来事でした。

ただ、
自分の都合を先に伝える場合も
文面を工夫する必要はあります。

さらに、相手が
それを合理的と捉えるタイプか
不躾と捉えるタイプか
によっても文の運びは変わってきます。

相手に応じて文面を整えるテクニックは
まだ自分の経験が活かせる範疇ではあるのですが
「こうあるべき」という古い考えは
その都度、アップデイトしていかなくては
と考えさせられた次第です。

 
 

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       メール対応や言葉について神垣が日々思うこと
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 言 葉 コ ラ ム             < 新年の挨拶に思う >
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年初に、企業などの年頭所感をチェックしてみました。
新聞や各社のWebサイトで冒頭の挨拶文を読み比べてみたのです。

当メールマガジンでは、2007年から
「新年明けましておめでとう」は
「新年」と「明けまして」が重複するので,
「新年おめでとう」あるいは「明けましておめでとう」
としましょう、と述べてきました。

VOL.508 意味が重なる表現< まどろこしい表現 >

ですから、各社の年頭所感にどの程度「新年明けまして」が
使われているかに興味があり、チェックしてみたくなったのです。
幾つか挙げてみましょう。

「2022年の年頭にあたり、謹んで新年のご挨拶を申し上げます」
(KDDI株式会社)

「令和4年の新春を迎え、謹んでお慶び申し上げます」
(生命保険協会)

「明けまして御目出度う御座います」
(SBIホールディングス)

比較的多かったのが
「謹んで新年のご挨拶を申し上げます」。

個人的に株を持っている某社の年頭所感も
「あけましておめでとうございます」
と、ごくシンプルでした。

ふむふむ。やはり上場企業のトップはわきまえている、と
感心していたのですが、意外な人の年頭所感が
「新年あけましておめでとうございます」
で、驚きを隠せませんでした。その人の名は……

岸田内閣総理大臣。
岸田内閣総理大臣 令和4年 年頭所感

自民党のサイトでも、岸田文雄総裁の年頭所感
「新年あけましておめでとうございます」
で始まっていました。

同じ自民党でも、茂木敏充幹事長は
「あけましておめでとうございます」。

閣僚では萩生田光一経済産業大臣も
「令和4年の新春を迎え、謹んでお慶び申し上げます」。

岸田さんだけが、重複表現と思われる「新年あけまして」を
使っているではありませんか。
これはぜひともメルマガネタにしなくては!
しめしめと一人ほくそえんでいたのですが……。

1月4日にメルマガ読者からのメールを読んで愕然。
そのメールにはこう書かれていました。

▼メルマガ読者 H.Iさんからのメール
年始からNHK TVで「新年あけましておめでとうございます」が乱発
されていて、これは重ね言葉の間違いでは? と思ったのですが、
NHKから『広く一般に使われているので、誤りとはいえないでしょう』
と公式ホームページに出ていて意外でした。

「新年あけましておめでとうございます」は重複表現?

確かに。
わたし自身も15年前に、メルマガに
「新年明けまして」と書いていたのを何人かの読者から指摘を受け、
改めた経緯があり、以来「新年明けまして」は重言だから、
気をつけましょうね、とメルマガで伝え続けてきたのですが、
完全な間違いではない、というNHKの見解。

え~っ、そうなの!? というのが正直な感想です。

わたしは長年、言葉の使い方について放送文化研究所(NHK文研)のサイトや
「NHK ことばのハンドブック 第2版」を参考にしてきたので、
上記のNHK文研の見解は意外でもあり、軽くショックでもありました。

放送文化研究所(NHK文研)

NHK ことばのハンドブック 第2版

年々、民放テレビやラジオなどで「新年明けまして」が頻繁に
使われていることを忌々しく思っていたのですが、
それでも問題ないとは……。

ただ、個人的には「新年明けまして」は意味が重なると思うので、
これからもわたし自身は使うのは避けるつもりです。

ちなみに、日本放送協会 前田晃伸会長の年頭所感の冒頭は
「あけましておめでとうございます」でした。

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今週は、話し言葉と書き言葉の違いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 話し言葉と書き言葉(5)
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丁寧すぎる話し言葉

今週は、
「書き言葉」と「話し言葉」の違いについて
取り上げてきました。

話し言葉は、書き言葉より
ラフでくだけた印象がありますが

改まった席で使う話し言葉は
かしこまった丁寧な
もの言いになることもあります。

例えば
「続きまして」
「したがいまして」
といった接続詞

「皆さまにおかれましては」
「~と考えております」
「~の中にありまして」

といった大げさな言い回し
などです。

「~する」を丁寧に言うと
「~します」になりますが

書き言葉にそれを流用すると
文が冗長になるばかり。

下記のように
「ます」「まして」は取り
スッキリさせる方が
読みやすいです。

続きまして   → 続いて
したがいまして → したがって

皆さまにおかれましては → 皆さまは
~と考えております → ~と考えています
~の中にありまして → ~の中にあり、
~の中にあります。しかし、

言いやすい言葉や
耳に入ってきた言葉を
そのまま文字にするのではなく

一度、書き言葉として整え
読みやすい言葉に変換する作業が
必要ではないでしょうか。

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※欠席された場合の払い戻し、および振替授業はございません。

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今週は、話し言葉と書き言葉の違いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 話し言葉と書き言葉(4)
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語尾だけの同意

今週は、
「書き言葉」と「話し言葉」の違いについてです。

気になる言葉として
これまでにも何度か取り上げてきた
「なので」。

「○○なので、△△です」
のように、前文を受けて後の文につなげるときに
使われていた言葉ですが

最近では
「だから」「したがって」
と同じように、
理由を述べるときに
文頭に持ってきて、使われています。

会話で使われていたものが
書き言葉にも流用され始めている言葉と言えるでしょう。

「ですね」「ですよね」
も、会話の合いの手のような感覚で
使われ始めています。

「確かにそうですね」と
相手に同意する気持ちを
略して、語尾の「ですね」「ですよね」で
だけで伝えようとしているわけです。

「そうです、そうです」の短縮形で
「ですです」
というのも聞いたことがあります。

いずれも
会話なら、その場のノリで察しはつきますが
書き言葉にするときは省略せずに

「ごもっともです」
「おっしゃるとおりです」
「確かにそうですね」

と、意思をきちんと言葉にして
伝えましょう。

「確かに」とか
「なるほどですね」も
話し言葉で合いの手のような感覚で
使ってしまいがちな要注意ワードです。

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今週は、話し言葉と書き言葉の違いについてです。
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仕 事 の メ ー ル 作 法 < 話し言葉と書き言葉(3)
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くだけた口語をきちんと書く

今週は、
「書き言葉」と「話し言葉」の違いについてです。

「置きっぱなし」のことを
略して「おきっぱ」。

同様に「やりっぱなし」のことを
「やりっぱ」
と言っているのを
耳にすることがあります。

話し言葉として定着した感のある
「置きっぱなし」「やりっぱなし」ですが
俗語とは言わないまでも
くだけた表現ではあります。

書き言葉にするときは
置きっぱなしは、「置いたまま」
やりっぱなしは、「やりかけたまま」
あるいは、「途中で」
とするといいでしょう。

ほかにも

出しっぱなし → 出したまま
放りっぱなし → 放り出したまま

なども書き換えるときに使い分けを。

ばらばらになることを
「ばらける」と言ったりします。

これもやや口語寄りのくだけた表現なので
書き言葉にするときは

「ばらばらになる」
「(少しずつ)崩れる」
ものによっては「散らばる」

をお勧めします。

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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 話し言葉と書き言葉
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                            略した言葉

今週は、今一度
「書き言葉」と「話し言葉」の違いを見直し
使い分け方を確めていきましょう。

「むずい」
「はずい」
「きもい」あるいは「きしょい」。

これらは
「難しい」
「恥ずかしい」
「気持ち悪い」「気色悪い」
を略した言葉。

最近では
下衆なことを「げすい」とも。

こうした略語は
若い人の会話で使われ始め
広がっていきました。

中学校の懇談で、30歳前後の先生が生徒に
「今の成績のままだと第一希望の高校はむずいよね」
と言っているのを聞いたとき
先生まで生徒に合わせて略語を使うのか……
と驚いたことがあります。

上記に挙げた言葉は
本来の言葉を3~4語に短縮して
言いやすくしたもの。

会話で、その場のノリで使うのには
いいかもしれませんが
ビジネスメールには、そのまま使わないように注意を。

定着してしまった感のある
「うざい」は「うざったい」の略なので、
「面倒な」「鬱陶しい」と言い換えることができます。

よく使われる
「しょぼい」も口語っぽいので

書き言葉で使うときは
「さえない」「見劣りする」
と 言い換えるとよいでしょう。

略せば、簡単で言いやすいですが
書き言葉にするときは本来の
略さない言葉・使い方を知っておきましょう。

 

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