今週は、メールを使ったミーティングの可否について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールでミーティング
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手法はいろいろ

▼ 書いてミーティングする方法
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メールを使ったミーティングや打ち合わせ、あなたは経験ありますか?

メールによる伝達・連絡が日常化している会社や個人にとっては、すでに
一般的なものかもしれませんね。一方で、メールで打ち合わせなんて考え
たこともない! というかたもおられるでしょう。

手法としては、

・一対一でメールで直接やりとり
・チャットの利用
・複数のメンバーによるメールの「CC」機能の活用
・メーリングリスト(以下、ML)の活用

などがあります。

最近では、mixi(ミクシィ) のようなソーシャルネットワーキングサイト
(SNS)を活用する方法も見られますね。

mixiを例に挙げると、メンバ全員ーがmixiに参加し、ミーティング専用の
「コミュニティ」を非公開で設定し、その中で打ち合わせを行うという形
式。

このように、ミーティングを行う相手との状況や条件に合わせ、さまざま
な手法が考えられます。

▼ 便利だけれど、それがすべてではない
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私も、グループでメルマガを配信していた時は、「この指とまれ!」の募
集から制作、配信まで、メンバーとは一度も対面することなく約一年間ほ
ど、MLのみの打ち合わせで運営に参加した経験があります。

お互い見知らぬ相手とも共通のテーマで結びつくことができるのはインタ
ーネットの利点と言えるでしょう。ただ、すべてをこうしたバーチャルな
方法で処理してしまえるとも思えません。

今週はメールを中心に文字を入力する作業によって行うミーティングにつ
いて考察していきたいと思います。

2021年1月25日<追記>
mixi 、懐かしいですね。
上記の記事を配信したのが2006年ですから、15年前。
当時は、mixiが流行し、私も四六時中チェックしていた
記憶があります。

とはいえ、当時は個人レベルでのやりとりが主で、
会社間でmixiによる打ち合わせは行われていなかった
ように思います。

今では新型コロナによる在宅勤務の増加で、
チャットツールによる社員間、社内外の打ち合わせは
広く行われるようになってきました。

今はメールのCCでミーティングというより、
チャットツールやZOOMなどのオンライン会議システムを利用した
ミーティングが主流になりつつありますが、
“書いてやり取りする”という点で、
今回のテーマは現在にも通用するものと思います。

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今週は、感じの良いひと言について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法           < 先輩から学ぶ(5)
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                   「おかげさま」と「お互いさま」

▼ 支えられているから「おかげさま」
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「おかげさま」と「お互いさま」。これは言葉にするより、いつも心に留
めておきたい気持ちでもあります。

会社員時代にはあまり意識することのなかった言葉ですが、個人で仕事を
するようになって大事な気持ち、大事な言葉だなぁと改めて思います。

「調子はどう?」と聞かれて
「ありがとうございます。おかげさまで忙しくしております」と言える喜び。
分からないことを教えてもらい
「ありがとうございます。おかげさまで助かりました」と返す感謝の気持ち。

見えないところで気にかけたり、支えてくれている人たちへの想いを凝縮し
た言葉が「おかげさま」のように思います。

▼ 仕事は「お互いさま」でつながっている
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
もう一つ忘れてならないのが「お互いさま」。

自分だけで完結する仕事って実は少なく、前の行程、次の工程へとつながっ
ているもの。

ライターの仕事で言えば、原稿を書いて終わりではなく、それをチェック
する編集者がいて、読みやすくレイアウトするデザイナーがいて、印刷し
て製本する印刷会社があります。

それぞれの持ち場でそれぞれが必要な役割を果たしてこそのモノづくり。
自分だけが特別だ、自分だけが忙しくしているなんて思っていたら大間違
い。

万障繰り合わせ、持てる力を出し合い、持ちつ持たれつで回っていく仕事
のしくみを理解しておかなければ、次の展開も広がりもありません。

会社員時代の私は、これも分かっているようで分かっちゃいませんでした。
その時々に出会った諸先輩方の仕事ぶりに気づかされ、学んだこと数知れ
ず。やっと「お互いさま」の言葉の重みがわかるようになりました。

▼ 社会人一年生のあなたに
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新社会人のあなたには──

生意気も突っ張ることも時に必要。でも、自分を省みて「本当にこれでい
いの?」と自問自答しながら、人の言うことにも耳を傾ける素直さと謙虚
さを忘れずに、と伝えたいです。

私はこの気持ちが足りなかったので、随分、回り道をした気がしてならな
いからです。

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今週は、感じの良いひと言について考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法          < 先輩から学ぶ(4)
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「お手数」と「お気遣い」

▼ 相手が費やす時間や手間への感謝
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相手に確認や返信を依頼するときに添えるのが「お手数ですが」。

「お手数ですが、至急お知らせいただけますでしょうか」
「お手数かけますが、ご返却をお願いいたします」

相手に何かしらのアクションを促す場合、「お知らせください」「ご返却
ください」だけで済まさず、「お手数ですが」をひと言入れると、丁寧で
気遣いのあるひと言になります。

昨日、取り上げた「恐れ入りますが」も「お手数ですが」と同様の使い方
をするので覚えておきましょう。

私は、相手に時間を割いてもらうような時、必ず添えるようにしています。
前の職場で上司がそうしていたことに学びました。

▼ 相手の心に気づいたら、心で返す
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逆に、相手が気にかけてくれたり、配慮を感じた時にひと言添えたいのが
「お気遣いいただき」。

「いつもお気遣いいただき、ありがとうございます」
「お気遣いくださり、うれしく思っています」

「お気遣い」のほかに「お心遣い」とも言い換えられますね。

相手の気持ちをくみ、その思いやりをありがたく思う気持ちを伝えるひと
言。これは、相手に対する感謝の念がないと、すぐには出てこないもので
す。

ささいなことでも相手の気遣いや気持ちに気づいたら、言葉にして伝える。
書き言葉でも、話し言葉でも、です。その小さな積み重ねが、心を通い合
わせ、信頼関係を築く礎になっていきます。

頼みごとがあるときだけ、親しげに擦り寄ってくる人がいますが、十中八
九いいお付きあいにはなりません。

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 仕 事 の メ ー ル 作 法             < 先輩から学ぶ(3)
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                         「恐れ入ります」

▼ 活用範囲が広い「恐れ入ります」
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VOL.192 でも触れていますが「恐れ入ります」も、目上の人が使っている
のを聞いて真似して使うようになった言葉です。

私は「すみません」の代わりに使うことが多いです。話し言葉では、人込
みの中を進んでいくような時、書き言葉では他人に何かお願いするような
時が多いでしょうか。ほかにも使いみちが広いのが「恐れ入ります」です。

●断る時
「恐れ入りますが、今回はご遠慮させてください」
→ 「恐れ入りますが」とひと言添えることで、和らぐ。

●否定表現を婉曲に
「恐れ入りますが、当方では対応しかねます」
→ 単に「対応できません」というより婉曲

●依頼する時
「恐れ入りますが、ご持参いただけないでしょうか」
「恐れ入りますが、少しお待ちくださいませ」
→「持ってきてください」「待ってください」とストレートに言う
より感じが良い

●お礼に代えて
(席を譲ってもらった時など)恐れ入ります
→「ありがとうございます」という感謝の気持ちを伝える場合

▼ 目指そう、言葉美人!
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「恐れ入ります」は口に出して使っていると、自然に書き言葉でも使える
ようになります。ほかの言葉でも同じ効果があります。

「習うより、慣れろ」で、人から聞いて感じが良いと思った言葉、心惹か
れた言葉づかいは、積極的に取り入れて、自然に言ったり書いたりできる
ようになりたいものです。

言葉づかいがきれいな人は年齢に関係なく、好印象を与えますよ。

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「了解」の怪

▼ 「了解」より「承知しました」
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メールで頻繁に使う言葉に「了解」があります。

主に「分かりました」という意味で「了解」「了解です」「了解しました」
と使います。

同僚や仕事仲間には意識することなく使っていたのですが、目上のかたに
「了解」と書くのは抵抗があり、どうしたものかなと思っていました。

ある時、客先の部長職のかたが電話で「承知しました」と言われているの
を聞き、感じがいいなと思い、以来、私も真似ています。

「承知しました」のほかに「かしこまりました」「承りました」もいいで
しょう。私は、客先とのメールのやりとりでは、この三つの言葉を意識し
て使うようにしています。

▼ 覚えておいて損はなし
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
「了解」に対して違和感を覚えるか否かは、個人によって感じ方に違いが
あるかもしれません。私の場合、私用や親しい人には抵抗なく使えるので
すが、客先や目上の人に対しては「これでいいのかしら」という疑問があ
りました。

50代の男性によると

> 私の年齢の人であれば、この語は40年以上前、NHKのテレビドラマで
> 新聞記者仲間が使っていて、そのときの新聞記者がカッコよかったので
> 広まったように思います(このことだけではないでしょうが、
> かなり有なキッカケになったように思います)。

とのこと。

私の世代で言えば「ウルトラマン」などのヒーローものの番組で耳にした
のが「了解」ではなかったでしょうか。メールのやりとりでも、親しい間
柄だと「ラジャ」なんて書いたりまします。

ビシネスメールで使う「了解」も間違いではないかもしれません。ですが、
より丁寧な言葉づかいとして「承知しました」「承りました」「かしこま
りました」も覚えておいてよい言葉ではないでしょうか。

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「ご無理言いますが」

▼ 言い方に経験や人となりが現れる
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目上の人や年上の人、仕事でも人生においても先輩に当たるかたからのメ
ールにハッとすることがあります。

言葉の使い方について、学ぶべき点が多いのです。言い方ひとつ。同じこ
とを伝えるのでも、感じよく相手に伝えられるか否かは、経験や人となり
が現れるもの。

メールや文書の書き言葉だけでなく、電話の応対や話し方にも同じことが
言え、改めて尊敬の念を抱くことが少なくありません。逆に自分も、せめ
て仕事の場では、若い人のお手本になるような言葉づかいをしなくては、
と気が引き締まります。

今週は、そんな先輩がたから学んだ感じの良い言葉づかいについて取り上
げていきたいと思います。

▼ 変更や追加にもニッコリ対処できるひと言
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
感じの良い言葉の一つが「ご無理言いますが」「ご無理申しあげますが」。

相手の都合で変更や追加が発生するような場面。よくあることではありま
すが、「ご無理言いますが、ご対応よろしくお願いします」のひと言で、
随分気持ちも柔らぐものです。

変更や追加はあって当然ですし、対処する気構えでいますが、客先や目上
のかたからのこのひと言は、「喜んで!」という気にさえなってしまうの
で不思議です。

こんなふうに馴れ合わず、まっとうで丁寧な対応をしてくださる客先は、
大事にしたいと思いますし、結果的に長くお付き合いが続いているように
思います。

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