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今週は、メールでの断り方を考察します。
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仕 事の メ ー ル 作 法                < 断るテクニック
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知り合いからの勧誘

▼ 理由を述べて断る
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
なまじ知っている相手からの勧誘は断りにくいものです。

ピシャリと強く断れば角が立ち、やんわりでは歯が立たない。だから、と
ても厄介。そんな経験、ありませんか?

「いらない」「お断り」と単刀直入に切り込むより、断る理由を説明する
と比較的スムーズです。例えば、知人が自分も使っているという化粧品の
購入を勧めてきた場合。

・「あいにく、最近、新しい化粧品を買ったばかりです。
今回は購入を遠慮させてください」

・「確かに良い商品ですが、私には少し高価すぎて続けて購入することが
できそうにありません。
せっかく声をかけていただいたのに、ごめんなさい」

・「残念ですが、すでに決まった購入先があり、他の商品は当分購入する
予定がありません」

といった具合。

「あいにく」「せっかくですが」「残念ですが」というフレーズを枕詞
(まくらことば)的に先に持ってきて、断る理由を述べるようにすると、
文章のトーンが柔らかくなります。

▼ はっきり断った方がいい場合
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
場合によっては、はっきりと断らなければならない場面もあります。

私も経験があるのですが、特に親しくもなかったかつての同級生から、い
きなり連絡があるケース。学生時代の同級生の連絡先を教えてほしいとか、
学生名簿を譲ってもらえないかという打診です。

最初は懐かしさから、昔話に花が咲きますが、途中から本題に。しつこく
電話やメールでせがまれたり、会って話そうと言われたり…。

そんな時はきっぱりと
「相手に迷惑がかかってもいけないので、今後は協力できません」
「残念ですが、学生名簿はありません(提供できません)」
と伝えたほうが、後を引きません。

仲の良かった友人が、懐かしさを装いながら名簿や連絡先を尋ねてくるの
が、実は一番がっかりします。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールの書き出し(5)
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プライベート編

▼ あいさつも早々に…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
仕事を離れて親しい相手に出すメールの書き出し。

形式ばることはありませんが、基本はビジネスメールと同じで「相手の名
前→簡単なあいさつ→自分の名を名乗る」という流れを意識して書くとよ
いでしょう。

親しい間柄なら、いきなり本題に入ることも。

この時のポイントは「伝えたいことを先に書く」です。一緒に出かけたり、
食事したことへのお礼、来訪や贈り物を受け取った感謝の言葉、行き違い
や迷惑をかけたことへのお詫びなど、そのメールで一番に伝えたい気持ち
を言葉にして表します。

前フリが長いより、本題を先に持ってくるほうがメールには適しているよ
うです。

▼ 相手の気持ちに切り込むには…
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
たまに、あたりさわりのない内容の最後に「追伸」で、お礼やお詫びを添
えているメールがあります。

照れや遠慮から、さも付け足しのように追伸で本音を書いているケース
がありますが、受け取る側からすると“ついで”に書いている感じがすることも。

同様に、理由ばかり先に並べ立てて、最後に「ごめんね」「勘弁して」と
詫びるメールもまどろっこしい。

「ありがとう」「うれしい」「ごめんなさい」という素直な言葉が書き出
しにある方が、私はうれしく感じるので、自分から送るメールでは伝えた
い気持ちから書き出すようにしています。

書き出しでずばっと本題に触れた後、最後に相手を気遣うひと言や次につ
ながるメッセージを。

「元気だしてくださいね」「また会いましょう」など、短くても今の相手
の状況や「会いたい」気持ちを添えるといいですね。大切な相手への私的
なメールほど、私はできるだけ短く、言葉を選んで心に残る内容になるよ
う工夫しています。

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楽しくなりそうです。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールの書き出し(4)
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社外編

▼ 役職の後の「様」
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社外宛のメールの書き出しは、まず宛名、次に「お世話になります」など
のあいさつの一文、続いて自分の名を名乗る、というのがパターンです。

メールの宛名につける敬称は「様」が基本。部長、課長などの役職名自体
が敬称に当たるので、役職名の後に「様」はつけません。

役職のあるかたに「様」だけでは収まりが悪い、と感じる場合は、
「株式会社○○ 業務部 部長 山本様」
と「役職名+氏名+様」というパターンを覚えておくと良いでしょう。

注意したいのが、相手の社名の表記。(株)(有)と略さず、株式会社、
有限会社と表記するのが適切です。自社については(株)(有)として
問題ありません。

名前はもちろん、社名、部署名、役職もくれぐれも間違えないように送信
前に今一度確認を!

▼ 素性と名前を明らかに!
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あいさつ文として一般的なのは「お世話になります」「いつもお世話になっ
ております」。疎遠だった相手には「ご無沙汰しており
ます」「お久しぶりです」ですね。

初めてメールを送る相手には「はじめまして」「突然のメールで失礼いた
します」などのひと言に続き、「□□□株式会社制作部の神垣と申します」
と自分の素性を明らかに。

この時、「△△様からご紹介いただき~」「○○様のホームページを拝見
し~」と、相手のアドレスを知った経緯を添えておくと、受け取る側の警
戒心も和らぎます。

顔の見えないメール。ビジネスメールでも相手の名前、自分の名前を明らかにしたう
えで気持ちよくやりとりしたいですね。

名前の分からない相手とは信用も信頼も築けません。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールの書き出し(3)
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社内編 同僚・部下へのメール
▼ 同僚には「お疲れさまです」
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同僚宛のメールの書き出しで一般的なのが「お疲れさまです」。

お互いの労をねぎらう挨拶言葉といえるでしょう。社内メールに限らず、
私は仕事で組んでいる相手にも使っています。

続いて、本題へ。この時、「夕べの飲み会、楽しかったですね」「先日いた だいたおみやげ、とてもおいしかったです」といった、ちょとしたひと言を 添えるのもよいでしょう。

なくても事足りますが、ひと言あると親近感も増します。手短に軽い話題
をさり気なく、がポイントです。

▼ 目下の相手にはねぎらいのひと言を
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
目下の相手へのメールの書き出しは「ご苦労さまです」が多く使われます
が、上下関係を意識しない場合は「お疲れさまです」でも問題ないでしょ
う。

メールの書き出しは相手への気遣いを表す部分でもあるので、「いつも遅
くまでご苦労さま」「急いで仕上げてもらい助かりました」というふうに、
日ごろの仕事ぶりへのねぎらいの言葉をかけたいものです。

気になるのは目下の相手へのぞんざいな言葉づかい。

親しみや信頼からくるものは別として、呼び捨てや命令口調、馴れ馴れし
いのはいただけません。

目下の者への接し方で、人となりも判断できます。できる上司ほど、言葉
づかいにも相手への敬意が感じられるもの。

「さん」付けで呼ぶ、丁寧な言葉づかいといったごく普通の対応ができる
か否かが、目下の者のお手本となるか、反面教師となるかの分かれ道です。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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 仕 事 の メ ー ル 作 法       < メールの書き出し(2)
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                社内編 目上の人へのメール

▼ 目上の人には「名前+役職名」
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誰宛のメールに限らず、冒頭に相手の名前を書くようにすると、万が一、
誤って他の人にメール送信した場合も間違いに気づきやすいです。

社内メールで目上の人に送るメールは「名前+役職名」が一般的。社内の
場合、様や殿の敬称は省いても差し支えありません(役職名が敬称に当た
るため)。

各部署の同じ役職の相手に一斉送信するような場合は、「各部課長殿」と
「殿」をつけるのが通例になっていますが、本来「殿」は不要。

ビジネス文書で発信者と区別するために付けていた「殿」が慣習化したも
のと思われます。ちなみに、「報道関係各位」の「各位」のあとには「殿」
は不要です。

▼ さっと本題へ
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
社内の上司や目上の人に送るメールでは、挨拶代わりのひと言として「お
疲れさまです」(これまで繰り返し書いていますが、目下の者から目上の
人へは「ご苦労さまです」は使いません)を添えると感じがいいものです。

長たらしい挨拶や前置きは抜きで、さっと本題に入るのが好ましいですね。
伝えるべきポイントを簡潔にまとめて「報・連・相」を。

例)
山本部長

お疲れさまです。総務の神垣です。
明日の打ち合わせの件ですが…

木田課長

営業部の神垣です。
○○○プロジェクトの進捗を報告いたします。

余談ですが…
書き出し同様、署名も社内外で使い分けているかたも多いことでしょう。
社内メール用の署名の基本項目としては、部署名、氏名、メールアドレス
といったところでしょうか。内線番号、携帯番号は必要に応じて付加するとよいでしょう。

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今週は、メールの書き出しについて考察します。
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仕 事 の メ ー ル 作 法    < メールの書き出し
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あなたはどうしてる?

▼ 相手に合わせ、その都度考える
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メールの書き出しを私は相手に合わせて使い分けています。

●初対面の相手には…

こんにちは。神垣です。
はじめまして。ライターの神垣と申します。

●なじみのある客先など

お世話になります。神垣です。

●メルマガ読者には…

こんにちは。【仕事のメール心得帖】発行人の神垣です。
お便り、ありがとうございます。【しごび】神垣です。

ざっとこんな感じでしょうか。

初対面の相手が県外の人の場合は、「広島のライター、神垣です」「広島
の神垣です」とすることもあります。

ビジネスメールで多用される「お世話になります」。私は初対面の相手に
使うのは抵抗があるので、「このたびはお世話になります」としたり、
「こんにちは」「はじめまして」を使います。

読者に対しても初めてメールをくれたかたとなじみの読者とで、書き出し
を変えています。

数行のことではありますが、相手によってその都度考え、通りいっぺんな
書き出しにならないように工夫しています。

▼ 「ありがとうございます」を優先
 ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄ ̄
メールの書き出しは、手紙文のように拝啓や前略、時候の挨拶は不要です
が、用件に入る前の枕言葉としてちょとした挨拶が入ると感じの良いもの
です。

挨拶以外になるべく冒頭に書くように心がけているのが、感謝やお詫びの
言葉。「ご連絡ありがとうございます」「ご返信ありがとうございます」
「返信が遅れて申し訳ありません」といった具合です。

「申し訳ありません」「すみません」よりも、「ありがとうございます」
ができるだけ先に来るように注意しています。

携帯メールの場合は、用件を凝縮して伝えるので、挨拶文を省いてしまう
ことが多いですね。

今週は、目上の人、同僚、部下や後輩など、相手による言葉遣いの違い、
社内・社外における書き出しの使い分けについて考えていきましょう。

7冊目の著書「仕事で差がつく言葉の選び方」刊行。ビジネスに使える大和言葉を紹介しています。

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