今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法         < 読者からの質問(4)
◆─────────────────────────────────◆
代理メールの参考事例

「代理メール」について特集した際、
読者のかたからいただいたメールです。

質問ではないのですが、代理メールで返信する際の参考になると思い
ご紹介します。

<読者からの意見>————————————————

私の場合は、英語の通訳として代行送信することが時々あります。

返答が24時間以内という程度でいい場合は、
日本人の送信者から日本語で原稿をもらい、
私が英文を記入して送り返し、
日本人の送信者から彼のアドレスで英文を送っています。

しかし、2、3時間内に返信を要するような急ぎの場合は、
「私は通訳の**です。**に頼まれてこのメールを送ります」と
名乗って、自らが英文を送っています。

送信者へ送り返して彼から送ってもらっていたら
日付が変わりそうな場合です。

英語の世界は、個人対個人の世界だから、
「**の秘書(あるいは通訳)です」と言って個人名を名乗らないのは
通用しないってことでしょうね。
(読者 K.Kさん)
——————————————————————

代理で送る側が何者であるかをきちんと名乗ることは
どのような場合にも必要ということですね。

K.Kさんのメールの関連して
私の仕事での事例をご紹介します。

制作物を依頼されている客先に対して
通常は私がやりとりをするのですが、
ごくたまに、私から制作物のデザインをお願いしているデザイナーから
客先に直接、資料などを送ってもらうケースがあります
(出張や外出で、私が直接、客先やり取りできないような場合)。

そういうときは、まず
私から客先に、デザイナーから資料が直接送られる旨を
事前にメールで知らせておきます。

そうしておけば
デザイナーからダイレクトに客先にメールが送信された場合も
客先は流れを理解できます。

そして、デザイナーから客先に資料を送信するとき
私にもCCするようにお願いしておきます。

いつ頃、どういう形で送信されたかがわかるので
万一、何かあったときに、そのメールをもとに
検証できるからです。

代理でメールを頼む側が
橋渡しのメールをしておくのも
仕事を円滑に進めるコワザかなと思います。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

メルマガ詳細

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

◆─────────────────────────────────◆
【しごび】 の お す す め
◆─────────────────────────────────◆

「和札」ってご存知ですか?

着物の図案を用いた和風の名刺です。

京都の職人の手で創り出された
華麗な着物柄が
名刺に展開されていて
とっても素敵。

人とは違う名刺を持ちたいかたに
おすすめです。

——————————————–
京都発!着物柄をいかした和柄デザイン名刺

【和札(wafuda)】 
——————————————–

私も注文してしまいました。

記事全文を読む

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
  仕 事 の メ ー ル 作 法             < 読者からの質問(3)
◆─────────────────────────────────◆
                      トラブル処理の代理メール

<読者からの質問>————————————————

代理でお詫びのメールを出す時の注意点等ご教示下さい

==============事例==============

社内連絡が不十分で結果的に相手方に迷惑をかけてしまった。
お詫びと事後処理をお願いしなくてはいけない
処理窓口になるように上司から指示される。

(原因)
※別の部署の担当者が先生に口頭依頼、先生からは口頭承諾があった。
その後の確認が出来ておらず、先生にお願いの文書を出さず当日の行事を
終えてしまった。(途中から事務局が変更)

(行ったこと)
1)まずは電話で相手の方にお詫び。少しご立腹。
2)週末で対応が遅れそうなので、自分の一存でお詫びメールを出す。

「お詫び」と「書類提出が必要な理由」をメールに記載。
(こちらの不手際でご迷惑をおかけして申し訳ない。
ご無理をお願いする。)
別ファイルとして書類の下書きを添付。

3)週明けに公的なメールてお詫びと事後処理(新規に書類を出して
いただく)をお願い。(作成後上司に確認してもらい送付)

→どちらのメールも書きずらくて困った。(ひな形もない)

書くべき内容、書かないことが良いこと、気をつけるべきこと等
ポイントをご教示いただければ幸いです。
(読者 ○ささん)
——————————————————————

1)で、すぐに電話でお詫びしたのは良かったと思います。
相手がご立腹なのはいたしかたありませんが、
電話なり、対面なりで、きちんとお詫びを伝えることが大切です。

2)の対応の際、書くべきポイントを整理すると…

・先ほどは電話で失礼した旨
・週末でこちらの、手続きなどの対応が遅れ、
重ねがさね申し訳ないというお詫び
・来週の手続きが迅速に対応できるよう準備・手配していること
・手を煩わせることになるが、必要書類提出のお願い
・問い合わせ、質問の際の連絡先

以上、5点といったところでしょうか。

「書類の下書き」をお送るのは、2)の時点よりも
週明けの3)の時点でよいのではないかと思いました。

2)の時点では、お詫びと今後の対応について
伝えることが目的なので

先んじて書類の下書きを送ってしまうと
煩わしい、急かされているという
印象を相手が持つ恐れがあります。

3)の時点で改めて、
書類提出のお願いと
見本を付けるので、それに従って書けば差し支えない旨を
伝える方がよいと思います。

一連のメール対応の際、○ささんは
「言い訳と泣き言、○○が悪い」などは排除した
と書いておられたので、安心しました。
メールでこれを書いてしまうと、相手の心証を悪くするだけです。

基本的な対応の仕方は問題ないと思います。
実務レベルのことを伝えるタイミングを
うまく推し量れば、申し分ない対応だと思います。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む

今週は、読者のかたからいただいた質問にお答えします。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法            < 読者からの質問(2)>
◆─────────────────────────────────◆
代理メールへの問い合わせ

<読者からの質問>————————————————

代理のメールをもらうことがありますが、
困るのは誰に問い合わせをすればいいのかです。

「疑問等ありましたら、ご連絡ください」
は、いったい誰に?
メールの送付者に?
それともメールを送るよう指示を出した本人へ?

代理メールが送られる理由が実務担当者だからなのか、
たんに時間がないからなのか。

そのメールの件について誰に、どういう方法で連絡をとればいいのか
補記してほしいなぁと思うことがあります。
(読者 M.Nさん)
——————————————————————

先週「代理メール」をテーマにしたい際に
代理メールを受け取る側からいただいた質問です。

私もちょうど、同様なケースがあり
少し悩みました。

あるNPOの代表にお願いしていた画像が
事務局のかたから代理で送信されました。

その後、NPOの参加者について確認したいことが発生。
送ってもらった画像とは関係ないことだったので
取材した代表に尋ねるべきか
事務局のかたに尋ねるべきか
迷いました。

考えた末
確認したいことは
事務局のかたも把握している内容だったので
メールで事務局に問い合わせ、回答を得ました。

代理のメールに問い合わせや確認をする場合
その確認事項について
誰が最も早く、的確に答えられるか
を考えてみます。

私の場合、内容によっては
ダイレクトにNPO代表に確認した方がいいこともあります。
代表のアドレスを知っていれば、直接、確認できますが、
知らない場合は、代理のかたを通じて確認してもらうことになります。

一般的に、代理で送られてきたメールへの質問・確認は
代理人宛てに送信することになると思います。

ですから、代理で送信する側の留意点としては
質問や問い合わせがある場合の連絡先を
明示しておくこと。

代理の自分が対応するのか
そうでない場合は連絡先・連絡方法を
メール送信時に相手に知らせておくと親切です。

代理が間に立つことで、本来スピーディーに処理できることに
時間や手間がかからないような配慮が必要です。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む
ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

<読者からの質問>—————————————–

中小企業の製造会社・総務部に勤務しています。
秘書課というものがないため、社長の代理でメールを送る機会
がたいへん多く、そのたびに苦労しています。

社長はメールを読むことはしますが、キーボードが苦手なため
入力することができません。因みに、社長は72歳 です。

私の場合、資料を添付して送るということもありますが、
一番困るのは、
『○○の社長にお礼のメールを送っておいて・・・』とか
『△△さんから教えてもらった資料、楽しく読ませてもらった。
よろしく伝えておいて・・・』 などの挨拶程度の内容です。

社長同士は親しい関係にあっても、先方は社会的にかなり
エライ方々ばかりです。

私が、社長が言うような、くだけた書き方はもちろんできません
が、たった一言のお礼のメールに、あまりに仰々しい、もって
まわった表現もわざとらしくて、もっと、いいメールが
書けないものかといつも思うのです。
(読者 Kさん)
———————————————————-

以前、「代理メール」をテーマにした際にいただいた質問です。

上記の状況で、Kさんが先方とやリとりする場合
三人称で社長の言動を伝えていくのが自然ではないでしょうか。

『○○の社長にお礼のメールを送っておいて・・・』には

⇒「○○(社長の名前)がお礼を申しておりました。
いつもお心遣いいただき、ありがとうございます」

『△△さんから教えてもらった資料、楽しく読ませてもらった。
よろしく伝えておいて・・・』には

⇒「△△様から教えていただいた資料を大変興味深く拝読したと
○○(社長の名前)が申しております。
気に留めてくださり、ありがとうございます」

または

⇒「△△様から教えていただいた資料を
とても楽しく読ませていただいたと
○○(社長の名前)が喜んでおりました。
興味深い資料をお知らせくださり、ありがとうございます」

ごく簡潔なあいさつ文としては
「いつもお世話になり、ありがとうございます。
○○に代わってお礼申し上げます」
という一文も使えるかもしれません。

「○○が申しております」の「申しております」を
「喜んでおります」「気に入っております」と
感情を伝える文章にすると、より気持ちが伝わります。

お礼を述べる際「ありがとうございます」の前に
「お気遣いいただき」「ご配慮くださり」などを添えると
印象的です。

「仕事のメールの基本を知りたい、でも、誰も教えてくれない。今さら聞けない」という人のためのメールマガジン。
毎週金曜日 配信!
【仕事のメール心得帖】有料版
 登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

記事全文を読む

今週は、使い方に注意したい言葉・表現についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法  < 気をつけたい言葉(5)
◆─────────────────────────────────◆
「こ」の使い方

最近、バラエティ番組でよく使われている言葉に「こ芝居」があります。
「余計なこ芝居しなくていいから」と突っ込みを入れるときに
使われています。

日常会話でも「こじゃれた店」「こぎれいにして」「こざかしい人」
のように「こ」を使う表現があります。

これらの「こ」は「小」を意味し、「少しばかり」という意味合いで、
対象をやや侮ったニュアンスが感じられます。
「こざいく(小細工)」「こてさき(小手先)」なども同様です。

上記の言葉は「細かい芝居」「雰囲気のある店」「きちんとして」
「要領のいい人」と言い換えることができます。

「小細工」は「細かい」、「小手先」は「機転が利く」と
言い換えられますが、
「つまらぬ小細工をして」「小手先でごまかす」のように、
前後の表現によってはマイナスな印象を与えることもあります

とりかたによっては悪い印象を与えることもあるので
「こ(小)」の使い方には気をつけたいところです。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】

◆─────────────────────────────────◆
お す す め メ ル マ ガ
◆─────────────────────────────────◆
私が好きで読んでいるメールマガジン、おすすめしたいメールマガジンを
ご紹介しています。

このメルマガこそ
書籍化されるといいのに…
といつも思いながら読んでいます。

リアルなロンドン暮らしが垣間見えます。
——————————————————————-

【 ロンドン偏食生活 】

イギリス大学院留学、就職転職と好きなことだけをして
ロンドン滞在13年の著者が、
火曜日は英語、木曜日は学生生活や職場でのエピソードを、
土曜日は外国生活や国際結婚をテーマに、
異国暮らしの毎日を楽しく過ごす極意をお届けします。
まぐまぐ大賞2007年部門2位受賞!

ご登録はこちらから

——————————————————————-
まだまだ知らない英国がそこにあります。

記事全文を読む

今週は、使い方に注意したい言葉・表現についてです。
◆─────────────────────────────────◆
仕 事 の メ ー ル 作 法  < 気をつけたい言葉(4)
◆─────────────────────────────────◆
「ばれる」

「言わずにおきたかったのですが、ばれてしまいました」

露見する、発覚することを意味する「ばれる」。
「もう、ばればれでしょ」のように、口語的に使われたりもしますが、
「ばれる」自体がもともと俗っぽい言葉。

隠しごとが人に知られるという意味合いもあり、
「ばれる」を使う場面はあまり穏やかなこととはいえません。

わけありなことを想像させる「ばれる」ですが、
「わかる」「知られる」と言い換えることができます。冒頭の例文も

「言わずにおきたかったのですが、わかってしまったようです」
「言わずにおきたかったのですが、知られてしまいました」

となります。「露見する」「発覚する」では少々大げさですが
「わかる」「知られる」は意味も多少和らぎます。
場合によっては「表ざたになる」という言い方もあります。

いずれにせよ、こういう表現を使わずに済むように
内密な事柄はほどほどに。

ビジネスメールを書くときに役立つ最新の記事が無料で読めます。

ビジネスメールを書くときのコツを7000人以上が愛読。
2005年から配信してい る無料メールマガジン
【仕事のメール心得帖】登録はこちらから

最新刊! 8冊目の神垣あゆみの
著書『迷わず書けるメール術』

その他の著書はこちら
このブログの記事を書いています。
【神垣あゆみ企画室】
記事全文を読む