今週は先手必勝のメール作法をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 先を制すメール(2)
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日程を決める

会合や打ち合わせの日程決め。参加者が複数になるほど、調整に時間がか
かります。そんな時は…

▼ 候補日を複数挙げて日程調整
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
第二~三候補くらいまで、自分の都合のよい日時を先に挙げ、調整をとる
ようにしています。

その際、「勝手ながら、当方の都合を先に挙げさせていただきますと…」
「こちらの都合を先に申しあげて恐縮ですが…」と、ひと言添えるように
しています。

自分の都合優先ということではなく、参加者が都合のつく日を効率よく決
めるために、一回のメールで判断できるようにしたいからです。ケースバ
イケースで、相手に先に都合のつく日程候補を尋ねる場合もあるでしょう。

最終的な目的は日程決めではなく、その先の会合なり打ち合わせを行うこ
となので、少ないやりとりでサッと決まるように調整したいですね。

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今週は先手必勝のメール作法をご紹介します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法       < 先を制すメール
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返事の手間を省く

「読みました」「確認しまた」という程度の返信メールなら、相手の手を煩
わせない書き方を工夫するのも一つです。例えば…

▼ 返信がないことをサインにする
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「この内容でよろしければ、返信は不要です」
あるいは
「もし、訂正がある場合はお知らせください。問題がなければ返信不要です」
というふうに「返信がなければOK」とみなすと伝えることで、相手の返信
の手間が省けます。

メールを受信する側は読んで納得・理解していても、返信しない限り送信
者にはそのことが伝わりません。でも、いちいち返信できない場合もあり
ます。

ならば、返信がないことが「了解・納得」のサインとなるよう、送信側が
上記の一文を添えると余計な気を遣わずに済みますね。

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今週は、メールを使ったミーティングの可否について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールでミーティング(5)
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私のネットミーティング考

▼ 会わないより会ってからのほうが…
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利点もあり、不利な点もある文字で進めるミーティング。

一年以上、会うことなくメールか電話、FAXで打ち合わせしながら仕事をし
たこと、やはり一年以上顔を合わせずメーリングリストの打ち合わせだけ
で、グループでメルマガを配信した経験が私にもあります。

一度も会うことなく、メールのやりとりだけでミーティングすることはネッ
ト社会では、すでに日常化していると言えるでしょう。互いが近くにいな
い場合は、これほど便利な手段はありません。

ただ、私自身は過去の経験も踏まえた上で「対面が基本」と考えています。
なぜなら、会わずに一年やりとりした以上に、会ってからの一年の方が効
率も理解度もアップしたからです。もちろん、親密度も。

▼ 対面で確認できる人となり
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
相手の文章を読めば、ある程度、その人となりは分かります。ですが、会
えばさらにその人が深く見えてきます。文章で虚勢を張っている人、文章
どおりの人、文章以上に魅力的な人、会って初めて確認できるのです。

だから、私はネットを通じて知り合った人、仕事の依頼を受けた時も、早
い時期に一度は対面してから事を運ぶようにしています。

仕事の対応範囲もトラブルがあったときにすぐに駆けつけられるエリアに
絞っています。ネットだけでトラブルが処理できると思えないからです。

▼ 本番は「会ってから」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
インターネットを使えば世界に情報は発信でき、世界の人と繋がることは
できますが、実際に会える人には限界があります。

ネットで知り合った人はたくさんいますが、それは知り合ったに過ぎず、
単なるきっかけ。公私共に付き合いの本番は「会ってから」。

ネットで共感し合える相手に出会ったとしても、私は過信しません。会っ
て、話して、初めてリアルにそれが確かめられるのであって、ネットの上
での共感は、所詮、絵に書いた餅とそう変わらないと感じるからです。

会えば100%付き合いが続いていくとも思いませんが、会って、何かしら
の接点が持てた人とは長く続いていく可能性も高いです。

インターネットは道具。ネットを介したミーティングも手段の一つに過ぎ
ず、むしろ二次的なものと思っています。リアルな対面に勝るものはない
からです。

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今週は、メールを使ったミーティングの可否について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールでミーティング(4)
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その留意点

▼ 文章化することで分かりやすくなる
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
インターネットを介した文字で進めるミーティングのメリット・デメリッ
トを述べてきました。

一対一のミーティング的なやりとりは日常的に発生します。仕事の指示だっ
たり、意見や感想を求める場合だったり。

話すと散漫になりがちなことも、要点を項目だてて整理したり、箇条書き
にすると分かりやすくなり、効率よく話を進めることができます。話せば
長くなりそうな内容は、逆に整理してメールにするのも有効でしょう。

▼ MLは倣う以上に慣れろ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メーリングリスト(以下、ML)を使って複数でやりとりするような場合、
大切なことは、常に全体を意識すること。

「~というやり方で進めようと考えていますが、ご意見お聞かせください」
というふうに、まず、参加者に問う姿勢が大切。自分の意見の押しつけや
暴走は、ミーティングの妨げにしかなりません。

議論の流れを整理したり、軌道修正するリーダーを置くのもいいですね。
無駄なトラブルを避ける一助になります。

MLでの打ち合わせは、ある程度場数を踏むことも必要に思います。私も何
度か失敗して、要領を得ました。思い違い、捉え方の相違なども発生しま
すので、なるべく誤解のない平易な表現、攻撃的な感情を抑えた節度ある
態度が望まれます。

▼ 足元よりゴールを意識
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
文字で進めるミーティングでは、相手の感情を感じとることができるのは
文章のみ。

声が聞こえれば、声の調子や抑揚で察することができても、文字では微妙
な感情やニュアンスまで読み取れないことの方が多いでしょう。

ですから、メールによるやりとりの場合、瑣末な表現にまで過剰に反応し
ないことです。表現の枝葉ばかり気にしていては、本来、話し合うべき本
筋(幹)を見失ってしまいます。

率直にズバリと指摘されるようなことがあっても、感情的にならず冷静に
受け止め、「次はどうするか」を念頭にやりとりを進めていくことが大事
です。
<追記>2021年2月15日
2021年現在は、MLよりビジネスチャットやメッセンジャー
によるやり取りが増えていると想像します。
でも、ツールが変わっても文字でミーティングをする場合、
上記で述べたことが変わらず必要なポイントと考えます。

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仕 事 の メ ー ル 作 法         < メールでミーティング(3)>
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そのデメリット

▼ メールでミーティングする弊害
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インターネットを介し、文字で進めるミーティング。昨日、書いたような
メリットばかりではありません。そのデメリットとしては…

・書くのが追いつかず、話したほうが早い場合がある
・時間を決めていないと間延びして立ち消えになることも
・議論が白熱すると収拾がつかなくなる

といったところでしょうか。

つい書き過ぎて長くなる傾向もありますね。私自身がそうだったのでよく
分かるのですが、書き手は何とか伝えようと必死で書くにもかかわらず、
読むほうは長過ぎてうんざりしてしまう…。

書き手のテンションが空回りしてしまうのです。メーリングリスト(以下、
ML)によく見られる傾向です。

▼ 表現には細心の注意を!
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MLに多いトラブルに、延々と続く議論があります。

掲示板やブログにも見られますが、メールや書き込みで言い合いが始まり、
最後は罵倒合戦になってしまうようなケース。

「書く」という作業が、怒りの感情を余計に煽ってしまうのでしょう。は
たから見ていると見苦しい限りですが、白熱している相手同士はおさまり
がつかないまま、延々と水掛け論が続いていく最悪の事態に…。

余計な揚げ足とりがトラブルの発端ということも多いので、特に複数のメ
ンバーでミーティングするような場合は節度をもって臨みたいものです。

自分は何の気なしに発言したことが、読む相手には不快に受け止められる
こともあります。メールのひと言は、対話のそれより冷たくキツク伝わる
もの。表現には細心の注意が必要です。
<追記>2012年2月8日
 個人的に仕事での対応に使いやすいのは、下記の順になります。

 1 メール:ストレスなくスピーディーに対応できる
 2 ビジネスチャット:スピーディーに対応できる
 3 メッセンジャー、LINE:長文になり、テンポが合わない

 3に関しては、iPhoneから入力すると、入力ミスや送信ミスが多くなるので
 パソコンから入力できるようにしていて
 メールの感覚で文章を入力してしまうため、
 文字量が多くなる傾向にあります。

 まとまりごとに改行して文章をまとめて送信するので、
 相手が細切れに文章を送ってくる場合は、テンポが合わないことが多くあります。

 ビジネスチャットの場合は、ある程度まとまった文章が書けるので
 用件のみに絞り込み、書き出しのあいさつなど、
 余計と思われる文は書かずに送信します。

 仕事の対応でメッセンジャーやLINEを使うのは苦手なのですが
 少なくともパソコンで入力すれば、早く正確に入力できるので
 長文になり、相手とテンポが合わせにくくてもやむを得ないと割り切っています。

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そのメリット

▼ メールでミーティングする利点
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メールやメーリングリスト(以下、ML)、チャットなど、文字を打ちなが
ら行うミーティングや打ち合わせ、ブレインストーミングなどを行うメリッ
トを挙げてみましょう。

・相手(メンバー)に直接会わなくてもコミュニケーションが図れる
・参加者同士で情報を共有できる
・記録が後に残るので、議事録などをとる手間が省ける

一対一のメールのやりとりなら、テーマに即した件名で返信を繰り返すと
いう方法が用いられます。直接やりとりする者以外に、経過を知っておい
てほしい場合は、必要なメンバーにCCでやりとりを流すこともありますね。

限りなく電話に近い状態でリアルタイムのやりとりを必要とする場合は、
チャットによるミーティングも。時間を決めて集中して討議、決定する時
などに便利。ブレインストーミングにも向いています。

参加メンバーが複数になる場合はメーリングリスト(以下、ML)がよく活
用されますね。メンバー共通の掲示板を設け、そこへ書き込みをつけ足し
ていくという方法もあるでしょう。

参加人数、時間、内容によりケースバイケースで活用するツールも変わっ
てきます。

▼ すでに一般化している「メール打ち合わせ」
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
今回、メールでのミーティングについて書くにあたり、「メール」「打ち
合わせ」で検索してみたところ、すでに「メール打ち合わせ」という言葉
が普通に使われているのを目の当たりにし、驚きました。

「メール打ち合わせ」とは、早い話、メールによるやりとり、受発注のツ
メという意味合いを指すようで、ネットショップなどに多く使われていま
す。

つまり、通常のメール1~2往復程度の軽いやりとりとは意識を別にして、
ある程度長期的なやりとりを想定したものが「メール打ち合わせ」に相当
するようです。

<追記>2021年2月1日

 この記事を書いた2006年と2021年の現在を比べると
 MLの利用は減り、それに代わってビジネスチャットによるやり取りが増えているように感じます。
 コロナ禍でリモートワークが増えたことも影響しているでしょう。

 わたしも、ここ10年くらいでMLを利用しなくなっています。
 代わりに、客先とはChatworkのようなビジネスチャットを使う機会が増えました。
 ただ、ビジネスチャットは未だ慣れず、入力途中でメッセージを送信してしまうといったミスを
 することが多いです。

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